Adjointe, ou Adjoint Administratif

2 months ago

Ottawa, Canada University of Ottawa Full time

Type d’emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
12

Famille d’emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Bureau de la gestion du risque

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d’affichage:
May 18, 2023

Date de clôture:
May 29, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 06

Échelle salariale:
$50,642.00 - $63,967.00

Raison d’être du poste:
Sous la responsabilité du gestionnaire assurance, l'assistante ou l'assistant offre un soutien et effectue diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d’un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

Dans ce rôle, vos responsabilités seront les suivantes:
- Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.- Organisation des rencontres : Fournir un appui administratif dans l’organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d’assurer leur bon déroulement. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, faire les arrangements nécessaires avec les traiteurs, préparer les ordres du jour ainsi que tous autres documents.- Production de rapports : Fournir divers rapports de nature simple, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.- Gestion de dossiers: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers.

Ce que vous apportez:
- Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.- Au moins deux (2) années d’expérience manifesté dans un rôle semblable.- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.-
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.- Expérience de la production de rapports.- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.- Initiative, autonomie et bon jugement- Bon sens de l’organisation.- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé.

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