Secrétaire-réceptionniste

3 days ago


Sherbrooke, Canada Le Gîte Du Bel Âge Full time

**PROFIL DE POSTE**

Nous sommes à la recherche d'une personne polyvalente ayant un excellent sens du service à la clientèle afin de combler le poste de secrétaire-réceptionniste.

La secrétaire-réceptionniste agit avant tout comme contact principal entre la résidence et la clientèle (familles, visiteurs, etc.). Elle fournit également un soutien administratif à ses collègues de l'équipe de direction afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et la bonne transmission de l'information. Elle travaillera étroitement avec la directrice, l'adjointe directrice, l'auxiliaire à la direction, la coordonnatrice et l'adjointe administrative.

**EXIGENCES**
- DEC en Techniques de bureautique, DEP en secrétariat ou toute autre formation pertinente;
- 3 à 5 années d'expérience dans le domaine;
- Connaissance avancée du français parlé et écrit (anglais parlé et écrit un atout);
- Maîtriser les principaux logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook);
- Maîtriser le logiciel Agendrix (un atout).

**SPÉCIFICATIONS**

Horaire de travail du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 00, pour un total de 32,5 h par semaine.

**ACTIVITÉS CLÉS**
- Service à la clientèle_
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes d'information générale (accueil).
- Tâches administratives_
- Produire les tableaux mensuels et en effectuer la distribution : calendrier des rendez-vous et transports et tout autre outil de travail nécessaire à l'équipe de direction et aux chefs d'équipe;
- Assurer la tenue à jour des documents concernant les usagers dans les cartables d'urgence;
- Réceptionner et distribuer quotidiennement le courrier des usagers;
- Assurer le remplacement de l'adjointe administrative lors d'absences et/ou vacances;
- Assister les techniciennes en loisirs dans la création du journal interne mensuel en corrigeant l'orthographe et la mise en page.
- Ressources humaines_
- Créer et/ou tenir à jour les offres d'emploi sur diverses plateformes (Facebook, Indeed);
- Participer à l'élaboration des horaires de travail, conjointement avec l'adjointe directrice et la directrice;
- Tenir l'horaire de travail à jour dans Agendrix;
- Gérer les comptes Agendrix des employés (création et archivage);
- Préparer le fichier de paie aux deux semaines, conjointement avec la directrice.
- Gestion des rendez-vous des usagers_
- Réceptionner les rendez-vous, médicaux ou non, pour les usagers;
- Effectuer les réservations de transport adapté, si nécessaire;
- Planifier les accompagnements (familles ou agence);
- Préparer les documents nécessaires aux usagers pour leurs rendez-vous;
- Tenir à jour le calendrier des rendez-vous et en effectuer la distribution à chaque mise à jour.
- Approvisionnement des biens essentiels_
- Gérer les gants jetables : tenir un inventaire et approvisionner les étages de façon hebdomadaire selon les besoins;
- Gérer les produits d'hygiène fournis par l'établissement : tenir un inventaire, approvisionner les étages de façon hebdomadaire selon les besoins et effectuer les achats lorsque nécessaire.
- Réseaux sociaux et logiciels de gestion_
- Gérer la page Facebook de la résidence;
- Effectuer les demandes d'ouverture et/ou fermeture de compte pour les usagers (services de câblodistribution);
- Gérer Agendrix - Logiciel de gestion des horaires de travail.

**APTITUDES REQUISES**
- Excellent sens du service à la clientèle (entregent, politesse, courtoisie);
- Sens élevé de l'organisation et de la qualité du travail;
- Autonomie et initiative;
- Capacité à gérer plusieurs tâches et dossiers simultanément (polyvalence);
- Solides aptitudes à travailler en équipe;
- Bonne gestion du stress.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 18,50$ par heure

Heures prévues : 32.5 par semaine

Avantages:

- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

- secrétariat: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2024-04-15



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    Nous sommes à la recherche de la perle rare pour occuper le poste de secrétaire réceptionniste au sein de notre entreprise. Voici quelques tâches pour la secrétaire réceptionniste: - Connaissance de la suite Office - Connaissance de Xatimate (+) - Répondre aux appels téléphoniques et les acheminées aux destinataires. - Trier les courriels et les...


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  • Sherbrooke, Canada Bilodeau Patry Full time

    Être secrétaire-réceptionniste est un défi qui vous allume ? Vous désirez transformer votre quotidien et mettre à profit votre sens de l’organisation et vos compétences interpersonnelles au sein de notre cabinet qui compte plus de 60 employés et qui est toujours en expansion ? Travailler chez **Bilodeau, Patry CPA inc., **c’est l’opportunité...


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    **NOUS RECRUTONS !** **Secrétaire réceptionniste** Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et travailler dans un milieu innovant avec des médecins et professionnels de la santé, spécialisés en médecine musculosquelettique ? Nous sommes présentement à la recherche d’une personne motivée et polyvalente pour assister notre équipe au...


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    **_Descriptif du poste:_** SMMC est à la recherche d’une Secrétaire-réceptionniste pour notre bureau de Sherbrooke avec 1 an d'expérience en administration **_Responsabilités relatives à la conception et autres:_** - Accueil et réception des clients - Répondre et acheminer les différents appels - Coordonner les envois de colis ou livraisons -...

  • Réceptionniste

    2 weeks ago


    Sherbrooke, Canada GOGiunta Full time

    Équipe dynamique orientée vers la collaboration dans un esprit familial tout en restant professionnel. Congé les soirs de semaine et les fins de semaine. Possibilités d'avancements selon les intérêts personnels et selon les besoins de la clinique! Nous cherchons à agrandir notre équipe en y intégrant une / un nouvelle / nouveau secrétaire...


  • Sherbrooke, Canada Clinique Podiatrique de l'Estrie Inc. Full time

    Réceptionniste Poste de 2 à 4 jours / semaine, du lundi au vendredi, 1 soir/semaine Salaire à discuter selon expérience - Accueil des patients - Répondre au téléphone - Planifier l’horaire patient en prenant les rendez-vous - Gérer la caisse, transactions crédits et autres - Numérisation et classement de dossiers - Gérer la réception de...

  • Réceptionniste

    2 weeks ago


    Sherbrooke, Quebec, Canada GOGiunta Full time

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  • Sherbrooke, Canada École de conduite Tecnic Full time

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    Équipe dynamique orientée vers la collaboration dans un esprit familial tout en restant professionnel. Congé les soirs de semaine et les fins de semaine. Possibilités d'avancements selon les intérêts personnels et selon les besoins de la clinique! Nous cherchons à agrandir notre équipe en y intégrant une/un nouvelle/nouvel secrétaire médicale....


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  • Sherbrooke, Quebec, Canada GOGiunta Full time

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    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...