Office Assistant

1 month ago

Lachine, Canada VOXX DEI Canada Ltd. Full time

**FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS**:

- Effectuer des tâches administratives et de bureau générales au besoin, y compris, mais sans s’y limiter, répondre au téléphone, classer, préparer la correspondance et les notes de service, télécopier, copier et transmettre des documents par la poste.
- Ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant ; préparer tout le courrier et les colis sortants.
- Préparer des rapports et de la correspondance au besoin.
- Assurer la maintenance du système de classement central.
- Effectuer les tâches de saisie des données qui lui sont confiées.
- Agir à titre d’intermédiaire avec le département des RH des Services communs afin d’assurer l’alignement continu des objectifs RH avec ceux de l’entreprise.
- Agir à titre d’intermédiaire entre les employés et l’équipe des RH de l’entreprise pourrépondre aux questions relatives à la paie, aux avantages sociaux, au temps et aux présences.
- Commander et entretenir les fournitures de bureau et les stocks.
- Effectuer d’autres tâches connexes assignées par la direction.
- Réaliser des projets ad hoc assignés par la direction.

**COMPÉTENCES**:

- Minimum de deux ans d’expérience de bureau.
- Connaissance des lois et règlements en matière de travail au Québec, un atout.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Engagement envers l’excellence et des normes élevées.
- Souci du détail aiguisé.
- Haut niveau de professionnalisme dans le traitement de questions confidentielles et délicates.
- Capacité de travailler efficacement avec une diversité de personnes à tous les niveaux organisationnels.
- Capacité de comprendre et de suivre des instructions écrites et verbales.
- Polyvalence, flexibilité et volonté de travailler avec enthousiasme selon des priorités qui évoluent.
- Solides compétences organisationnelles, de résolution de problèmes et d’analyse; capable de gérer les priorités et les flux de travail.
- Capacité à travailler de façon autonome et en tant que membre d'équipes et de comités variés.

**VOXX DEI Canada Ltd., promeut l’égalité des chances en matière d’emploi.**

Le poste est celui d'un assistant de bureau chargé d'effectuer des tâches administratives et de bureau. L'une des principales fonctions consiste à collaborer avec l'équipe des ressources humaines aux États-Unis afin de veiller à ce que tous les objectifs en matière de ressources humaines soient alignés. Les services des ressources humaines et des actions d'entreprise ainsi que l'équipe de direction sont tous situés aux États-Unis.

Comme indiqué dans la description de poste, ce poste implique de communiquer, à la fois verbalement et par écrit, avec les autres équipes de VOXX situées au Québec, au Canada et aux États-Unis, ainsi qu'avec nos clients et partenaires internationaux. Sur la base d'une évaluation, nous avons déterminé que les fonctions du poste d'assistant de bureau requièrent une connaissance de l'anglais en plus du français (oral et écrit). Nous avons également déterminé que les compétences linguistiques en anglais déjà exigées des autres employés ne permettent pas l'exécution des tâches liées à la connaissance de l'anglais pour le poste d'assistant de bureau.

Toutefois, au Québec, VOXX DEI Canada, Ltd., limite autant que possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d'une autre langue que le français. VOXX DEI Canada, Ltd., n'exige la maîtrise de l'anglais que lorsqu'elle est nécessaire à l'exercice des fonctions d'un employé.

**JOB DESCRIPTION**

**DUTIES AND RESPONSIBILITIES**:

- Perform general clerical/administrative duties as needed including but not limited to answering phones, filing, preparing correspondence and memoranda, faxing, copying, and mailing.
- Open, sort, and distribute incoming mail; prepare all outgoing mail and packages.
- Prepare reports and correspondence as needed.
- Ensure the maintaining of the central filing system.
- Perform data entry duties as assigned.
- Partner with the Corporate Shared Services HR team to ensure continual alignment of HR objectives with that of the business.
- Liaison between employees and the Corporate HR team to address questions relating to payroll, benefits, Time & Attendance.
- Order and maintain office supplies and inventory.
- Perform other related duties as assigned by management.
- Perform ad hoc projects as assigned by management.

**QUALIFICATIONS**:

- Minimum of two years’ office experience.
- Knowledge of employment laws and regulations in Quebec is preferred.
- Excellent verbal and written communication skills in French and English.
- Proficient in Microsoft Office Suite including Word, Excel, PowerPoint and Outlook.
- Commitment to excellence and high standards.
- Acute attention to detail.
- High leve

  • Office Clerk

    2 days ago

    Lachine, Canada SCC UPS SCS, Inc. Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Lachine, Canada Mancini Leather Goods Full time

    Job Overview: We are seeking a hardworking, bright, trustworthy person with excellent communication and computer skills for administration and general office duties. You will be assisting with the administration and operations of the company. Tasks include order entry, invoicing, customs paperwork, available to sell reports, customer service, as well as...

  • Administrative Assistant

    1 week ago

    Lachine, Canada SCC UPS SCS, Inc. Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...

