Office Manager
3 weeks ago
DescriptionWe are recruiting our Office Manager to join our small team of 4 based in Little Italy, Montréal.
Your mantra : Uplifting customers experience
**What you'll be doing**:
- Office management:
- Answer all calls, take messages and direct to appropriate person in the team
- Purchase office supplies and other consumables required for the shop
- Book induction training for new customers
- Issue shipping labels and associated pro forma/commercial invoices for packages sent from/to the office
*
- Invoicing & receivables:
- Create & issue invoices to support sales reps and service shop
- Follow up with customer for payment of invoices through credit card, wire transfer, cheques and ACH.
- Create and maintain customer folder with all invoices, receipts and other relevant documents to each customer
- Record all invoices and payments in the sales book
*
- Accounting & Bank:
- Maintain company ledger in accordance with CPA firm requirement for annual statements
- Record all bank account and credit cards statements
- Make all payments (suppliers, credit card balance, salaries, DAS, )
- Manage daily operations with company banks (US & Canada) to ensure that all payment methods are available to customers & company employees
*
- Tradeshows and Meet&Greet:
- Organize company representation at tradeshows
- Manage registration process
- Book flight and accommodation for employees
- Purchase giveaways
- Book all shipments & handling services of equipment and samples from/to tradeshows
**Who you are**:
- You are customer-centric
- You are a team player and facilitator
- You take initiatives
- You are autonomous and rigourous
- You keep track of your work and report regularly
**What you have**:
- 5 year's experience in similar role, including bookkeeping responsibilities
- Bilingual English & French, oral and written
- Knowledge and experience in bookkeeping software
**Perks**:
- Full time flexible hours 30-40h/week over 4 to 5 days, hybrid possible
- Paid holidays (negociable for 2024)
- 5mn walk from Métro De Castelnau, Jean Talon Market and Jarry Park - we are scheduled to move to a new place 3mn walking distance from Mont-Royal Métro station during summer 2024.
**Salary**:
30$/hour depending on experience
- Nous recrutons un(e) gestionnaire de bureau pour se joindre à notre petite équipe de 4 personnes basée dans la Petite Italie, à Montréal.
Votre mantra : Améliorer l'expérience des clients
**Ce que vous ferez**:
Gestion du bureau:
- Répondre à tous les appels, prendre les messages et les transmettre à la personne appropriée de l'équipe.
- Acheter les fournitures de bureau et autres consommables nécessaires à l'atelier
- Organiser des formations d'initiation pour les nouveaux clients
- Délivrer les étiquettes d'expédition et les factures pro forma/commerciales associées pour les colis envoyés depuis/vers le bureau.
Facturation et créances:
- Créer et émettre des factures pour soutenir les représentants des ventes et l'atelier d'entretien.
- Assurer le suivi avec les clients pour le paiement des factures par carte de crédit, virement bancaire, chèques et ACH.
- Créer et maintenir un dossier client avec toutes les factures, reçus et autres documents pertinents pour chaque client.
- Enregistrer toutes les factures et tous les paiements dans le livre des ventes.
Comptabilité et banque:
- Tenir le grand livre de la société conformément aux exigences du cabinet d'experts-comptables pour les déclarations annuelles.
- Enregistrer tous les relevés de comptes bancaires et de cartes de crédit
- Effectuer tous les paiements (fournisseurs, solde de carte de crédit, salaires, DAS,...)
- Gérer les opérations quotidiennes avec les banques de la société (États-Unis et Canada) pour s'assurer que toutes les méthodes de paiement sont disponibles pour les clients et les employés de la société.
Salons commerciaux et Meet&Greet:
- Organiser la représentation de l'entreprise aux salons professionnels
- Gérer le processus d'inscription
- Réserver les vols et l'hébergement des employés
- Acheter des cadeaux publicitaires
- Réserver tous les services d'expédition et de manutention du matériel et des échantillons depuis et vers les salons.
*
- **Qui êtes-vous ?**:
- Vous êtes centré sur le client
- Vous avez l'esprit d'équipe et êtes un facilitateur
- Vous prenez des initiatives
- Vous êtes autonome et rigoureux
- Vous suivez votre travail et en rendez compte régulièrement
**Ce que vous avez**:
- 5 ans d'expérience dans une fonction similaire, y compris des responsabilités en matière de comptabilité
- Maîtrise de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Connaissance et expérience des logiciels de comptabilité
**Avantages**:
- Temps plein, horaires flexibles 30-40h/semaine sur 4 à 5 jours, hybride possible.
