Adjoint(E), Exploitation

5 months ago

Montréal, Canada JLL Full time

JLL supports the Whole You, personally and professionally.

JLL est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Exploitation apportant un soutien administratif essentiel à l'équipe d'exploitation dans le domaine de l'immobilier commercial. Cette personne sera responsable de la gestion des tâches administratives et opérationnelles quotidiennes afin d'assurer un fonctionnement efficace du département.

CE QUE VOUS FEREZ
Produire la correspondance pour l’exploitation et la Construction. (Mémos, lettres, avis aux locataires ou fournisseurs)

Voir au montage et à la transcription de divers rapports (Risk Check et FM Global);
Transcrire et assurer le suivi des rapports liés à l’Extermination;
Recevoir et transcrire les rapports d’incidents

Assurer le suivi de toutes les certifications (BOMA, LEED etc )

Traiter les bons de commandes - production, signature et suivis

Assurer la collaboration lors des incidents à la propriété avec le Siège Social

Colliger l’information pour les données environnementales et énergétiques

Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’assurance liés aux incidents

Recevoir les soumissions et préparer les grilles d’analyse appropriées

Assurer le classement électronique des dossiers (zéro papier)

Préparer les dérogations (Budgets);Procéder aux demandes de soumission fournisseurs

Collaborer à la préparation des devis et contrat pour les dépenses d’immobilisation (Capex)

Mettre à jour les dossiers d’assurances des fournisseurs

Préparer les notes de frais

Transcrire les procès-verbaux des rencontres de l’équipe Exploitation

Collaborer à la saisie des budgets d’exploitation

Assurer le soutien et la coordination du processus de courus

Mettre à jour les documents liés aux mesures d’urgences (Plans d’urgences, System Notification d’urgence (ENS), Pandémie)

CE QUE NOUS RECHERCHONS
Détenir un Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Un à trois ans d’expérience administrative

Diplôme ou certificat en administration, un atout

Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.)

Connaissance du logiciel YARDI, un atout

Français et anglais, parlés et écrits

CE QU'IL Y A POUR VOUS
Joignez vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial

Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail

Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel

Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être
- Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
JLL is seeking an Administrative Assistant who will provide essential administrative support to the operations team in the commercial real estate field. They are responsible for managing daily administrative and operational tasks to ensure efficient departmental operations.

WHAT YOU’LL BE DOING
You will be responsible for performing various duties, including the following:
Prepare correspondence related to the operation and construction team ( Memos, letters, notice to tenants or supplier)

Update emergency preparedness documentation (emergency plans, emergency notification system, pandemic alerts)

Generate and compile various reports (Risk Check and FM Global)

Compile extermination reports and provide follow-up

Receive and transcribe incident reports

Process reports generated by the Unifier system

Monitor the status of various certifications (BOMA, LEED, etc.)

Prepare purchase orders, send for approval and ensure follow-up

Coordinate with head office during incidents

Compile information for energy and environmental reports

Update and follow up on incident reports for insurance purposes

Receive bids and prepare a summary for analysis

File documents electronically (paperless office)

Prepare budget variance reports

Regularly update the variance folder

Request bids from suppliers

Help prepare capex estimates and agreements

Keep suppliers’ insurance records up to date

Monitor customer traffic data and prepare reports for the person in charge

Prepare expense reports

Draft minutes for Operations team meetings

Help input operating budget information in the computer system

Assist in coordinating year-end accruals

WHAT WE’RE LOOKING FOR
High school diploma or equivalent

One to three years of administrative experience

Degree or certificate in administration, an asset

Knowledge of YARDI, an asset

Ability to work under pressure in a fast-paced environment

Fluency in written and spoken French and English

WHAT’S IN IT FOR YOU
Join an industry leader and shape the future of commercial real estate

Deep investment in cutting-edge technology to power your work

Comprehensiv

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    5 months ago

    Montréal, Canada Groupe 3737 Full time

    **Adjoint(e) administratif(ve) - Poste à temps plein - Permanent** Vous aimeriez relever un nouveau défi? Vous recherchez un emploi intéressant - temps plein où vous pouvez vous réaliser pleinement ? Vous aimeriez exploiter votre potentiel dans le domaine de l'administration? N’attendez pas, venez nous rencontrer, nous avons une nouvelle opportunité...

  • Coordonnateur Exploitation

    2 weeks ago

    montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATION Le coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suiv

  • Adjoint(E) Administratif(Tive)

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada AtkinsRéalis Full time

    **Adjoint(e) administratif(tive)** Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(tive) pour joindre l’équipe de la division Minéraux et Métaux. Sous la supervision de la chef d’équipe par intérim, service administratif, vous serez impliqué(e) au niveau du support administratif. Il s’agit d’une occasion de vous impliquer au sein d’une...

  • Adjoint(E) de Direction

    5 months ago

    Montréal, Canada Quadbridge Inc Full time

    **Emploi: Adjoint(e) de direction** **À propos de nous** Quadbridge est l'un des chefs de file dans l'industrie des solutions technologiques ayant la croissance la plus rapide au Canada. - **Notre pourquoi. Notre but**: Nous existons pour favoriser le succès grâce à la technologie. - **Ce que nous faisons**: Nous fournissons des solutions...

