Administrative Assistant/assistant(E) Administratif

2 weeks ago

Quebec City, Canada Canadian Nuclear Laboratories (CNL) Full time

DUTIES
Functions and responsibilities include but are not limited to the following:
To provide support for tritiated heavy water project work.
- Maintain accurate office records and files/follow-up system for outstanding issue.
- Prepare correspondence, minutes, action lists; and prioritize commitments
- Review incoming correspondence about the project and electronic mail and take appropriate action.
- Reviewing and updating inventory records
- Analysis data entry in the system

Coordinating the workflow of La Prade Section Head and team in assistance to the business coordinator
- Manage scheduling of meetings and appointments
- Coordinate meetings, such as booking rooms, sending invites, ordering catering
- Review incoming correspondence and electronic mail and take appropriate action.
- Prepare correspondence, minutes, action lists; and prioritize commitments
- Track and follow-up on actions placed on La Prade Section head and other division staff
- Act as liaison between La Prade Section head/Manager and division staff
- Arranging/coordinating travel
- Maintain accurate office records and files/follow-up system for outstanding issue
- Support for tasks related to the Heavy Water inventory databases, sampling, sales, and transports.

Provide support with protected sensitive Human Resource / Finance / Security / dosimetry / Radiation protection information
- Handle sensitive and confidential information pertaining to all levels of Departmental and/or Divisional staff
- Classification and submission of invoices (Non-PO and PO related) to Accounts Payables
- Prepare iReq’s for quotes and/ or purchase orders for work material/ tools/ equipment/ PPE&C and services contract for La Prade site
- With Group 1 Radiation Surveyor, manage information regarding Dosimetry TLDs. Responsible to ship and receive the TLDs and ensure forms are completed and send to CNL Dosimetry department.
- Recording the bubblers system data in the database
- Uploading the Radiation Protection Compliance Reports for LaPrade

Responsible for regular (non RAM) shipments and receipts on site
- Prepare shipping documentation and receiving reports adhering to CNL's document standards and rules (formats, storage and numbering protocols).
- Wrap and secure the material, equipment or instrument to ship
- Verify the material, equipment or instruments received on site and take appropriate action.

**Day to day office administrative duties**:

- Tracking and ordering supplies
- Photocopying/printing
- Submitting maintenance/IT requests
- Translate variety of work (procedures, instructions, SOW, reports) documents from French to English or English to French.
- Ensuring reports meet CNL standards
- Follow health and safety rules.
- Performs other tasks as needed.

QUALIFICATIONS
Education
- Secondary School Graduation
- Post-secondary training in Business Administration an asset

Experience
- Two years of experience in an administrative assistant role, or the equivalent

Abilities and Skills
- Proficiency in MS Office with expertise in Microsoft Word, PowerPoint and most important with Excel
- Detail oriented and comfortable working in a fast-paced office environment
- Excellent written communication skills in both French and English Language
- Superior organization skills and dedication to completing projects in a timely manner
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- Attention to detail and problem solving skills
- Can work independently without supervision
- Must be "Team" oriented with demonstrated ability to work well with others and promote positive work environment. Demonstrated leadership skills with ability to train and develop others.
- Demonstrates tact, diplomacy, trust, and discretion in handling of sensitive and confidential information

Job/Industry Specific Knowledge
- Knowledge of office management systems and procedures
- Experience in, or willingness to be trained in, the use of CNL business systems: ORACLE, ATOM, etc.
- Must have a Class 5 driver’s license.

FONCTIONS
Les fonctions et responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit:
Soutien administratif pour les travaux du projet d'eau lourde tritiée.
- Maintenir les dossiers en ordre/ système de suivi en cas de problèmes.
- Préparer la correspondance, les rapports de réunions, les listes d'actions ; et prioriser les engagements.
- Examiner la correspondance entrante concernant le projet et le courrier électronique et prendre les mesures appropriées.
- Révision et mise à jour des registres d'inventaires.
- Saisie des données d'analyse dans le système.

