Administrative Assistant

2 weeks ago

Gatineau, Canada WQTA-AEOQ Full time

Ce poste administratif relève directement les membres du syndicat et du Président. La personne collabore et travaille avec l'exécutif, les délégués et les enseignant (es) au besoins. **Ce travail s’effectue en présentiel.**

**Expérience requises et aptitudes**
- 3 à 5 ans de travail d’adjoint(e) administratif. De l’expérience direct avec un président ou un conseil d'administration serait un atout;
- travail quotidien avec les employés d'une commission scolaire anglophone expérience nécessaire en français et anglais,
- travailler avec un système de finance similaire à SAGE;
- expérience en gestion de la paie et des allocations de retraite;
- excellente connaissance et expérience avec Microsoft Office 365, en particulier Word et Excel;
- une expérience d'utilisation et de réservation de Zoom ou Teams serait un atout;
- répondre à tous les messages téléphoniques, vérification des courriels et classement de la demande;
- dactylographier la correspondance, les mémorandums et les lettres de libération syndicales demandées par la présidence;
- dactylographier les ordres du jour, les procès-verbaux des rencontre de délégués et de l’exécutif, des rencontre mensuelles, trimestrielles de l’AGA annuelle;
- envoi des communiques aux délègues, à l’exécutif et maintien les listes à jour;
- photocopier les documents demandés;
- montage et traduction des communiqués en français;
- réservation de salle pour les rencontres;
- assurer la mise à jour et l’entretien de l’équipement du bureau et commande de matériel de bureau;
- responsable de la boîte vocale, s'assurer que les messages sont transmis au président en fonction de l'urgence.

**Tâches reliées à la comptabilité**
- vérifier l’exactitude des factures entrantes et écrire les rapports de dépenses et les chèques pour acquitter les factures;
- une fois les chèques signé conjointement avec la Présidence, entrer les données dans le logiciel comptable;
- effectuer les dépôts bancaires et les conciliations bancaires;
- préparer et calculer les remis mensuelles de déduction aux sources provinciale et fédérale;
- préparer les états mensuels du REEGOP;
- préparer les relevés 1 et T-4 annuellement;
- préparer le rapport annuel du REEGOP;
- préparer le rapport annuel de la CNESST;
- préparer les paies;
- mettre à jour annuellement et préparer le rapport mensuel de Beneva;
- Préparer un rapport de chèques mensuel aux fins d’approbation par le comité;
**Tâches reliées à la comptabilité (suite)**
- vérifier les dépôts à terme lorsqu’il viennent à terme;
- travailler en collaboration avec le trésorier sur les rapports trimestriels pour aux fin présentation au comité exécutif;
- compiler et préparer annuellement les documents nécessaires aux comptable;
- répondre aux questions du comptable et donner des précisions au comptable permettant l’exécution de fermeture des années fiscales;
- préparer les bilans nécessaires au trésorier et au comptable.

**Dossier de perfectionnement professionnel des enseignants (si aucune expérience, volonté d'apprendre)**
- recevoir toutes les demandes de participation de perfectionnement et vérifie les prospectus;
- vérifier la disponibilité des fonds individuels chaque enseignant;
- une fois les demandes de participations approuvées par la Commission Scolaire et le coordinateur du perfectionnement du syndicat, envoyer les avis d’approbation;
- recevoir tous les rapports de dépenses et reçus de perfectionnement, en vérifier le l’exactitude, complèter une demande de remboursement pour chaque enseignant et numérise électroniquement tous les reçus;
- entrer les données des demandes des participation et de demandes de remboursement dans un chiffrier Excel aux fins de présentation aux rencontres de perfectionnement;
- répondre aux demandes individuelles des enseignant(e)s concernant le statut de leur demande de participations/ remboursement/ solde.

**Dossier des droits parentaux (si aucune expérience, volonté d'apprendre)**

La ou le salariée sera responsable les Lois et les règlements de prestations de maternité et parentales de l’assurance emploi (résidents de l’Ontario) et du Régime Québécois d’assurance parentale en lien avec les droits parentaux, et ce dans la limite de ses compétences.

