Conseiller en Centre de Conférences

4 days ago


Montreal, Quebec, Canada Osler Full time
Détails du poste

L'Osler est l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires du Canada. Nous sommes à la recherche d'une personne efficace et motivée pour occuper le rôle de conseiller en centre de conférences dans notre équipe dynamique.

Responsabilités
  • Préparation et mise en place des salles de conférence pour les services de la journée.
  • Vérification et nettoyage des salles de conférence.
  • Réception des commandes traiteur et nettoyage de la cuisine traiteur au cours des services de la journée.
  • Aide à assurer que le point de café au 21e étage est toujours propre et bien ravitaillé (frigos inclus).
  • En absence de l'hôte, aide à assurer que le point de café au 20e étage et le Bistro sont toujours propres et bien ravitaillés.
  • Service cocktail à la demande (réservations de salle pour événement).
  • Aide à nettoyer les frigos et micro-ondes de la cuisine traiteur.
  • Vérification des fournitures dans les salles de conférences.
  • Réservation, gestion, vérification et préparation des bureaux visiteurs.
  • S'assurer que la salle de bain au centre de conférences est toujours propre et bien ravitaillée.
  • Réception des appels et assurance que les demandes de services aux salles sont bien exécutées avant l'arrivée des invités.
  • Accueil des invités et direction vers les salles appropriées.
  • Annonce des invités aux avocats et assurance que tout est prêt pour leur rencontre.
  • Réservation de salles de conférences dans EMS.
  • Faite le suivi requis pour bien effectuer les demandes de réservation dans EMS.
  • Réservation de besoins audiovisuels dans EMS (avertir le technicien des détails de la demande).
  • Avertir la cuisine traiteur de toute demande du jour même ou de dernière minute.
  • Avertir la cuisine traiteur quand une rencontre est terminée pour ensuite procéder au nettoyage.
  • Avertir le soutien technique quand une rencontre avec des besoins d'audiovisuel est terminée.
  • Distribution et rapport d'usage mensuel des coupons de taxi.
  • Réception et rapport de réception des procédures juridiques (livraison par huissiers).
  • Activation des appels d'urgence (médical ou urgence).
  • Codification et vérification des factures dans EMS.
  • Inventaire des commandes de certains fournisseurs.
  • Aide avec les commandes de fournitures.
  • Entrée des dépenses du service en dehors des heures du bureau.
  • Assistance pour des suivis d'activités ou d'événements.
  • Assistance pour des suivis auprès des clients ou pendant des séminaires.
  • Fermeture de la réception.
Horaire de travail

9 h – 17 h (heure de dîner : 13 h – 14 h)



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