Coordonner le flux de travail du chef de section et de l'équipe de La Prade en assistance à la coordonnatrice.
- Gérer la planification des réunions et des rendez-vous.
- Coordonner les réunions, telles que la réservation de salles, l'envoi d'invitations, la commande de service de restauration.
- Examiner la correspondance entrante et le courrier él

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    5 days ago

    Quebec City, Canada Gestion AMR Full time

    ** Vous devez habiter au Canada afin de pouvoir postuler sur cet emploi ** L'un de nos clients est à la recherche d'une personne qui aime la saisie de données, le travail de bureau, la paperasse ! Tu détiens au DEC en bureautique (ou un DEP) ? Tu es à l'aise avec la suite Office ? Tu es allumé ? Tu n'as pas peur de faire des heures supplémentaires au...

  • Administrative Assistant

    4 days ago

    Quebec City, Canada Royal Bank of Canada Full time

    **Come Work with Us!** At RBC, our culture is deeply supportive and rich in opportunity and reward. You will help our clients thrive and our communities prosper, empowered by a spirit of shared purpose. Whether you’re helping clients find new opportunities, developing new technology, or providing expert advice to internal partners, you will be doing work...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    1 day ago

    Quebec City, Canada Jouet KID Full time

    **Jouet K.I.D.,** l'un des plus important importateur et distributeur de jeux et jouets au Canada. Fiers d’être Québécois, nous nous sommes bâtis une réputation d’excellence parmi les acteurs internationaux. Nous sommes à la recherche d’un ou d’une adjoint(e) administratif(ve) aux ventes pour poursuivre notre mission. Principales tâches: -...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Unica Insurance Full time

    Job Posting Title: Administrative Assistant Status: Regular **Job Description**: Sous l’autorité immédiate du vice-président-Courtage et chef de l'exploitation de l'Unique et Unica, le titulaire assure un soutien technique dans l’exécution des travaux à caractère administratif. Vous vous démarquez par votre sens de l'initiative,...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Québec Parmentier inc Full time

    **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)** Tu aimes **l’agriculture** ? Tu es **responsable et débrouillard(e)** ? Viens rejoindre notre équipe dynamique et motivée ! Regroupant plus de 25 familles de producteurs des pommes de terre, Québec Parmentier est la plus importante organisation de mise en marché de pommes de terre au Québec. Leader reconnu dans son...

  • Assistant(E) Technique en Pharmacie

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Pharmacie C. Dupuis-Brousseau, D. Vermette et E. Lambert Full time

    **Assistant(e) technique en pharmacie recherché(e)!** Le Uniprix de la 1ère avenue a une nouvelle administration! Nous sommes à la recherche d'un ou d'une assistant(e) technique en pharmacie pour se joindre à nous. Équipe de laboratoire stable, jeune et accueillante en plus! Temps partiel pour soirs et fins de semaine entre 8h et 20h/semaine selon ton...

  • Adjoint Administratif/adjointe Administrative

    4 days ago

    Quebec City, Canada Cogir Full time

    Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain pour l’humain » est au cœur de notre approche et de la philosophie corporative. Par ailleurs, le succès que connaît COGIR Immobilier repose sur le bon travail d’équipe entre les différents services et sur toutes les personnes qui se...

  • Assistant Administratif

    5 days ago

    Quebec City, Canada ROTHO BLAAS SRL Full time

    Nous sommes une équipe de plus de 500 collaborateurs dans plus de 50 pays du monde. Pour la construction en bois, nous développons des produits et des services innovants, durables et tournés vers l’avenir. Nous sommes une entreprise familiale active au niveau global, avec un cœur alpin à l’esprit international et nous sommes aux côtés de nos...

  • Adjoint Administratif

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Ortec Group Full time

    **Descriptif**: Tu recherches un poste clé qui te permettra de contribuer activement aux opérations au sein d’une équipe dynamique et motivée ? Tu souhaites travailler dans une entreprise internationale en pleine croissance et proche de ses employés ? Notre place d'affaires **Ortec Environnement Services de St-Rémi**, spécialisée dans le domaine...