- Congés payés (négociables pour 2024
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Office Manager
1 day ago
Montreal, Canada Hasbro Full timeAre you looking for a unique opportunity to showcase your exceptional administrative skills and be an integral part of a world-class company? Look no further! Hasbro, a leading global play and entertainment company, is seeking a highly motivated individual with strong administrative skills for the position of Executive Administrative Assistant Office...
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Office Manager
1 day ago
Montreal, Canada Hasbro Full timeAt Wizards of the Coast, we connect people around the world through play and imagination. From our genre-defining games like Magic: The Gathering® and Dungeons & Dragons® to our growing multiverse, we continue to innovate and build new ways to foster friendship and connection. That’s where you come in! Are you looking for a unique opportunity to...
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Office Manager
5 days ago
Montreal, Canada Transitapp Full timeWe’re looking for a new head of house. It’s one of those kinda-tricky-to-describe-my-job kinda jobs, which sits somewhere between “operations whiz” and “office wrangler” — not just focused on this-or-that particular task, but about projecting a sense of calm that persists throughout the company. Thanks to your hard work, everyone else at...
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Office Manager
5 days ago
Montreal, Canada Transitapp Full timeWe’re looking for a new head of house. It’s one of those kinda-tricky-to-describe-my-job kinda jobs, which sits somewhere between “operations whiz” and “office wrangler” — not just focused on this-or-that particular task, but about projecting a sense of calm that persists throughout the company. Thanks to your hard work, everyone else at...
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Office Manager
5 days ago
Montreal, Canada Transitapp Full timeWe’re looking for a new head of house. It’s one of those kinda-tricky-to-describe-my-job kinda jobs, which sits somewhere between “operations whiz” and “office wrangler” — not just focused on this-or-that particular task, but about projecting a sense of calm that persists throughout the company. Thanks to your hard work, everyone else at...
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Office manager
7 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.A propos du posteL'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office manager
6 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’Akkodis Editeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019. A propos du poste L'assistant administratif / office manager assurera le...
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Office manager
5 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’Akkodis Editeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019. A propos du poste L'assistant administratif / office manager assurera le...
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Office manager
6 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’Akkodis Editeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.A propos du posteL'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office manager
2 days ago
Montreal, Canada EightSix Network Inc Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.A propos du posteL'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office manager
2 days ago
Montreal, Canada EightSix Network Inc Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.A propos du posteL'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office manager
2 days ago
Montreal, Canada EightSix Network Inc Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.A propos du posteL'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office/HR Manager
2 weeks ago
Montreal, Canada McMillan Full timeWhat You’ll Do : You will oversee the day-to-day administration of the facilities and office services departments and operations of various HR functions in the Montreal office including providing leadership and coaching. You will be a key point person and liaise with the Building Property Management team for any building notices, repairs and...
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Office manager
7 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019. A propos du poste L'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office manager
5 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019. A propos du poste L'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Office manager
6 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’Akkodis Editeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019. A propos du poste L'assistant administratif / office manager assurera le...
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Office manager
7 days ago
Montreal, Canada Akkodis Full timePoste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019. A propos du poste L'assistant administratif / office manager assurera le bon...
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Manager Office Administration and Operations
4 weeks ago
Montreal, Canada The International Air Transport Association Full timeEmployment Type: Permanent Contract Duration: About the team you are joining Reporting to the Assistant Director, Administration, the incumbent will be responsible for promoting a positive office culture and maintaining the overall operations of the IATA Montreal office, while managing the reception, conference center and building maintenance....
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Clerk, Office Management Support
2 weeks ago
Montreal, Canada Fiera Capital Corporation Full timeAt Fiera Capital We invest in creating a culture of purpose that makes our people feel valued, cared for, seen, and heard. Our approach to employee experience is tailored to your needs and ambitions: Your Inclusive Experience: We are committed to cultivating an inclusive, safe, and trusting work environment. Your Growth & Empowerment: We have ambitious...
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Manager, Operations Learning and Development
2 weeks ago
Montreal, Canada Corporate Office Careers Full timePostal Code: Our family of 134,000 employees and franchise affiliates share a collective passion for delivering exceptional shopping experiences and amazing food to all our customers. Our mission is to nurture the things that make life better – great experiences, families, communities, and our employees. We are a family nurturing families. A...