Secrétaire administratif au Bureau de l'international

2 days ago

Montreal, Quebec, Canada Collège de Maisonneuve Full time
Secrétaire administratif au Bureau de l'international

Description sommaire :
Service : Bureau de l'international
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Karine Blondin
Titulaire : Mélanie Bouthiette-Chartrand
Fonctions :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Principales tâches et activités :

  1. Assurer le service de première ligne auprès de la clientèle et s'assurer de les orienter adéquatement :
    1. Accueillir les visiteurs et assurer les tâches associées à la réception, incluant la perception et la distribution de la correspondance;
    2. Recevoir et diriger les appels téléphoniques et les courriels vers la ressource appropriée;
    3. Répondre aux besoins d'information générale des usagers pour le service.
  2. Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :
    1. Tenir à jour l'agenda de la directrice adjointe;
    2. Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service, notamment :
      1. Effectuer la réservation et la préparation des locaux, préparer la documentation requise, procéder aux envois et rappels;
      2. Au besoin, dresser le compte rendu des réunions et en assurer les suivis nécessaires;
      3. Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect;
      4. Faire la gestion des courriels de la direction.
  3. Assister la directrice adjointe dans la conception et la rédaction de documents, de notes de service ainsi que la correspondance courante et communiquer les informations relevant de sa compétence;
  4. Concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.) requis par le service (interculturel, international, recrutement, recherche, autres);
  5. Participer au développement du système de classement et d'archivage du service et en assurer le suivi, établir les procéduriers et les bases de données et assurer la gestion documentaire du service;
  6. Tenir à jour et assurer le traitement des comptes de dépenses des membres de l'équipe, des feuilles de temps et de divers formulaires;
  7. Effectuer les opérations nécessaires pour l'approvisionnement des ressources matérielles et informatiques, incluant fax et photocopieur;
  8. Effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes.

Description détaillée :

  1. Fournir un support logistique pour la mise en valeur des activités de l'équipe, la vitrine, le site web, les expositions et les semaines thématiques :
    1. Préparer la vitrine thématique en collaboration avec les membres de l'équipe;
    2. Mettre à jour les différentes pages du site web;
    3. Soutenir les professionnelles dans l'organisation des expositions en lien avec les semaines thématiques ou les différentes activités;
    4. Préparer de courts résumés d'activités pour l'Hebdo Maisonneuve;
    5. Préparer les affiches promotionnelles pour les activités selon les gabarits fournis par les Communications.
  2. Fournir un support administratif pour certaines tâches :
    1. Assurer les suivis administratifs :
      1. Faire les réservations de locaux et effectuer les modifications nécessaires pour les activités organisées;
      2. Fournir aux chercheurs un bilan de leurs dépenses à chaque trimestre;
      3. Apporter un soutien administratif lors de leur bilan financier annuel.
  3. Fournir un soutien administratif pour les activités de recherche au Collège :
    1. Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du volet de la recherche tels que concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.);
    2. Effectuer le suivi administratif pour la gestion interne des fonds de recherche des chercheurs du Collège;
    3. Faire le suivi des demandes de remboursement des chercheurs et des paiements avec le service des finances;
    4. Fournir aux chercheurs un bilan de leurs dépenses à chaque trimestre;
    5. Apporter un soutien administratif lors de leur bilan financier annuel.
  4. Soutenir le volet logistique du Comité d'éthique sur la recherche;
  5. Soutenir au besoin le professionnel responsable du dossier de la recherche, notamment la correspondance;
  6. Tenir à jour le suivi des indicateurs du Plan stratégique liés au dossier de la recherche;
  7. Soutenir la préparation des activités de diffusion de la recherche au Collège (répertoires, mise à jour de contenus sur le site web, diffusion dans l'Intranet, etc.).

