Coordonnateur/rice Administratif

4 days ago

Montréal, Canada McGill University Full time

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Ce poste est situé dans le bureau du doyen de la faculté d'ingénierie. Il s'agit d'un poste permanent à temps plein avec une présence de 5 jours par semaine sur le campus.

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Agir comme personne-ressource pour les politiques et les procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participe à l'organisation des activités de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Gérer les systèmes d'information informatisés.

Principales tâches et responsabilités:

- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et se met en rapport avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des changements de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les mémos. Signe certains documents.
- Contrôle et rapproche divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.
- Tenir les dossiers du personnel et compléter la documentation relative aux paiements, aux affectations, aux nominations, aux promotions, aux nominations, aux congés sabbatiques et aux absences, ainsi qu'à d'autres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. Veille à ce que les délais soient respectés.
- Tient à jour l'agenda du superviseur. Fixe les rendez-vous, les rappelle au superviseur et organise l'emploi du temps en fonction des priorités.
- Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine la raison de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
- Filtrer et trier le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répond aux demandes dans son domaine de compétence. Prend note des actions requises et en assure le suivi.
- Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Tenir les dossiers du personnel et compléter la documentation relative aux paiements, aux affectations, aux nominations, aux promotions, aux nominations, aux congés sabbatiques et aux absences, ainsi qu'à d'autres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. Veille à ce que les délais soient respectés.
- Tient l'agenda du superviseur. Fixe les rendez-vous, les rappelle au superviseur et organise l'emploi du temps en fonction des priorités.
- Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine la raison de l'appel ou de la visite et prépare la documentation nécessaire. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Évalue la nécessité de faire appel à d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
- Filtre et trie le courrier. Préparer des dossiers, en y joignant les pièces justificatives appropriées et en recherchant des informations si nécessaire. Répond aux demandes de renseignements dans son domaine de compétence. Enregistre les actions requises et en assure le suivi.
- Organise des réunions, contacte

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    4 weeks ago

    montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) : COORDONNATEUR(RICE) ADMINISTRATION - Poste temporaire - Le coordonnateur administration assure la prise en charge des procédures visant la bonne conduite des opérations journalière du siège social. Il agit également à titre de réceptionniste par le t

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    1 month ago

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    1 month ago

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    2 months ago

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    1 month ago

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