**Avantages**
- horaire de 35 heures par semaine selon la convention collective;
- régime de retraitée; cotisations de l’employé et de l'employeur selon la convention collective;
- prime de bilinguisme selon convention collective
- régime médical selon convention collective
- quatre semaines de vacances à l’embauche des augmentations basées sur l'ancienneté; selon convention collective

**Required experience**
- 3 to 5 years of working as an administrative assistant. Direct experience with a President or Board of Directors would be an asset;
- Daily dealings with employees of an English-speaking schoo

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Gatineau, Canada Canadian Museum of HistoryMusée canadien de l'histoire Full time

    **_To be an employee of the Museum is to:_** - _Have the privilege of working for a Crown Corporation, and an internationally renowned institution, located on one of the most beautiful sites in the National Capital Region;_ - _Advance your career within an inclusive, dynamic and stimulating work environment;_ - _Work with an exceptional team of professionals...

  • Administrative Assistant

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada Soluco Financial Group Inc. Full time

    ⭐️ **Adjointe Administrative** ⭐️ **Poste : Adjointe Administrative** Vous êtes à la recherche d'un travail stimulant dans une équipe dynamique ? Vous aimez le domaine des services financiers ? Le Groupe Financier Soluco est à la recherche d'une adjointe administrative pour son bureau de Gatineau. **Résumé des fonctions**: À ce titre,...

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Soluco Financial Group Inc. Full time

    **Adjointe Administrative** **Poste : Adjointe Administrative**Vous êtes à la recherche d'un travail stimulant dans une équipe dynamique ? Vous aimez le domaine des services financiers ? Le Groupe Financier Soluco est à la recherche d'une adjointe administrative pour son bureau de Gatineau.**Résumé des fonctions**:À ce titre, l'adjointe administrative...

  • Administrative Assistant

    2 days ago

    Gatineau, Canada BEAUDOIN Full time

    POSITION DESCRIPTION AND RESPONSIBILITIES POSITION Administrative Assistant WORKPLACE 95 Technology Boulevard, #101, Gatineau, QC J8Z 3G4 TYPE OF EMPLOYMENT Full-time DATE OF ENTRY To be determined DESCRIPTION We are looking for an Administrative Assistant (M/F) to join our team. As an Administrative Assistant, you will be responsible for various...

  • Administrative Assistant

    4 days ago

    Gatineau, Canada BEAUDOIN Full time

    POSITION DESCRIPTION AND RESPONSIBILITIES POSITION Administrative Assistant WORKPLACE 95 Technology Boulevard, #101, Gatineau, QC J8Z 3G4 TYPE OF EMPLOYMENT Full-time DATE OF ENTRY To be determined DESCRIPTION We are looking for an Administrative Assistant (M/F) to join our team. As an Administrative Assistant, you will be responsible for various...

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Gatineau, Canada CDRHPNQ - FNHRDCQ Full time

    Do you easily relate to the following quote? “A customer is the most important visitor on our premises. He is not dependent on us. We are dependent on him. He is not an interruption in our work. He is the purpose of it. He is not an outsider in our business. He is part of it. We are not doing him a favour by serving him. He is doing us a favour by giving...

  • Administrative Assistant

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada CIMA+ Full time

    **Company Description** Welcome to a place where people are at the heart of everything we do.** Welcome to people with an inspiring vision and who seek stimulating challenges. At CIMA+, you’ll find a place where you’ll have many opportunities to learn and develop while working on engaging projects. We are a firm 100% owned by its employees and we value...

  • Administrative Assistant Proposals Hybrid

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada CIMA+ Full time

    **Welcome to a place where people are at the heart of everything we do.** Welcome to people with an inspiring vision and who seek stimulating challenges. At CIMA+, you’ll find a place where you’ll have many opportunities to learn and develop while working on engaging projects. We are a firm 100% owned by its employees and we value a collaborative and...

