Executive Assistant to Cheif Strategist/assistant(E) Exécutif(Ve)

2 weeks ago

Montréal, Canada BCA Research Full time

BCA Research is the leading independent provider of global investment research. Since 1949, BCA Research's mission has been to shape the level of conviction with which our clients make investment decisions, through the delivery of leading-edge analysis and forecasts of all the major asset classes and economies. The firm maintains a head office in Montreal, with local offices in London, New York, Hong Kong, Sydney, Singapore and Shanghai.

We are searching for a personable, organized, independent and detail-oriented Executive Assistant. You will be responsible for coordinating and planning all business-related aspects for a member of BCA’s Leadership Team.

**Your key responsibilities will include**:

- You'll prioritize inquiries and requests for meetings, conference calls, dinners and other engagements while troubleshooting conflicts; making recommendations to ensure smooth day-to-day engagements. You'll provide daily calendar updates, summaries of upcoming activities, and detailed meeting prep ahead of webinars, one-on-one meetings and more.
- Act as point person for some of our top-tier clients to organize meetings and answer client requests in a timely manner.
- Analyze current workflows and identify areas for improvement, utilizing AI tools and technologies where applicable. You'll support with designing and producing complex documents, reports, and presentations; collecting and preparing information for meetings with staff and outside parties; composing and preparing correspondence, maintaining contacts lists.
- . You'll maintain open communication, ensuring cross-collaboration within various teams. This will be through note taking, monthly update reports, daily meetings and entering data into our CRM.
- You'll research, book, and coordinate travel -- ensuring required travel documents (such as VISAs) are in place, building itineraries, maintaining, and updating all calendars, and liaising with required parties at travel destination(s). This includes for domestic and international travel.
- You will organize receipts and complete expense reports.
- You'll help plan and execute lunch/dinner events and conferences.

**Your Behavioral Competencies**
- This role will require thinking outside the box to design, implement, and optimize brand new workflows. You are a self-starter, critical problem solver who can switch priorities at a moment's notice with mínimal or no direction.
- You will quarterback high-stakes client interactions in partnership with senior cross-functional leaders from Research and Sales. You must be adaptable and open to change in a dynamic work environment. You possess the ability to present a positive and respectful front in all situations.
- You monitor your work and projects by checking it against milestones or deadlines, discovering the weakness or missing data. You are hyper-attentive to detail and work well under pressure.
- you genuinely value other’s input and expertise, and are willing to learn from others. You solicit ideas and opinions to help form specific decisions or plans.
- you ask a series of probing questions to get at the root of a situation or a problem, go below the surface presentation.
- Humility and strong work ethic to do whatever necessary to prioritize client experience.

**Key Skills, Qualifications and Experience**
- 1-3+ years' of post-bachelor experience as an executive assistant, preferably in the finance industry.
- Passionate about AI and other workflow efficiency programs.
- Mastery of Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel), and fluency with computers in general.
- Experience with creative programs such as Canva and Photoshop
- Advanced proficiency in Salesforce and CRM system management.
- Due to the executive’s frequent travel, flexible with working odd hours.
- You enjoy taking initiative, working collaboratively, and managing multiple projects simultaneously, while meeting tight deadlines.
- Excellent spoken and written English.
- Excellent organizational and project management abilities.
- Outstanding communication and interpersonal skills.
- Maintaining confidentiality and exercising a high level of discretion is essential.

**Why us?**

We offer a competitive compensation package which empowers our employees to thrive both professionally and personally. Our benefits package includes medical, dental and vision coverage, employer matching retirement plan, flexible work arrangements, vacation time & paid holidays, tuition reimbursement & learning resources.

We embrace and support each other without labels to make BCA Research a phenomenal and progressive place to thrive. We offer a competitive compensation package and benefits. Flexibility, trust and responsibility for a balance between wellness and high performance. Professional development, Recognition and rewards and a team spirit, support and sense of belonging to the company’s goals and plans.

Join us and be part of a diverse team that shapes the future of investment insights.

BCA Rese

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Exécutif(Ve)

    1 week ago

    Montréal, Canada L'Association d'études canadiennes et l'Institut Metropolis Full time

    **Assistant(e) Administratif(ve) et Exécutif(ve) **_(English follows) _ L'Association d'études canadiennes et l'Institut Metropolis recherchent un(e) professionnel(le) en administration qui soit expérimenté(e), organisé(e) et qui a le souci du détail en vue d’assister notre président/PGD et d'effectuer les diverses tâches administratives qui lui...

  • Assistant(E) Exécutif(Ve) Du Cdo

    6 days ago

    Montréal, Canada Foodtastic Full time

    **À propos de nous** Fondé en 2016, Foodtastic est une des plus grandes compagnies de restaurants au Canada. Durant les 4 dernières années, les ventes totales de l’ensemble des restaurants est passée de 50mm de $ à plus de 750mm de $. Notre portfolio de 23 chaînes de restaurants inclus Milestones, Second Cup, Pita Pit, La Belle et La Bœuf et les...

  • Assistant(E) Exécutif(Ve) Au CEO

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Northvolt Full time

    **Assistant(e) exécutif(ve) au CEO & CFO** Nous recherchons un(e) assistant(e) exécutif(ve) passionné(e) et visionnaire pour soutenir l'équipe de direction du PDG et se joindre à nous dans notre mission de contribuer à un avenir plus vert. Le poste fait partie de notre équipe de soutien à l'entreprise basée à Montréal. En nous rejoignant, vous...

