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Adjoint(E) Aux Doyens Et Coordonnateur

4 weeks ago

Ottawa, Canada Saint Paul University Full time

**Unité administrative**:

- Facultés des sciences humaines et de philosophie et faculté de théologie

**Superviseur**:

- Doyenne, Facultés des sciences humaines et philosophie

**Heures**:

- 35.00

**Fonctions**:
**Titre du poste:
Adjoint(e) aux bureaux des doyens et coordonnateur (-trice) des programmes

**Numéro de concours**:
19-2023

**Service**:
Facultés des sciences humaines et de philosophie et faculté de théologiee

**Supérieur immédiat**:
Doyenne - Facultés des sciences humaines et de philosophie

**Type d’emploi**:
Permanent, Temps plein (syndiqué)

**Horaire de travail**:
35 heures par semaine

**Échelle salariale**:
Niveau 6, (52 606 $ - 66 441 $)
- Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte._

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, sciences humaines et de philosophie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

**RÉSUMÉ DES FONCTIONS**

L’adjoint(e) aux bureaux des doyens et coordonnateur(-trice) des programmes est un poste clé qui vise à soutenir le fonctionnement administratif des bureaux des doyens et des facultés de sciences humaines et de philosophie ainsi que la faculté de théologie, et à assurer le bon fonctionnement et une coordination efficace des programmes et des cours.

**FONCTIONS PRINCIPALES**

**Soutien administratif aux bureaux des doyens et aux facultés**
- Gérer toutes les demandes de réunion (reçues et envoyées) figurant à l’ordre du jour des doyens;
- Anticiper et engage toutes les procédures liées aux horaires dans les contrats des professeurs (demandes de promotion, de congé sabbatique, etc.);
- Collaborer avec les doyens sur des projets spéciaux;
- Fixer le calendrier des réunions du conseil de faculté; organise, coordonne et prépare la documentation pertinente pour les réunions et rédige les procès-verbaux;
- Planifier et organiser les réunions des différents comités des facultés : comité exécutif, conseil de faculté, comité de sélection (professeurs à temps plein et personnel administratif) et comités _ad hoc_; s’assure que la documentation nécessaire pour toutes les réunions est exacte et mise à la disposition des membres des comités;
- Administrer les programmes d’assistant d’enseignement et de travail-études afin de répondre aux besoins des facultés;
- Traduire de courts documents et des communications en anglais ou en français;
- Représenter les facultés au sein de certains comités.

**Administration des ressources financières**
- Agir en tant que personne-ressource administrative et financière pour les doyens, les professeurs et le personnel.
- Anticiper les besoins des facultés et effectue les achats nécessaires;
- Appuyer les doyens dans la gestion du budget des écoles et des services des facultés, en fournissant des recommandations analytiques et opérationnelles pour l’amélioration de l’efficacité
- Coordonner le processus annuel de consultation budgétaire.
- Suivre les dépenses durant l’année budgétaire. Signaler les dépassements des dépenses dans les comptes, acquérir les informations pertinentes et suggérer des actions correctives.
- Analyser les procédures administratives des facultés et recommander des changements aux doyens, si nécessaire.
- Signer, au nom des doyens, les demandes de remboursement au nom de la doyenne, tout en respectant les budgets appropriés.

**Administration d**es ressources humaines**
- Préparer les contrats des professeurs à temps partiel et assure la préparation des contrats des professeurs en veillant à ce qu’ils soient conformes au règlement de l’Université (environ 140 à 150 par année).
- Coordonner la rédaction des contrats spéciaux avec le service des ressources humaines;
- Veiller à l’affichage des postes de professeurs et de personnel administratif en collaboration avec le service des ressources humaines et assure le suivi nécessaire;
- Créer et tenir à jour les dossiers des professeurs et des professeurs à temps partiel, en toute confidentialité;
- Créer et tenir à jour un dossier d’évaluation de cours pour chaque professeur et pour chaque professeu

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