  • Brokerage Admin Assistant 1

    4 weeks ago

    Lachine, Canada SCC UPS SCS, Inc. Full time

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  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Lachine, Canada SCC UPS SCS, Inc. Full time

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  • Administrative Assistant/ Assistante Administrative

    9 minutes ago

    Lachine, Canada Bunzl Canada Full time

    L’assistante administrative aura une excellente occasion de gérer des fournisseurs clés sélectifs. Cette personne pourra assister dans la gestion de l’inventaire, aux comptes payables, ainsi que diverses entrées de données et production de rapports. **Responsabilités**: - Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. - Gérer l'inventaire...

  • Ops Admin Assistant I

    1 month ago

    Lachine, Canada UNITED PARCEL SERVICE Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    3 days ago

    Lachine, Canada Wizmet International Full time

    **Assistant(e) administratif(ve)** En tant qu'entreprise leader dans le domaine du bain et de la beauté, nous sommes spécialisés dans la conception et la fabrication d'emballages de produits pour des clients du secteur de la vente au détail dans toute l'Amérique du Nord. Nous recherchons actuellement un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre...

  • Brokerage Admin Assistant I

    1 month ago

    Lachine, Canada SCC UPS SCS, Inc. Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...

  • Représentant(E) Pour Assister Les Clients U-box

    4 weeks ago

    Lachine, Canada U-Haul Full time

    **Représentant(e) pour assister les clients U-Box (avec permis de conduire pour véhicule commercial)**: **CHAUFFEUR OU CHAUFFEUSE POUR ASSISTER LES CLIENTS U-BOX** Avez-vous déjà rêvé que la route soit votre bureau? Si oui, envisagez alors de devenir le prochain chauffeur ou la prochaine chauffeuse pour assister les clients U-Box chez U-Haul. À ce...

  • Représentant(E) Pour Assister Les Clients U-box

    4 weeks ago

    Lachine, Canada U-Haul Full time

    **Représentant(e) pour assister les clients U-Box (sans permis de conduire pour véhicule commercial)** **CHAUFFEUR OU CHAUFFEUSE POUR ASSISTER LES CLIENTS U-BOX** Avez-vous déjà rêvé que la route soit votre bureau? Si oui, envisagez alors de devenir le prochain chauffeur ou la prochaine chauffeuse pour assister les clients U-Box chez U-Haul. À ce...

  • Sales Assistant

    1 month ago

    Lachine, Canada Greenlife Inc. Full time

    With us, it's always about people - Innovation, excellence, integrity and determination are just some of the core values on which GreenLife is founded. These enduring values serve as guiding principles that have allowed us to thrive as a one of the leading suppliers of Spa, Salon, and Aesthetic products systems in the CANADA for 12 years. - GreenLife Inc is...

  • Hub Admin Assistant Iii

    1 month ago

    Lachine, Canada UNITED PARCEL SERVICE Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...

  • Front Desk Agent

    1 month ago

    Lachine, Canada Blackstone Granite Inc. Full time

    Responsibilities - Welcoming and greeting clients with respect - Managing and updating files - Answering incoming and outgoing calls - Keeping front desk tidy and presentable - Receiving and sending out mail/packages - Monitoring office supplies and ordering when necessary Requirement - Minimum 1 year experience as receptionist, administrative assistant, or...

  • Assistant Manager

    1 month ago

    Lachine, Canada StorageVault Canada Inc. Full time

    **Horaire de JOUR à plein temps.** **Programme de six semaines de formation rémunérées. Aucune expérience en gestion n'est requise.** - Salaire : _ _17 $/h (jusqu'à 35 360 $ par année) + possibilité de primes + avantages sociaux_ Description de poste Notre passion : les gens! Notre culture est axée sur l'amélioration continue. C'est pourquoi nous...

  • Secretary

    4 weeks ago

    Lachine, Canada Mancini Leather Goods Full time

    We are seeking a hardworking, bright, trustworthy person with excellent computer skills for administration assistant and general office duties. Tasks include order entry, invoicing, preparing shipping documentation, inventory management, as well as other general office work. QUALIFICATIONS Strong communication skills and problem-solving...

  • Warehouse Admin-1

    1 month ago

    Lachine, Canada UNITED PARCEL SERVICE Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...

  • Customer Service\service a La Clientele

    4 days ago

    Lachine, Canada Samuel, Son & Co., Limited Full time

    Samuel, Son & Co. is growing! If you're looking for a rewarding career opportunity with a family run, industry leading organization, bring your experience and motivated attitude to Samuel, Son & Co. Due to our continued success, we are seeking a Customer Service Representative to join one of our team in Lachine, QC. If you think you have what it takes to...

  • Us Retail

    1 month ago

    Lachine, Canada MAAX Bath Inc. Full time

    The primary focus will be to help make sales target a reality by coordinating activities related to the company’s sales and by giving support to sales directors and pro team. The coordinator will ensure proper support and communication between the sales, operation, customer service and marketing teams. The person will be a bridge between sales and the...

  • Nb Import Warehouse Admin

    1 month ago

    Lachine, Canada UNITED PARCEL SERVICE Full time

    **Primary Job Posting Location**: Lachine, Quebec Canada Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill +...