Administrative Assistant

5 months ago


Gatineau, Canada WQTA-AEOQ Full time

Ce poste administratif relève directement les membres du syndicat et du Président. La personne collabore et travaille avec l'exécutif, les délégués et les enseignant (es) au besoins. **Ce travail s’effectue en présentiel.**

**Expérience requises et aptitudes**
- 3 à 5 ans de travail d’adjoint(e) administratif. De l’expérience direct avec un président ou un conseil d'administration serait un atout;
- travail quotidien avec les employés d'une commission scolaire anglophone expérience nécessaire en français et anglais,
- travailler avec un système de finance similaire à SAGE;
- expérience en gestion de la paie et des allocations de retraite;
- excellente connaissance et expérience avec Microsoft Office 365, en particulier Word et Excel;
- une expérience d'utilisation et de réservation de Zoom ou Teams serait un atout;
- répondre à tous les messages téléphoniques, vérification des courriels et classement de la demande;
- dactylographier la correspondance, les mémorandums et les lettres de libération syndicales demandées par la présidence;
- dactylographier les ordres du jour, les procès-verbaux des rencontre de délégués et de l’exécutif, des rencontre mensuelles, trimestrielles de l’AGA annuelle;
- envoi des communiques aux délègues, à l’exécutif et maintien les listes à jour;
- photocopier les documents demandés;
- montage et traduction des communiqués en français;
- réservation de salle pour les rencontres;
- assurer la mise à jour et l’entretien de l’équipement du bureau et commande de matériel de bureau;
- responsable de la boîte vocale, s'assurer que les messages sont transmis au président en fonction de l'urgence.

**Tâches reliées à la comptabilité**
- vérifier l’exactitude des factures entrantes et écrire les rapports de dépenses et les chèques pour acquitter les factures;
- une fois les chèques signé conjointement avec la Présidence, entrer les données dans le logiciel comptable;
- effectuer les dépôts bancaires et les conciliations bancaires;
- préparer et calculer les remis mensuelles de déduction aux sources provinciale et fédérale;
- préparer les états mensuels du REEGOP;
- préparer les relevés 1 et T-4 annuellement;
- préparer le rapport annuel du REEGOP;
- préparer le rapport annuel de la CNESST;
- préparer les paies;
- mettre à jour annuellement et préparer le rapport mensuel de Beneva;
- Préparer un rapport de chèques mensuel aux fins d’approbation par le comité;
**Tâches reliées à la comptabilité (suite)**
- vérifier les dépôts à terme lorsqu’il viennent à terme;
- travailler en collaboration avec le trésorier sur les rapports trimestriels pour aux fin présentation au comité exécutif;
- compiler et préparer annuellement les documents nécessaires aux comptable;
- répondre aux questions du comptable et donner des précisions au comptable permettant l’exécution de fermeture des années fiscales;
- préparer les bilans nécessaires au trésorier et au comptable.

**Dossier de perfectionnement professionnel des enseignants (si aucune expérience, volonté d'apprendre)**
- recevoir toutes les demandes de participation de perfectionnement et vérifie les prospectus;
- vérifier la disponibilité des fonds individuels chaque enseignant;
- une fois les demandes de participations approuvées par la Commission Scolaire et le coordinateur du perfectionnement du syndicat, envoyer les avis d’approbation;
- recevoir tous les rapports de dépenses et reçus de perfectionnement, en vérifier le l’exactitude, complèter une demande de remboursement pour chaque enseignant et numérise électroniquement tous les reçus;
- entrer les données des demandes des participation et de demandes de remboursement dans un chiffrier Excel aux fins de présentation aux rencontres de perfectionnement;
- répondre aux demandes individuelles des enseignant(e)s concernant le statut de leur demande de participations/ remboursement/ solde.

**Dossier des droits parentaux (si aucune expérience, volonté d'apprendre)**

La ou le salariée sera responsable les Lois et les règlements de prestations de maternité et parentales de l’assurance emploi (résidents de l’Ontario) et du Régime Québécois d’assurance parentale en lien avec les droits parentaux, et ce dans la limite de ses compétences.

**Avantages**
- horaire de 35 heures par semaine selon la convention collective;
- régime de retraitée; cotisations de l’employé et de l'employeur selon la convention collective;
- prime de bilinguisme selon convention collective
- régime médical selon convention collective
- quatre semaines de vacances à l’embauche des augmentations basées sur l'ancienneté; selon convention collective

**Required experience**
- 3 to 5 years of working as an administrative assistant. Direct experience with a President or Board of Directors would be an asset;
- Daily dealings with employees of an English-speaking schoo



  • Gatineau, Canada Canadian Museum of HistoryMusée canadien de l'histoire Full time

    **_To be an employee of the Museum is to:_** - _Have the privilege of working for a Crown Corporation, and an internationally renowned institution, located on one of the most beautiful sites in the National Capital Region;_ - _Advance your career within an inclusive, dynamic and stimulating work environment;_ - _Work with an exceptional team of professionals...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $30,000 - $45,000

    We are seeking a highly skilled Business Administration Assistant to join our team at beBee Professionals in Gatineau. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to our office operations, ensuring smooth day-to-day functions.Key Responsibilities:Manage office correspondence, including responding to emails and phone...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $35,000 - $45,000

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to support our office operations at beBee Professionals in Gatineau. As a key member of our team, you will be responsible for ensuring the smooth day-to-day functioning of our office.Key ResponsibilitiesProvide exceptional administrative support to our team, including...


