Agente ou Agent de Bureau Aux Ressources
2 weeks ago
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LIEU DE TRAVAIL : SERVICE DES RESSOURCES MATÉRIELLES (SRM)
Au Centre de services scolaire des Patriotes (CSSP), nous partageons un fort sentiment de fierté et d'appartenance. Nous sommes une organisation de grande envergure qui applique un modèle de gestion unique, favorisant ainsi un partage équilibré des responsabilités et des ressources, tout en encourageant une gestion participative en toute transparence.
Chez nous, vous cheminerez dans un milieu de vie dynamique et en constante évolution. Notre priorité : le bien-être et la réussite de nos élèves tout en favorisant l'épanouissement de chaque membre de nos équipes.
Si vous désirez en savoir plus sur notre organisation, cliquez ici.
VOTRE MANDAT
Nature de l'emploi
Dans cet emploi, vous devrez accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.
Particularité(s)
Vous devrez notamment:
Participer à la préparation de documents requis pour la définition des besoins et les processus d'acquisition des établissements du Centre de services scolaire des Patriotes (CSSP), notamment, de documents à valeur contractuelle tels que devis, demandes de prix, appels d'offres et contrats (incluant notamment la révision, correction et mise en page de ces documents);
Tenir à jour les dossiers, la boite courriel et le calendrier relatifs aux différents processus d'acquisition, participer à la transmission et la réception des demandes de prix et appels d'offres, compiler les données reçues, en effectuer le suivi, monter des tableaux comparatifs et préparer et transmettre les lettres et autres documents requis dans le cadre de l'octroi des contrats;
Lors de l'ouverture des soumissions, préparer les documents requis et assister le responsable;
Participer au suivi des processus d'acquisition et des contrats.Pour ce faire, participer à la gestion des questions des soumissionnaires, aux suivis des demandes de visites, aux suivis des différents documents contractuels requis des cocontractants et notamment, aux dépôts et retours des garanties et assurances et de leurs renouvellements ainsi que de tout autre document pertinent.Participer à la compilation des évaluations de rendement et classer les dossiers physiques lorsque requis;
Participer à la reddition de comptes en matière de gestion contractuelle et notamment, aux diverses publications requises sur le Système électronique d'appels d'offres du Québec (SEAO) et aux suivis nécessaires à ce titre;
Effectuer le classement des documents et la correspondance inhérente à votre travail.Répondre aux appels téléphoniques lors de l'absence ou de la non-disponibilité du personnel de votre secteur et apporter votre aide au personnel administratif de ce secteur en période de pointe;
Effectuer les différents travaux administratifs reliés à votre secteur;
Faire du traitement de factures en fonction des besoins du service;
Prendre des appels sur la ligne générale du SRM et effectuer des suivis téléphoniques ou électroniques.
Attributions caractéristiques (selon le plan de classification)
VOTRE PROFIL (QUALIFICATIONS ET EXIGENCES REQUISES)
Scolarité et expérience
Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée à la classe d'emplois ou diplôme de 5e année du secondaire (DES) ou diplôme ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par
l'autorité compétence;
Une (1) année d'expérience pertinente.
Autres exigences
Connaissances en bureautique;
Bonne connaissance de la dactylographie et de la disposition de texte;
Capacité d'informatiser un maximum de texte dans une durée de temps limitée;
Maîtrise du français parlé et écrit (rédaction (60%);
Bonne connaissance d'un logiciel de traitement de texte;
Bonne connaissance d'un chiffrier électronique;
Esprit d'équipe;
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
Rigueur;
Autonomie, initiative;
Intérêt marqué pour les différents processus de gestion contractuelle.
Logiciels notamment utilisés
Word, Excel, Outlook, Achats Windows, SEAO
Nature des tests pouvant être administrés
Entrevue, test de français, test Word et test Excel
POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS?
Gamme complète d'avantages sociaux dès l'obtention d'un poste régulier ou d'un remplacement de 6 mois et plus (20 jours de vacances annuelles après un an de service, 17 jours de congés chômés et payés par année scolaire, programme d'assurance collective, banque de congés de maladie);
Fonds de pension à prestations déterminées (RREGOP);
Horaire d'été;
Montant alloué annuellement pour le développement professionnel;
Possibilité de progression et de mouvement à l'interne;
Possibilité de télétravail en mode hybride conformément au cadre de référence établi;
Stationnement à proximité et sans frais.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Période d'affichage : Du 9 au 22 janvier 2023 à 16h00
Supérieur(e) immédiat(e) : La coordonnatrice au secteur approvisionnement, gestion contractuelle et conformité
Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00
Responsable du recrutement : Fatima Charef
REMARQUES
Le Centre de services scolaire remercie toutes les personnes de leur intérêt, mais ne communiquera qu'avec celles retenues.
Les personnes handicapées qui le désirent peuvent être assistées pour le processus de présélection ou de sélection.
JOB TYPE
Work Day:Full Time
Employment type:Permanent Job
Salary:Negotiable
JOB REQUIREMENTS
Minimal experience:Unspecified
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