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Responsable Du Contrôle Des Documents

2 months ago

Montréal, Canada Dragados Canada Inc. Full time

**Responsable du contrôle des documents**

**Responsabilités**
- Élaborer et mettre en œuvre des processus et des procédures de travail tels que le contrôle des documents d'ingénierie, les transmissions/soumissions, le contrôle de la correspondance, la gestion des données des contrats ou des fournisseurs, la gestion des normes, les normes de projet et la numérotation des documents
- Fournir une structure organisée de classification et de dénomination des documents utilisée pour gérer, localiser et stocker efficacement les documents produits dans l'environnement du dépôt documentaire sélectionné, tout en garantissant leur sécurité et leur intégrité
- Maintenir un système de gestion des documents conforme aux besoins du projet tout au long de son cycle de vie
- Gérer la réception, le classement, la conservation, la mise à jour et l'émission des documents relatifs au projet afin de soutenir les activités de construction pendant toutes les phases du projet, y compris les dessins et les fichiers AutoCAD
- Gérer le département de gestion des documents et assurer une direction et une motivation efficaces du personnel du département
- Veiller à ce que tout l’équipement de gestion des documents soient entretenu
- Tenir à jour et gérer le budget de gestion des documents
- Élaborer et mettre en œuvre des instructions de travail détaillées pour soutenir les procédures de projet approuvées et superviser les activités quotidiennes du personnel chargé de la gestion des documents
- Maintenir les dossiers de documents relatifs aux fournisseurs, à la construction et au flux de l'ingénierie dans des dépôts documentaires électroniques et physiques
- Collaborer avec les départements avec lesquels il est nécessaire de le faire, pour s'assurer que les pratiques de contrôle des documents utilisées sont conformes aux exigences du projet
- Travailler en étroite collaboration avec différents groupes de projets pour s'assurer qu'ils atteignent une efficacité maximale dans le traitement des documents
- Effectuer des vérifications périodiques pour valider la cohérence et l'exactitude des dossiers de projets

***Qualifications**
- Un baccalauréat en génie, en bibliothéconomie et sciences de l’information ou dans un domaine pertinent
- Un minimum de 10 années d'expérience dans le domaine du contrôle des documents, dont au moins 5 années dans un rôle de responsable ou de gestionnaire du contrôle des documents
- De l’expérience avec Aconex ou avec d’autres logiciels de gestion de documents
- D’excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en anglais
- Avoir un sens aigu du détail
- Avoir la capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement de nombreuses priorités et de nombreux délais

**Document Control Manager**

**Responsibilities**
- Developing and implementing work processes and procedures such as Engineering Document Control, transmittal/submittals, Correspondence Control, Contract or Vendors Data Management, Standards Management, Project Standards and Document Numbering
- Provide an organized classification and document naming structure used to effectively manage, locate, and store documents produced within the selected document repository environment, while ensuring their security and integrity
- Maintain document management system in line with the needs of the project through the project lifecycle
- Manage the intake, filing, retention, updating, and issuance of project-related documentation to support construction activities throughout all phases of the project, including drawings and AutoCAD files
- Manage document management department and providing effective direction and motivation of the departmental staff
- Ensuring all document management equipment is maintained
- Maintain and manage document management budget
- Create and implement detailed work instruction to support the approved project procedures and supervise the day-to-day activities of document management staff
- Maintain vendor, construction, and engineering turnover documentation packages in electronic and physical document repository environments
- Collaborate with the necessary departments to ensure that the document control practices used comply with the project requirements
- Working closely with various projects groups to ensure they achieve maximum efficiency in document handling
- Conduct a periodic audit to ensure consistency and accuracy of project records

**Qualifications**
- Bachelor’s degree in Engineering, Library and Information Science or other relevant discipline
- A minimum of 10 years of experience in document control field with at least 5 years or experience in a lead/manager document control role
- Experience with Aconex or other document management software
- Excellent written and verbal communication skills in both, French and English
- Acute attention to detail
- Ability to work autonomously and with the abilit

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