  • Adjoint Administratif/adjointe Administrative

    5 days ago

    Quebec City, Canada Cogir Full time

    Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain pour l’humain » est au cœur de notre approche et de la philosophie corporative. Par ailleurs, le succès que connaît COGIR Immobilier repose sur le bon travail d’équipe entre les différents services et sur toutes les personnes qui se...

  • Adjoint Administratif/adjointe Administrative

    7 days ago

    Quebec City, Canada Jardins Le Flandre Full time

    **À Québec**: **Entreprise** : Jardins Le Flandre **Statut** : Poste disponible **Type** : Temps plein, **Quart de travail** : Jour **Salaire** : À discuter **Catégorie** : Administration **Lieu de travail** : Québec **Sommaire du poste**: Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain...

  • Adjoint Administratif/adjointe Administrative

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Jardins Le Flandre Full time

    **À Québec**: **Entreprise** : Jardins Le Flandre **Statut** : Poste disponible **Type** : Temps plein, **Quart de travail** : Jour **Salaire** : À discuter **Catégorie** : Administration **Lieu de travail** : Québec **Sommaire du poste**: Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain...

  • Adjoint Administratif/adjointe Administrative

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Jardins Le Flandre Full time

    **À Québec**: **Entreprise** : Jardins Le Flandre **Statut** : Poste disponible **Type** : Temps plein, **Quart de travail** : Jour **Salaire** : À discuter **Catégorie** : Administration **Lieu de travail** : Québec **Sommaire du poste**: Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 days ago

    Quebec City, Canada Boite à science - Technoscience Québec et Chaudière-Appalaches Full time

    **LA BOITE À SCIENCE A BESOIN DE TOI!** **Adjoint(e) administratif (tive) recherché(e)** **Temps plein, 35 heures par semaine** **Pour contribuer à l’apprentissage scientifique des jeunes de 4 à 17 ans, il te faut joindre notre équipe!** **La Boite à science, c’est quoi?** La Boite à science est à la recherche d’un(e) adjoint(e)...

  • Adjoint/e Administratif

    1 week ago

    Quebec City, Canada Groupe Sogitex Full time

    Tu recherches une entreprise stimulante, pleine de projets et d’opportunités? Une entreprise qui prône la reconnaissance, l’engagement et l’humain? **Continue de lire, c’est ce que nous avons à t’offrir!** **L’adjoint/e administratif (ve)** à pour rôle de venir en support au département d’entretien ménager/conciergerie pour toutes les...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    4 days ago

    Quebec City, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve)

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Ortec Group Full time

    **Descriptif**: Tu recherches un poste clé qui te permettra de contribuer activement aux opérations au sein d'une équipe motivée? Tu souhaites travailler dans une entreprise dynamique et familiale, proche de ses employés? Notre place d'affaires **Ortec Environnement Services de Jonquière**, spécialisée dans le domaine du Nettoyage Industriel...

  • Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve)

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Ortec Group Full time

    **Descriptif**: Tu recherches un poste clé qui te permettra de contribuer activement aux opérations au sein d'une équipe motivée? Tu souhaites travailler dans une entreprise dynamique et familiale, proche de ses employés? Notre place d'affaires **Ortec Environnement Services de Lévis**, spécialisée dans le domaine du Nettoyage Industriel recrute...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    6 days ago

    Quebec City, Canada Ministère de la Justice du Québec Full time

    **Agent(e) de secrétariat au contentieux du Procureur général du Québec** Un emploi est à pourvoir au **palais de justice de Québec,** situé dans le **quartier Saint-Roch **en plein cœur du centre-ville près des **quartiers Montcalm.** **Au quotidien** Au cœur de l’action gouvernementale, l’agent(e) de secrétariat au contentieux assure le...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 days ago

    Quebec City, Canada CPE LA BECQUÉE - CPE-BC DES PETITS POMMIERS Full time

    Adjoint(e) administratif(ve) recherché(e) CPE LA BECQUÉE - CPE-BC DES PETITS POMMIERS Voici ce que nous avons à vous offrir: - Un milieu de vie valorisant et enrichissant; **13 jours fériés;**: - Un climat de collaboration et d’entraide (coach); Des journées de maladie; - Un milieu de travail riche et stimulant où chacun **Régime de retraite à...