  • Exploitation Saisonnier

    5 months ago

    Montréal, Canada Sephora Full time

    **Nom du lieu de travail**:QC-Rockland (0568) **Identifiant de la demande**: 233383 **Nom/numéro du magasin**: QC-Rockland (0568) **Adresse**: 2305 Chemin Rockland, Montreal, QC H3P 3E9, Canada (CA) **Type d’emploi**: Part Time **Type de poste**: Temporary Le conseiller de l’exploitation travaille en partenariat avec le superviseur de...

  • Exploitation Saisonnier

    5 months ago

    Montréal, Canada Sephora Full time

    **Nom du lieu de travail**:QC-Anjou (0586) **Identifiant de la demande**: 217534 **Nom/numéro du magasin**: QC-Anjou (0586) **Adresse**: 7999 Blvd Les-Galeries-d'Anjou, Montreal, QC H1M 1W9, Canada (CA) **Type d’emploi**: Temps partiel **Type de poste**: Temporaire Le conseiller de l’exploitation travaille en partenariat avec le superviseur de...

  • Adjoint(E) de Direction/executive Assistant

    5 months ago

    Montréal, Canada Quadbridge Full time

    **Emploi: Adjoint(e) de direction** **À propos de nous** Quadbridge est l'un des chefs de file dans l'industrie des solutions technologiques ayant la croissance la plus rapide au Canada. **Notre pourquoi. Notre but**: Nous existons pour favoriser le succès grâce à la technologie. **Ce que nous faisons**: Nous fournissons des solutions technologiques...

  • Coordonnateur Exploitation

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATIONLe coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises pour...

  • Coordonnateur Exploitation

    3 weeks ago

    Montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATIONLe coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises pour...

  • Coordonnateur Exploitation

    3 weeks ago

    montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATIONLe coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises pour...

  • Coordonnateur Exploitation

    3 weeks ago

    montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATIONLe coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises pour...

  • Coordonnateur Exploitation

    3 weeks ago

    montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATION Le coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises...

  • Adjoint(E) Administratif(Ive)

    5 months ago

    Montréal, Canada AtkinsRéalis Full time

    **Adjoint(e) administratif(ive)** - Si vous êtes à la recherche d’un employeur qui a des projets internationaux d’ingénierie de grande envergure à vous proposer. Si vous souhaitez faire la différence auprès d’une multitude de communautés en améliorant leur quotidien. Si vous souhaitez vous joindre à une équipe inclusive et diversifiée sur...

  • Adjoint.e , Exploitation

    5 months ago

    Montréal, Canada Centre Rockland Full time

    **Ensemble, façonnons l’immobilier de demain!** Cominar est à la recherche d'un.e **Adjoint.e, exploitation** pour son équipe de Montréal. Chez Cominar, nous sommes tous des créateurs de milieux de vie. Notre mission est d’enrichir l’expérience des occupants de nos immeubles, de nos consommateurs et de nos employé.es. Nous croyons fermement...

  • Conseiller en Exploitation

    5 months ago

    Montréal, Canada Sephora Full time

    **Nom du lieu de travail**:QC-Rockland (0568) **Identifiant de la demande**: 217887 **Nom/numéro du magasin**: QC-Rockland (0568) **Adresse**: 2305 Chemin Rockland, Montreal, QC H3P 3E9, Canada (CA) **Type d’emploi**: Temps partiel **Type de poste**: Permanent Le conseiller de l’exploitation travaille en partenariat avec le superviseur de...

  • Adjoint(E) Administratif(Ive)

    5 months ago

    Montréal, Canada AtkinsRéalis Full time

    **Adjoint(e) administratif(ive) - Projet** **_ Si vous êtes à la recherche d’un employeur qui a des projets internationaux d’ingénierie de grande envergure à vous proposer. Si vous souhaitez faire la différence auprès d’une multitude de communautés en améliorant leur quotidien. Si vous souhaitez vous joindre à une équipe inclusive et...

  • Coordonnateur Exploitation

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) : COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATION Le coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations...

  • Coordonnateur Exploitation

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) : COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATION Le coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises...

  • Coordonnateur Exploitation

    3 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) :COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATIONLe coordonnateur fournit un soutien administratif aux équipes de la vice-présidence exploitation (ventes, loisirs, service à la clientèle, soins, services alimentaires, entretien) en coordonnant les étapes et les suivis afin de fournir toutes les informations requises...

  • Adjoint(E) de Projets Intermédiaire

    1 month ago

    Montréal, QC, Canada AtkinsRéalis Full time

    **Adjoint (e) de projets Intermédiaire** En tant qu’Adjoint (e) de projets Intermédiaire, vous assisterez les directeurs de projet sur les mandats d’ingénierie des parcs à résidus miniers ainsi que pour soutenir la croissance du bureau et de l’équipe déjà en place au sein de la division Minéraux et métaux. **Votre rôle au sein de...