Administrateur / Trice de Bureau Poste Hybride

3 weeks ago


Montréal, Canada Encore Global Full time

**Aperçu du poste**:
***Salaire compétitif et plusieurs avantages sociaux**

Nous sommes une entreprise mondiale d'organisations des évènements comparatifs, nous avons une présence dans 20 pays différents, à travers le monde.

L'administrateur ou administratrice de bureau fournit un soutien administratif à l'équipe, principalement dans les domaines de la facturation et de l'approvisionnement, en exécutant efficacement les procédures et les processus afin de répondre aux objectifs commerciaux et aux attentes des clients. Le titulaire du poste saisit des données et des informations sur les fournisseurs, rédige de la correspondance et fait office de réceptionniste pour tous les appels et demandes de renseignements aux clients. Ce poste relève du directeur des services administratifs.

**Responsabilités principales**:
**Service à la clientèle**
- Agir principalement comme réceptionniste téléphonique pour les appels entrants et les demandes de renseignements à la succursale/région et répondre rapidement à leurs besoins;
- Organiser le traitement, l'exportation et le suivi de tous les colis sortants (courrier, Fed-Ex, UPS, Purolator, etc.) pour le bureau, et distribuer tous les colis entrants;
- Effectuer l’entretien de tous les équipements de bureau;
- Assurer la distribution de tous les envois postaux;
- S’occuper de l’entretien et de la commande de fournitures de bureau;
- Offrir du soutien administratif général selon les besoins (photocopie, rafraîchissements, etc.).

**Facturation**
- Vérifier régulièrement les commandes pour toutes les marques existantes;
- Vérifier l'exactitude et la rentabilité des commandes (il peut être nécessaire d'établir un coût de revient);
- Envoyer les factures de facturation directe au contact figurant sur la facture (AE, DET ou TSM, etc.) pour qu'il les transmette au client ou les envoie directement au client - mettre à jour le système SAP avec les informations;
- Traiter les litiges et les écarts de facturation et communiquer la résolution à toutes les parties.

**Bons de commande**:

- Traiter les factures des fournisseurs en les saisissant dans le système SAP pour créer un bon de commande et suivre la procédure afin que le fournisseur soit payé par le service financier;
- Envoyer une copie du bon de commande externe au vendeur pour s'assurer que le numéro de commande est noté sur sa facture;
- Contrôler les bons de commande de sous-location afin de s'assurer que les bons codes du centre de coûts sont utilisés et que les coûts sont facturés de manière appropriée sur les commandes des clients;
- Maintenir et suivre les bons de commande pour le rapprochement. Contrôler mensuellement le rapport ZPO pour les bons de commande, afin de s'assurer que tout est exact pour les régularisations.

**Comptes recevables**
- saisir les paiements reçus directement des clients dans le système de facturation Polaris et faire le rapprochement;
- traiter les paiements des clients via Moneris (uniquement avec la marque antérieure d'Encore pour l'instant);
- s'assurer que la procédure de crédit est respectée par toutes les parties concernées;
- assurer un suivi continu des comptes recevables avec les clients pour la marque antérieure d'Encore.

**Autre**
- Remplacer d'autres administrateurs au besoin
- Aider aux responsabilités de fin de mois, le cas échéant
- Assister à d'autres tâches si nécessaire
- Aider à organiser des célébrations internes, des fêtes, des réunions, etc.
- Autres affectations spéciales

**Qualifications requises**
- Diplôme d'études secondaires, DEP ou AEC, DEC pertinent à la fonction est très souhaité
- 1 an ou plus d'expérience dans un rôle de soutien administratif (obligatoire )
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français et bonne communication en anglais
- Discrétion et disponibilité
- Comportement professionnel et proactif

**Compétences (par valeurs fondamentales)**
- Souci de la qualité
- Dépassement des attentes du client
- Excellente communication
- Travail d'équipe
- Intégrité

**Poste hybride et les horaires sont flexibles ** notre bureau est situé à Lachine Montréal 2056 32e Avenue QC H8T 3H7



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  • Montréal, Canada IT Chapter Full time

    IT Chapter est à la recherche d'**administrateur(trice) systèmes Active Directory **pour occuper un poste basé à Montréal. Nous vous offrons l'occasion de faire partie d'un espace de travail stimulant tout en rejoignant une excellente équipe de collègues. Si vous aimez les défis et que vous croyez avoir ce qu'il faut, pensez à appliquer pour ce...


  • Montréal, Canada Encore Global Full time

    Aperçu du poste L'administrateur ou administratrice de bureau fournit un soutien administratif à l'équipe, principalement dans les domaines de la facturation et de l'approvisionnement, en exécutant efficacement les procédures et les processus afin de répondre aux objectifs commerciaux et aux attentes des clients. Le titulaire du poste saisit des...


  • Montréal, Canada IT Chapter Full time

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  • Montréal, Canada PTW Full time

    **Title**:Administrateur de Bureau / Office Administrator **Location**:Canada, Montreal Studio **Contract**: Full-Time, Permanent **English to follow** **Vous êtes un professionnel expérimenté de l'administration et des installations, prêt à avancer dans votre carrière ? L'organisation, l'efficacité, la réduction des coûts et la sécurité vous...


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  • Montréal, Canada Groupe Touchette Inc. Full time

    **Raison du poste** L’**Administrateur(trice) de baux** est le premier point de contact avec les locataires/bailleurs. Il/Elle est responsable de s’assurer de la validité des baux et documents légaux. **Responsabilités confiées** - Assister l’équipe dans la négociation de baux ; - Coordonner la signature des ententes immobilières (baux,...


  • Montréal, Canada Fundstream Inc. Full time

    **Titre du poste**: Administrateur(trice) de systèmes **Statut**: Permanent, Temps plein (37.5h/semaine) **Salaire**: 90 000,00$ à 120 000,00$ par an **Date de début**: Dès que possible, hybride Fundstream est en constante croissance et innovation et cherche un(e) Administrateur(trice) réseaux pour compléter son équipe. **Qu’est-ce qui...


  • Montréal, Canada Tetra Tech Full time

    La grande famille Tetra Tech est toujours à la recherche de nouveaux talents pour rejoindre l’équipe du Bureau de projets. Ce qu’il nous manque pour faire briller l’équipe c’est un(e) administrateur(trice) de contrats qui se démarque par ses compétences relationnelles. Lieu : Bureau de projet, Place Bonaventure - Mode de travail flexible **Les...


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    2 weeks ago


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