Agent de suivi administratif et financier

Statut : Poste temporaire à temps plein (35 heures/semaine) jusqu'au 31 mars 2027

Lieu de travail : Montréal, Québec

Date de début : Dès que possible

N° du concours : SPI-10-24

Fin du concours : Vendredi 18 octobre 2024 à 16 h HE

Pour postuler : Faire parvenir un CV, accompagné d'une lettre de présentation à : rh.hr@devp.org

Développement et Paix – Caritas Canada est l'organisation officielle de solidarité internationale de l'Église catholique canadienne et l'une des principales organisations canadiennes de développement international. L'organisation appuie des partenaires locaux dans plusieurs pays du Sud. Grâce à un réseau de membres présents partout au Canada, Développement et Paix – Caritas Canada sensibilise la population canadienne aux causes de la pauvreté et de l'injustice dans le monde et la mobilise dans des actions de changement social.

Sous la responsabilité de la personne directrice du Service et sous la coordination de la personne chargée du suivi administratif et budgétaire, l'agent de suivi administratif et financier est responsable d'assurer le suivi administratif et le suivi financier des projets du Service des programmes internationaux et de fournir l'appui nécessaire à la bonne réalisation des activités du Service.

Pour cela, en collaboration avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire :

• Il met en œuvre et participe à la mise à jour des procédures administratives et financières du SPI.
• Il assure la gestion administrative et financière des projets selon les procédures établies et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds, en collaboration avec les personnes chargées de programme, l'unité d'appui (UDA) des services des programmes internationaux, ainsi que les organisations partenaires locales.
• Il veille aux respects de la conformité telle que définie par les procédures de DPCC ou celles négociées avec les bailleurs de fonds institutionnels.
• Il participe à l'organisation et l'archivage de l'information administrative et financière au sein du service.
• Il joue un rôle important dans le renforcement de capacités en gestion financière des partenaires locaux et de la conformité.
• Au besoin, il fait le pont avec l'équipe des services administratifs et financiers de Développement et Paix et toute autre tâche annexe aux besoins du service.

Suivi des procédures administratives et financières, en coordination avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire

• Mettre en œuvre les normes et procédures relatives à la gestion administrative et budgétaire du service.
• Participer à la mise à jour du guide des procédures du service.
• Participer à la formation du personnel concernant les procédures administratives et le système de gestion de projet (SGP).

Ouverture et suivi administratif de la programmation

• Gérer les dossiers selon le cycle de vie d'un projet, soit de l'ouverture à l'archivage, et s'assurer que le tout respecte nos exigences administratives.
• Assurer la coordination et la préparation des documents de projets sous sa responsabilité (protocole, modalité de paiement, formulaires de prévisions budgétaires, de demandes de fonds et de rapports financiers) en coordination avec la personne chargée d'administration et de suivi budgétaire et la personne chargée de programme, selon les procédures existantes.
• Assurer la préparation des paiements et des avis de paiements au partenaire local et faire le suivi des formulaires d'accusé de réception des fonds.

Suivi financier des projets

• Effectuer le suivi et l'analyse des budgets, des dépenses, des rapports financiers.
• Assurer le contrôle des fonds (entrées et sorties) en monnaie locale du partenaire ainsi qu'en dollars canadiens pour maintenir un contrôle des balances (reliquats) et des taux de change selon les exigences du bailleur.
• S'assurer de la réception d'information provenant du logiciel comptable utilisé par le partenaire local (ex. grand livre, balance, fichier Excel, etc.).
• Pour les projets bailleurs, préparer et consolider les rapports financiers des partenaires, des dépenses terrain et des frais de DPCC sur un seul document Excel en suivant des gabarits de rapportage financier du bailleur.