Tâches diverses :
Formuler des recommandations relatives à l'amélioration de méthodes et procédures de travail.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises :

  1. Scolarité : Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
  2. Expérience : Posséder quatre (4) années d'expérience pertinente.
  3. Exigences : Maîtriser la langue française à l'oral et à l'écrit. La personne doit réussir le test écrit; Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel;
  4. Atouts : Compétences artistiques; Connaissance des logiciels Moodle, MIA et Clara; Connaissance des médias sociaux; Connaissance de l'anglais; Compétences interculturelles et aptitudes à travailler avec une clientèle diversifiée; Connaissance de la gestion des fonds de recherche des chercheurs du Collège; Connaissance de la plateforme Survey Monkey.

Spécifications :
Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection. Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d'être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l'entrevue.

  • Administrateur de bureau international

    2 days ago

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    Poste de Secrétaire administrative au Bureau de l'internationalStatut : Personne salariée remplaçante à temps completSupérieure immédiate : Karine BlondinTitulaire : Mélanie Bouthiette-ChartrandPériode : Dès que possible, pour une durée indéterminéeSalaire : De 24,56$ à 28,33$ l'heureHoraires : Horaires à déterminerResponsabilités :...

  • Administrateur de bureau international

    1 day ago

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  • Secrétaire de direction

    2 weeks ago

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    À propos de l'emploiLe Ministère des Transports et de la Mobilité durable du Québec (MTMD) est à la recherche d'un secrétaire de direction pour rejoindre son équipe dynamique.Compétences requisesFaire preuve d'autonomie et de jugement dans l'exécution de son travailSavoir bien planifier ses tâches et organiser son travail afin de...

  • Secrétaire de direction

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  • Secrétaire d'école

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

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  • Secrétaire d'école

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  • Agent(e) administratif(ve)

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Innovaderm Full time

    À propos du posteL'Agent(e) Administratif(ve) est un membre clé de l'équipe de recherche clinique chez Innovaderm. Ce rôle est responsable de fournir un soutien administratif efficace à l'équipe, en veillant à ce que les tâches administratives soient accomplies avec précision et efficacité.ResponsabilitésVeiller à ce que les documents...

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  • Secrétaire médical bilingue

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

    À propos de l'emploiClinique Ophtalmologique de Westmount recherche un secrétaire médical polyvalent parfaitement bilingue (français et anglais) et compétent en logiciels de bureautique (Suite Office). La personne recherchée devra répondre aux diverses demandes des médecins, des techniciens, des infirmières et des patients. Capable de travailler...

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    13 hours ago

    Montreal, Quebec, Canada exo – Réseau de transport métropolitain Full time

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  • Administrateur(e) de bureau

    17 hours ago

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  • Secrétaire de direction

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Montréal Full time

    Détails de l'emploiTitre d'emploi : Secrétaire de directionOrganisation : Service des incendies de la Ville de Montréal / Direction des opérations / Centre de services - OpérationsDestinataires : Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externesType d'emploi à pourvoir : Emploi temporairePériode d'inscription : Non spécifiéSalaire :...

  • Secrétaire de direction

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  • Agent(e) administratif(ve)

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Innovaderm Full time

    Poste de Spécialiste en administrationDescription du posteL'Agent(e) administratif(ve) est principalement responsable de fournir un soutien administratif à l'équipe de recherche clinique.Ce rôle est parfait pour vous si :Vous avez un intérêt pour la recherche clinique et l'administration.Vous êtes orienté(e) vers les détails.Vous...

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    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Innovaderm Full time

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  • Administrateur de bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Proxima Centauri - Marketing et Ressources Humaines Full time

    Coordonnateur administratif - Office manager - Montréal - HybrideImaginez une entreprise à la pointe de l'innovation, où la recherche et l'éducation se rencontrent pour repousser les frontières du possible. Ancrée dans une vision mondiale, cette organisation se consacre à l'enseignement supérieur et à la recherche, en mettant un accent...

  • Receveur d'échantillons

    5 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Bureau Veritas Group Full time

    Poste de Commis à la réception des échantillonsBureau Veritas est à la recherche d'un candidat motivé pour occuper le poste de Commis à la réception des échantillons dans notre laboratoire situé à Saint-Laurent, QC.ResponsabilitésRecevoir les clients d'une manière amicale et professionnelle à l'aire de réception;Inspecter...

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    5 days ago

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