Coordonnateur(Trice) de Service

6 months ago

Vald'Or, Canada Ace Services Mécaniques Full time

**Nature** **du** **poste**:

- À titre de coordonnateur de service pour le groupe ACE Services mécaniques, votre rôle sera de supporter les opérations dans ses activités courantes en partenariat avec Épiroc, en apportant votre assistance, afin de veiller aux bons fonctionnements de ceux-ci. Votre travail s’effectue tout en respectant les procédures et politiques d’ACE Services Mécaniques. Vous adhérez à la vision, à la mission et aux valeurs de l’entreprise.

**Tâches** **et** **responsabilités**:

- #1 Suivis des projets et assistance
- Gérer les relations, les attentes, et la satisfaction des clients tout au long des projets;
- Assurer la communication entre ACE et Épiroc, autant au niveau des opérations que de ladministration;
- Assurer le suivi des projets en cours;
- Travailler en collaboration avec le gestionnaire de projets pour planifier et coordonner les activités principales de l’équipe et les besoins de main-d’œuvre;
- Participer à la prise de décisions et émettre des recommandations quant aux problèmes courants en vue de développer des améliorations continues dans le but d’atteindre les objectifs du projet;
- Assister dans la préparation des dossiers de facturation, classer les bons de travail, réquisitions d’achat et feuilles de temps correspondants;
- Assister le gestionnaire de projets dans sa planification de réunions;
- Accueil et intégration des nouveaux employés avec le département des ressources humaines;
- Commande d’équipements avec Épiroc;
- Commande d’équipements de protection individuel avec le département de Santé et Sécurité;
- Gestion des réservations de vols et de chambres;
- Assurer l’inscription et les suivis des formations sur les divers sites miniers;
- Gestion d’inventaire des équipements informatiques et outils avec le gestionnaire de projets;
- #2 Vérification des feuilles de temps et autres demandes liées à la paie
- Vérifier l’exactitude des feuilles de temps en sassurant que les informations des feuilles de temps concordent avec celles du bon de travail interne et la demande du client;
- Sassurer davoir les journées complètes des employés à entrer au système et vérifier que les heures balancent (incluant les totaux);
- Sassurer que les codes et les bons de travail inscrits sur les feuilles de temps représentent les travaux réellement effectués;
- Sassurer que les feuilles de temps ont été approuvées par le gestionnaire de projet;
- Faire le suivi des primes;
- Faire le suivi des comptes de dépenses (compte associé à une facture);
- Faire le lien entre les employés, le département de la paie et les ressources humaines (demande de vacances, comptes de dépenses, etc.).
- Faire la saisie des feuilles de temps au système. #3 Traitement des bons de travail
- Faire louverture des bons de travail selon les procédures mises en place;
- Sassurer que les bons de travail sont fermés dès que les travaux sont terminés, faire le suivi avec le chargé de projet;
- Effectuer lanalyse du rapport des BT courus pour sassurer que tous les BT à facturer ont été traités.
- #4 Préparation de la facturation
- Participer au processus de facturation des clients;
- Mettre à jour les détails du BT selon les nouvelles informations saisies sur les feuilles de temps;
- Faire l’ouverture des bons de travail selon les procédures mises en place;
- Préparer les BT à facturer pour lapprobation au gestionnaire de projet;
- Préparer les fiches clients et faire les ouvertures de comptes clients;
- Sassurer que toutes pièces justificatives telles que les feuilles de temps, les factures, la soumission, etc. soient numérisées dans le système _Maestro_;
- Rédiger les soumissions, les faire approuver et les faire parvenir aux clients à la demande du gestionnaire de projet;
- Faire parvenir les dossiers de facturation lorsqu’ils sont terminés et approuvés par le gestionnaire de projet à la comptabilité pour la facturation finale;
- Procéder à des corrections à la demande du chargé de projet;
- À la demande du responsable de la facturation, communiquer avec les clients pour les comptes en souffrance;
- Faire parvenir les factures des fournisseurs au siège social;
- Assurer le suivi des heures facturables et non facturables, et autres dépenses associées aux différents projets;

5 Autres tâches connexes
- Classer les documents comptables, la correspondance et autres informations;
- Assurer le respect des politiques et procédures internes, y compris toutes les pratiques en matière de santé et sécurité au travail;
- Effectuer la traduction de documents (français/anglais);
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique, transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées;
- Autres tâches connexes.

**Exigences** **du** **poste**:

- Détenir de 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Posséder un

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