  • Gatineau, Canada CIMA+ Full time

    **Company Description** Welcome to a place where people are at the heart of everything we do.** Welcome to people with an inspiring vision and who seek stimulating challenges. At CIMA+, you’ll find a place where you’ll have many opportunities to learn and develop while working on engaging projects. We are a firm 100% owned by its employees and we value...


  • Gatineau, Canada Rimbosh Full time

    To be considered for this opportunity, you must have relevant data entry and administration experience. You will be a team player, have high attention to detail and pride yourself on efficiency and reliability. To be successful in the role you will need to possess the following: Quick and Accurate data entry skills. Good computer skills with Microsoft...


  • Gatineau, Canada Gestion Guy Robichaud Full time

    Education: - Expérience: **Education**: - Secondary (high) school graduation certificate **Tasks**: - Answer telephone and relay telephone calls and messages - Answer electronic enquiries - Respond to employee questions and complaints - Oversee payroll administration - Perform basic bookkeeping tasks - Maintain payroll **Computer and technology...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time

    We are seeking a skilled Administrative Assistant for E-commerce Operations to join our team at beBee Professionals in Gatineau. The successful candidate will be responsible for providing administrative and customer service support to our e-commerce clients. Key responsibilities include responding to customer inquiries, processing orders, and providing...


  • Gatineau, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...


  • Gatineau, Quebec, Canada IDRC - CRDI Full time

    OverviewIDRC - CRDI is a leading organization in international development research, and we are seeking an experienced Strategic Administrative Assistant to join our team. As a key member of the President's Office, you will play a critical role in ensuring the efficient and effective management of our daily operations.Job SummaryWe are looking for a highly...


  • Gatineau, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $35,000 - $45,000

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team at beBee Professionals in Gatineau. As an Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring the smooth operation of our office.Key ResponsibilitiesProvide exceptional administrative support to our team, including answering phones,...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $30,000 - $40,000

    Job Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Receptionist to join our team at beBee Professionals in Gatineau, Canada. As the first point of contact for our clients, you will be responsible for providing exceptional customer service and ensuring the smooth operation of our office.Key Responsibilities:Manage incoming calls, greet...


  • Gatineau, Canada Zernam Full time

    Utilize **Microsoft Suite (Excel, Word, Outlook) **to perform daily administrative tasks efficiently. - Provide exceptional client services, addressing inquiries and concerns, and ensuring a positive interaction with the organization. - Offer support to the help desk and front desk, managing tasks such as scheduling, correspondence, and document...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $30,000 - $45,000

    We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Support Specialist to join our team at beBee Professionals in Gatineau. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to our office operations, ensuring smooth day-to-day functions.Key Responsibilities:Manage office correspondence, answer phone calls, and...


  • Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $30,000 - $45,000

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office/Administrative Assistant to support our office operations in Gatineau. As a key member of our team, you will be responsible for ensuring the smooth day-to-day functioning of our office.Key ResponsibilitiesProvide exceptional administrative support to our team, including answering phone...


  • Gatineau, Canada CÉGEP Heritage College Full time

    COMPETITION NUMBER- C24-25-SS-13- POSITION- Administration Technician - Regular Full-time.- DEPARTMENT- Academic Services- PREDECESSOR- New position- IMMEDIATE SUPERVISOR- Kelly McMahon- TYPE OF HIRING- Regular Full-time position.- WORK SCHEDULE- 35 hours per week from Monday to Friday Schedule to be determined- WORK LOCATION- 325, boul. de la...

  • Office Administrator

    5 months ago


    Gatineau, Canada Reparation Dent Tec Repair Full time

    Reparation Dent Tec Repair specializes in providing high-quality automotive dent repair services. With a dedicated team of professionals, we pride ourselves on delivering exceptional customer satisfaction and maintaining a reputation for excellence in the industry. **Responsibilities**: - Maintain organized filing systems and databases - Coordinate...

  • Executive Assistant

    1 month ago


    Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $35,000 - $45,000

    We are seeking an experienced Executive Assistant to join our team at beBee Professionals in Gatineau. As an Executive Assistant, you will be responsible for providing high-level administrative support to our office operations, ensuring that our office runs efficiently and effectively.Key Responsibilities:Provide high-level administrative support to the...

  • Administrative Agent

    6 months ago


    Gatineau, Canada Élite Immobilier Full time

    Job Summary: **Duties**: Drafting leases, data entry, and record keeping: - Maintain organized and up-to-date records, both physical and digital, to ensure easy access and retrieval of information. - Prepare leases and draft contracts based on existing templates in accordance with company policies and legal requirements - Ensure accuracy and completeness of...

  • Operations Assistant

    2 months ago


    Gatineau, Quebec, Canada beBee Professionals Full time $30,000 - $45,000

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office/Administrative Assistant to support our office operations in Gatineau. As a key member of our team, you will be responsible for ensuring the smooth day-to-day functioning of our office.Key ResponsibilitiesProvide administrative support to our team, including answering phone calls,...