Assistant(e) de direction

Sommaire du poste

Êtes-vous prêt(e) à occuper un rôle clé au sein de notre équipe ? En tant qu'assistant(e) de direction, vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif de haute qualité au doyen et à son équipe. Vous serez responsable de la gestion des tâches complexes, de la coordination des événements et de la maintenance de la confidentialité.

Ce que vous ferez : Gérer les tâches administratives, telles que la gestion des dossiers, la préparation des documents et la coordination des réunions. Assurer la communication efficace avec les membres de l'équipe, les étudiants et les visiteurs. Maintenir la confidentialité et la discrétion dans l'exécution de vos tâches. Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour atteindre les objectifs de l'institution. Fournir un soutien administratif de haute qualité au doyen et à son équipe. Gérer les événements, tels que les conférences, les séminaires et les réunions. Maintenir les systèmes de classement et les bases de données à jour. Fournir un service client de haute qualité aux étudiants, aux visiteurs et aux membres de l'équipe. Collaborer avec les autres départements pour atteindre les objectifs de l'institution. Fournir un soutien administratif de haute qualité aux projets et aux initiatives de l'institution.

Ce que vous apporterez au poste : Minimum d'un diplôme reconnu en administration ou équivalent. Cinq ans d'expérience dans le domaine de l'administration. Bilinguisme : maîtrise du français et de l'anglais. Excellentes compétences en communication, en organisation et en gestion de projet. Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe. Capacité à maintenir la confidentialité et la discrétion dans l'exécution de vos tâches. Capacité à fournir un service client de haute qualité. Capacité à collaborer avec les autres départements pour atteindre les objectifs de l'institution. Capacité à fournir un soutien administratif de haute qualité aux projets et aux initiatives de l'institution.

Compétences qui garantiront votre succès dans ce poste : Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais, dans un contexte professionnel. Capacité à identifier les situations délicates, à faire preuve de discernement et de discrétion, à préserver la confidentialité et à réagir de manière appropriée. Excellentes compétences interpersonnelles, capacité à entretenir des relations de travail efficaces et à fournir un excellent service à tous les clients. Capacité à promouvoir et à maintenir une image et une réputation positives de la faculté et des programmes. Expérience de l'organisation de réunions, de la préparation d'ordres du jour et de la rédaction de procès-verbaux. Expérience de la gestion et de l'organisation d'un calendrier exécutif complexe. Maîtrise avérée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook ou GroupWise) et de bases de données complexes telles que Banner. Capacité à utiliser des outils de partage de documents en ligne tels que Google Docs ou Zoom. Expérience de la gestion de systèmes de classement complexes (papier et numérique). Capacité à organiser des tâches multiples et à respecter les délais avec précision et souci du détail. Capacité à définir et à analyser les problèmes et à interpréter les informations afin d'identifier des solutions potentielles et de formuler des recommandations.

Are you ready to be at the epicenter of leadership, directly supporting the Dean, Associate Dean, and Director of Operations and Strategy? As our Executive Assistant, you'll be the backbone of our team, tackling complex tasks with finesse and confidentiality.

If you are ready for a new challenge, this position is for you You will be responsible to provide administrative support services in support of the Dean's mandate and day-to-day responsibilities. The Executive Assistant will complete tasks that are complex and highly confidential.

What You'll Do: Mastermind general office and reception management, from prioritizing correspondence to providing timely reminders and information on procedures and policies. Craft and refine important communications products, ensuring clarity and professionalism in every message. Expertly handle telephone and email inquiries, maintaining a confidential filing system for administrative and personal files. Oversee event logistics, from hosting speakers to coordinating faculty forums, making travel arrangements, and reservations. Administer purchase requisitions, expenses, and accounts receivable, while assisting in budget planning and reporting. Monitor projects, activities, and programs, proactively addressing challenges and planning solutions as needed. Act as the primary contact and resource for the Dean, drafting confidential correspondence and managing agendas, minutes, and memos with discretion. Handle highly sensitive tasks and information, maintaining utmost confidentiality in all matters. Lead or participate in projects, including handling annual academic staff evaluations, accreditation processes, student evaluations. application process, departmental/unit evaluations, strategic planning initiatives, annual reporting, and much more. Position Requirements Ce que vous apporterez au poste : Minimum d'un diplôme reconnu en commerce ou équivalent ; Cinq ans d'expérience dans le domaine. La réussite de cours universitaires de premier cycle est un atout. Une combinaison acceptable d'études et d'expérience peut être envisagée. Bilinguisme : maîtrise du français et de l'anglais. Compétences qui garantiront votre succès dans ce poste : Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais, dans un contexte professionnel. Capacité à identifier les situations délicates, à faire preuve de discernement et de discrétion, à préserver la confidentialité et à réagir de manière appropriée. Excellentes compétences interpersonnelles, capacité à entretenir des relations de travail efficaces et à fournir un excellent service à tous les clients. Capacité à promouvoir et à maintenir une image et une réputation positives de la faculté et des programmes. Expérience de l'organisation de réunions, de la préparation d'ordres du jour et de la rédaction de procès-verbaux. Expérience de la gestion et de l'organisation d'un calendrier exécutif complexe. Maîtrise avérée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook ou GroupWise) et de bases de données complexes telles que Banner. Capacité à utiliser des outils de partage de documents en ligne tels que Google Docs ou Zoom. Expérience de la gestion de systèmes de classement complexes (papier et numérique). Capacité à organiser des tâches multiples et à respecter les délais avec précision et souci du détail. Capacité à définir et à analyser les problèmes et à interpréter les informations afin d'identifier des solutions potentielles et de formuler des recommandations. ****

What You'll Bring to the Position: Minimum of a recognized business degree or equivalent; Five years of related experience. Successful completion of undergraduate university courses is an asset. An acceptable combination of education and experience may be considered. Bilingualism: fluent in French and English. Skills That Will Ensure Your Success in this Role: Ability to communicate effectively both orally and in writing, in French and English, in a professional context. Ability to identify sensitive situations, exercise good judgment and discretion, maintain confidentiality and react appropriately. Excellent interpersonal skills, ability to maintain effective working relationships and provide excellent service to all customers. Ability to promote and maintain a positive image and reputation for faculty and programs. Experience in organizing meetings, preparing agendas and taking minutes. Experience in managing and organizing a complex executive calendar. Proven proficiency in the use of Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook or GroupWise) and complex databases such as Banner. Ability to use online document sharing tools such as Google Docs or Zoom. Experience in maintaining complex filing systems (paper and digital). Ability to organize multiple tasks and meet deadlines with accuracy and attention to detail. Ability to define and analyze problems and interpret information to identify potential solutions and make recommendations.

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