Adjoint(E) Administratif(Ve)

2 weeks ago


Sherbrooke, Canada Coopérative d'habitation la Rive Gauche Full time

DESCRIPTION DE POSTE
Adjointe administrative
Supérieur immédiat : Directrice générale adjointe

SOMMAIRE

L’adjoint.e administratif.ve, sous l’autorité de la direction générale à la mission de veiller à ce que toutes les demandes adressées à la coopérative soient traitées et transmises aux personnes concernées, le tout en assurant la satisfaction des membres, et de tout autre partenaire d’affaires.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

L’adjointe administrative à la réception exerce les fonctions suivantes:
Réception et service à la clientèle:
▪ Procéder quotidiennement à l’ouverture du bureau de la coopérative ;
▪ Accueillir toute personne se présentant à la réception de la coopérative ;
▪ Recevoir et filtrer les requêtes puis les acheminer aux personnes concernées ;
▪ Répondre aux demandes de renseignements généraux ;
▪ Effectuer les encaissements des loyers en présentiel ;
▪ Recevoir et traiter les courriels, le courrier postal et les colis, en assurer l’ouverture, la distribution, le cas échéant ;
▪ Effectuer des tâches administratives variées, tels le classement, l’archivage, etc. ;
▪ Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son superviseur immédiat.

Administration:
▪ Produire les bons de commande ;
▪ Suivi des appels d’offres et des travaux en cours ;
▪ Tenir l’agenda de l’entretien annuel des immeubles ;
▪ Tenir à jour la liste d’entretien des équipements et la liste de travaux à exécuter ;
▪ Production de rapports entretien divers.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

▪ Détenir un diplôme d’études secondaires professionnelles en secrétariat ou en bureautique ;
▪ Expérience en entreprise de construction, entrepreneur général ou ingénieur en bâtiment sera considéré comme un atout

▪ Avoir un excellent sens de l’organisation et d’autonomie ;
▪ Démontrer une bonne capacité d’analyse et de compréhension ;
▪ Faire preuve de courtoisie, d’empathie et de contrôle de soi ;
▪ Avoir une facilité à communiquer des informations précises à l’oral et à l’écrit ;
▪ Être reconnu(e) pour son entregent et son esprit d’entraide ;
▪ Démontrer un bon usage de la langue française, à l’oral et à l’écrit ;
▪ Maîtriser la gestion d’un système téléphonique ;
Signature de l’employé(e) ___________________________________________ Date ____________

Description de poste rédigée par Description de poste révisée par
Éloïse René, c.o.org Myriam Mariscal, directrice générale
Consultante en ressources humaines Coop d’habitation la Rive-Gauche

DESCRIPTION DE POSTE
Adjointe administrative
Supérieur immédiat : Directrice générale adjointe

▪ Maîtriser l’utilisation des outils de la suite MS Office, plus particulièrement Outlook,
Word et Excel en plus de démontrer de l’ouverture à manœuvrer dans tout autre système informatique.

CONDITIONS DE TRAVAIL

▪ Poste permanent, à temps plein, à raison de 37,5 h de travail par semaine ;
▪ L’horaire de travail : 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00
▪ Salaire (commence à 20$/h) et avantages selon les normes en vigueur.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : à partir de 20,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

- Service à la clientèle: 2 ans (Obligatoire)
- administration: 3 ans (Obligatoire)

Langue:

- Français (Obligatoire)

Disponibilité:

- Quart de jour (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2023-07-03



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