  • Adjoint (e) Exécutif (ve) – Contrat / Executive Assistant – Contract

    4 weeks ago

    montréal, Canada CAD Railway Industries Ltd. Full time

    QUI SOMMES-NOUS? CAD Industries ferroviaires est une société québécoise ambitieuse, en activités depuis plus de 60 ans, spécialisée dans la réparation, la conversion et le reconditionnement d’équipements ferroviaires roulant (wagons et locomotives en tous genres) qui avons des ateliers et bureaux à Montréal (secteur Lachine) et en Alberta (sous...

  • Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

    4 weeks ago

    montréal, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

    Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement...

  • Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

    4 weeks ago

    montréal, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

    Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement...

  • Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

    4 weeks ago

    montréal, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

    Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement...

  • (15h Left) Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

    4 weeks ago

    montréal, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

    Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve)

    5 days ago

    Montréal, Canada Le Sanctuaire Du Mont Royal Full time

    Un syndicat de copropriétaires d’un immeuble prestigieux de plus de 200 unités, situé en périphérie de l’arrondissement d’Outremont à Montréal, est à la recherche d’un(e) **adjoint(e) exécutif(ve) **avec expérience significative en comptabilité et, si possible, en gestion de copropriété. **Sommaire des tâches et des...

  • Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

    Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel...

  • Adjoint (e) Exécutif (ve) - Contrat / Executive Assistant - Contract

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada CAD Railway Industries Ltd. Full time

    QUI SOMMES-NOUS? CAD Industries ferroviaires est une société québécoise ambitieuse, en activités depuis plus de 60 ans, spécialisée dans la réparation, la conversion et le reconditionnement d’équipements ferroviaires roulant (wagons et locomotives en tous genres) qui avons des ateliers et bureaux à Montréal (secteur Lachine) et en Alberta (sous...

  • Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

    4 weeks ago

    montréal, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

    Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement...

  • Assistant (E) Exécutif(Ve)

    1 week ago

    Montréal, Canada CS Canada Full time

    **Description de l'entreprise**: CS Group Canada, une filiale de CS Group, est un leader dans le développement et la certification de systèmes critiques pour la sécurité dans les industries de l'aérospatiale, de l'électrique et de la conduite autonome. Rejoindre CS Group Canada est une opportunité unique de travailler sur des systèmes technologiques...

  • Assistant (E) Exécutif(Ve)

    1 week ago

    Montréal, Canada CS Group Full time

    Temps plein - Département: Fonctions Support **Description de l'entreprise**: CS Group Canada, une filiale de CS Group, est un leader dans le développement et la certification de systèmes critiques pour la sécurité dans les industries de l'aérospatiale, de l'électrique et de la conduite autonome. Rejoindre CS Group Canada est une opportunité unique...

  • Executive Assistant

    3 weeks ago

    Montréal, Canada Itergy Full time

    **Executive/Administrative Assistant** **Offices located downtown Montreal (McGill metro station) | Group insurance available from day 1 | Competitive salary and quarterly paid bonus** Itergy is seeking a bilingual and pro-active Executive/Administrative Assistant who is highly organized, a customer service oriented professional to support our CEO and CTO...

  • Adjoint-e Exécutif-ve

    3 weeks ago

    Montréal, Canada ALTO Full time

    Chez Alto, nous ne construisons pas seulement des chemins de fer; nous façonnons l’avenir du transport passagers. Nous nous engageons à innover, à assurer la sécurité des voyageurs et à mettre le développement durable au centre de nos décisions. Nous révolutionnons l’industrie ferroviaire au Canada. Êtes-vous prêt à entreprendre un défi...

  • Executive Assistant

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Stratega CPA Full time

    We are seeking an experienced and highly motivated Executive Assistant. **Responsibilities**: - Provide high-level administrative support to the President, managing schedules, meetings, correspondence, and projects. - Handle confidential information with discretion and professionalism. - Assist in product-related tasks, including overseeing product details...

  • Executive/administrative Assistant

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Itergy Full time

    **Executive/Administrative Assistant - French Description will follow** **Offices located downtown Montreal (McGill metro station) | Group insurance available from day 1 | Competitive salary and quarterly paid bonus** Itergy is seeking a bilingual and pro-active Executive/Administrative Assistant who is highly organized, a customer service oriented...

  • Executive/administrative Assistant

    1 week ago

    Montréal, Canada Itergy Full time

    **Executive/Administrative Assistant - French Description will follow** **Offices located downtown Montreal (McGill metro station) | Group insurance available from day 1 | Competitive salary and quarterly paid bonus** Itergy is seeking a bilingual and pro-active Executive/Administrative Assistant who is highly organized, a customer service oriented...

  • Adjoint(e) exécutif(ve)

    4 weeks ago

    montréal, Canada DS Avocats Full time

    À propos de DS Avocats(English message will follow)DS Avocats est un cabinet juridique international reconnu pour son excellence et son engagement envers ses client(e)s. Avec plus de 400 professionnel(le)s répartis dans 25 bureaux à travers le monde, nous offrons une expertise unique en droit des affaires, fiscalité, litige et droit du travail....