Respect de la conformité

• S'assurer que les procédures comptables pour une gestion efficace sont existantes, accessibles et comprises en mettant en place, en début de projet, des procédures budgétaires, des outils de gestion et des contrôles financiers en accord avec le protocole d'entente signé entre l'Organisation et le partenaire local et conformément à l'Accord de Contribution avec le bailleur de fonds, le cas échéant.
• Coordonner la centralisation des documents de reddition des comptes et l'enregistrement des pièces justificatives via un système d'archivage simple.
• Assurer la révision des pièces justificatives en s'assurant de l'admissibilité des dépenses et de leur codification appropriée, selon les procédures établies de DPCC.
• Réviser et adapter, en collaboration étroite avec le partenaire local, le manuel de gestion du partenaire local pour tenir compte, le cas échéant, des spécificités du bailleur de fonds et du projet.
• Assurer la conformité des processus d'appel d'offres et d'achats les plus importants avec les procédures et les politiques décrites.
• Vérifier la conformité des contrats locaux de sous-traitance et coordonner les aspects administratifs relatifs à la mobilisation de ressources humaines ponctuelles au Canada.
• Soutenir l'Organisation et le partenaire local en cas d'audit financier en cours de projet et pour l'audit externe à la fin du projet.
• Assurer, au besoin, la communication avec le bailleur de fonds concernant les aspects financiers du projet.

Appui logistique et opérationnel au SPI

• S'assurer du bon fonctionnement des équipements, faciliter le travail de tous les membres du Service (logistique des réunions, missions-délégations, etc.) et assume toute autre responsabilité connexe.
• Participer à la production de rapports chiffrés concernant le SPI.
• Participer à la gestion de l'approvisionnement en matériel du SPI.

Organisation de l'information et archivage

• Suivre les modalités de classement de l'information du SPI.
• Assurer la fermeture administrative et financière des projets.
• Participer à l'archivage des documents du SPI.

Renforcement des capacités financières locales

• Offrir un accompagnement continu et un appui-conseil au partenaire local, incluant des ateliers renforcement de capacités de gestion financière et conformité.
• Organiser la formation du partenaire local sur les coûts admissibles du projet, la classification des dépenses, le suivi budgétaire, le rapportage financier, la bonne utilisation des canevas et les procédures de contrôle interne via la familiarisation de l'équipe locale avec le manuel de gestion.
• S'assurer que le manuel de gestion du partenaire local soit synthétisé sous forme de guide pratique afin d'assurer conformité, contrôle et cohérence.

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en comptabilité, finances, en administration ou l'équivalent
• Baccalauréat en finances, en comptabilité ou en administration des affaires (un atout)

Langues

• Maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'espagnol écrit
• Portugais fonctionnel (atout)

Logiciels utilisés

• Maîtrise de Microsoft Office 365, en particulier Excel (niveau intermédiaire-avancé ex : Tableaux croisés, somme conditionnelle, Recherchev (Vlookup)
• Connaissance d'un logiciel de base de données – Système de gestion de projets

Expérience

• Trois ans d'expérience pertinente en suivi administratif et financier
• Expérience de suivi administratif et financier et rapportage en coopération internationale avec des bailleurs des fonds gouvernementaux (un atout)

Connaissances particulières

• Sensibilité aux réalités politiques, socio-économiques et aux enjeux du développement international
• Bonne connaissance des procédures et exigences financières et de conformité des principaux bailleurs de fonds (un atout)
• Maîtrise de la gestion de budget et du suivi administratif et financier
• Connaissance en comptabilité
• Bonne compréhension du cycle de gestion de projet
• Savoir créer des outils de travail, y compris des canevas, et faciliter leur appropriation par les équipes locales
• Connaissance de l'Église et de ses engagements en matière de justice sociale

Aptitudes et comportements recherchés

• Communications
  • Communication interne : Bonne capacité d'écoute et de communication interpersonnelle
  • Communication externe : Bonne communication
  • Bon facilitateur et vulgarisateur en termes de formation et renforcement de capacités locale
• Qualités recherchées
  • Excellent sens de l'organisation, de la planification et des responsabilités
  • Méthodique, systématique, autonome et capacité de prise d'initiatives
  • Aptitudes pour le travail d'équipe
  • Excellente gestion des priorités et capacité de travailler sous pression
  • Disponibilité et flexibilité
  • Minutie et souci de la qualité du travail dans les délais prescrits
  • Débrouillardise
• Disponibilité
  • Disponibilité à voyager à l'étranger occasionnellement