Administrateur de Documents

4 days ago


Mississauga, Ontario, Canada Investment Planning Counsel Full time

Survol du poste


Rejoindre l'équipe d'Investment Planning Counsel en tant que Gestionnaire des Archives est une excellente opportunité pour les professionnels souhaitant exploiter leurs compétences dans le domaine de la gestion des documents et du flux de travail.


Au sein de notre équipe numérisation des documents, vous serez chargé(e) de gérer les flux de document en temps opportun et avec précision. Vous travaillerez en étroite collaboration avec nos clients internes et externes pour garantir l'intégrité des images et la qualité des données.



Responsabilités clés

  • Numériser les documents des conseillers et des succursales dans les catégories de documents qui leur sont attribuées;
  • Surveiller la qualité des images et l'exactitude des données relatives au compte lors de l'indexation;
  • Effectuer l'entretien normal de l'équipement;
  • Effectuer des vérifications périodiques de la qualité des trousses qui sont numérisées au siège social;
  • Effectuer une nouvelle numérisation des images de mauvaise qualité à mesure qu'elles sont repérées;
  • Surveiller les courriels entrants (UVC) et gérer les boîtes de courriel d'imagerie;
  • Maintenir une connaissance pratique de toutes les procédures d'imagerie et de gestion du flux des travaux;
  • Respecter les ententes de niveau de service en matière d'imagerie;
  • Collaborer avec l'équipe pour la gestion des volumes de la file d'attente;
  • Travailler avec les équipes internes des SI et les fournisseurs pour le dépannage et la résolution des problèmes;
  • Effectuer les dépôts de chèques au siège social;
  • Effectuer l'examen et le traitement des rapports sur le courrier retourné;
  • Produire des statistiques mensuelles et d'autres rapports demandés;
  • Coordonner les activités des propriétaires de projet qui participent à l'analyse des formulaires;
  • Offrir du soutien relativement aux initiatives au besoin;
  • Coordiner les activités d'entreposage entre tous les centres de coûts du siège social;
  • Traiter efficacement la livraison/réception des boîtes d'entreposage de documents confidentiels destinées à diverses équipes ou provenant de celles-ci;
  • Passer en revue et mettre à jour les guides des procédures;
  • Effectuer d'autres tâches au besoin, notamment celles assignées par le leader.


Compétences requises

  • Aptitude marquée pour la communication verbale et écrite;
  • Capacité de tirer parti de la technologie pour améliorer l'expérience client;
  • Compétences en gestion du temps;
  • Capacité de gérer efficacement de multiples responsabilités tout en respectant les lignes directrices en matière de service;
  • Intérêt véritable pour la collaboration et le travail en équipe.


Rémunération et avantages

L'offre de salaire pour ce poste est fixée à 50 000 $ par an, plus les avantages sociaux offerts par Investment Planning Counsel, comprenant un régime de retraite, un programme de rabais d'entreprise, des événements sociaux et un horaire d'été.



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