  • Administrative Assistant

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada Gestion Guy Robichaud Full time

    Education: - Expérience: **Education**: - Secondary (high) school graduation certificate **Tasks**: - Answer telephone and relay telephone calls and messages - Answer electronic enquiries - Respond to employee questions and complaints - Oversee payroll administration - Perform basic bookkeeping tasks - Maintain payroll **Computer and technology...

  • administrative assistant

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada Gestion Guy Robichaud Full time

    Education: Secondary (high) school graduation certificateExperience: 1 year to less than 2 yearsTasksAnswer telephone and relay telephone calls and messagesAnswer electronic enquiriesRespond to employee questions and complaintsOversee payroll administrationPerform basic bookkeeping tasksMaintain payrollComputer and technology knowledgeAcombaSage Accounting...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    2 weeks ago

    Gatineau, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Gestion Guy Robichaud Full time

    Education: Expérience:Education: Secondary (high) school graduation certificateTasks: Answer telephone and relay telephone calls and messages Answer electronic enquiries Respond to employee questions and complaints Oversee payroll administration Perform basic bookkeeping tasks Maintain payrollComputer and technology knowledge: Acomba Sage Accounting...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    4 weeks ago

    Gatineau, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Gatineau, Canada Natation Gatineau Full time

    Work Term: Permanent - Work Language: Bilingual - Hours: 40 hours per week - Education: Secondary (high) school graduation certificate - Experience: Experience an asset - or equivalent experience **Work setting**: - Associations and non profit organizations **Tasks**: - Arrange and co-ordinate seminars, conferences, etc. - Determine and establish office...

  • Intermediate Administrative Assistant

    7 days ago

    Gatineau, Canada Zernam Full time

    Utilize **Microsoft Suite (Excel, Word, Outlook) **to perform daily administrative tasks efficiently. - Provide exceptional client services, addressing inquiries and concerns, and ensuring a positive interaction with the organization. - Offer support to the help desk and front desk, managing tasks such as scheduling, correspondence, and document...

  • Office Administrator

    2 weeks ago

    Gatineau, Canada Reparation Dent Tec Repair Full time

    Reparation Dent Tec Repair specializes in providing high-quality automotive dent repair services. With a dedicated team of professionals, we pride ourselves on delivering exceptional customer satisfaction and maintaining a reputation for excellence in the industry. **Responsibilities**: - Maintain organized filing systems and databases - Coordinate...

  • Bilingual Administrative/accounting Assistant

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada Battleshield Industries Limited Full time

    **Key Responsibilities**: - Perform daily/monthly accounting operations (including accounts payable, account receivable, account reconciliations) - Data entry using accounting system, spreadsheets and/or word processing - Provide support to office staff - Perform other related administrative responsibilities, as assigned **Qualifications/Experience**: -...

  • Administrative Agent

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada Élite Immobilier Full time

    Job Summary: **Duties**: Drafting leases, data entry, and record keeping: - Maintain organized and up-to-date records, both physical and digital, to ensure easy access and retrieval of information. - Prepare leases and draft contracts based on existing templates in accordance with company policies and legal requirements - Ensure accuracy and completeness of...

  • Executive Assistant

    3 weeks ago

    Gatineau, Canada Canadian Museum of HistoryMusée canadien de l'histoire Full time

    **We are looking for an Executive Assistant** Reporting to the Senior Executive Assistant to the offices of the CEO and Vice-President (VP), People and Culture, the **Executive Assistant** will be responsible for providing administrative support and contributing to the efficient administration of the day-to-day operations and administrative functions of...

  • Legal Assistant

    2 months ago

    Gatineau, Canada Katasa Group - Head Office Full time

    **Katasa Group seeks a skilled and experienced Legal Assistant to join our team. As a leading Real Estate Development company based in Ottawa-Gatineau, we are looking for an in-house paralegal assistant to support our legal operations.** **Overview**: Katasa Group is a dynamic organization dedicated to excellence in the real estate industry. As a Legal...