Executive Assistant to Vice Presidents

Executive Assistant to Vice Presidents / Adjoint·e exécutif·ve de vice-présidents Join to apply for the Executive Assistant to Vice Presidents / Adjoint·e exécutif·ve de vice-présidents role at Metro Inc. Type de poste: Permanente Titre du poste: Adjoint·e exécutif·ve de vice-présidents Numéro de la demande: 44979 Catégorie d'emploi: Administration Division: Nat - Direction générale (80069742) Département: Exécutif Lieu de travail: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS) Province: Canada : Quebec Type d'emploi: Permanent Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion Rejoindre Notre Équipe Comporte Ses Avantages Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle Télétravail en mode hybride Régime d’assurances collectives flexibles dès la première journée Régime de retraite très compétitif Politique de vacances généreuse Paie hebdomadaire Programme d’aide aux employé·e·s et à la famille Stationnement gratuit Opportunité de développement professionnel Plusieurs programmes et initiatives en ED&I Bornes de recharge pour voitures électriques CPE en milieu de travail Votre Mission Dans L’équipe Le·la titulaire du poste assiste trois vice-président·e·s en collaboration avec une autre adjointe, et prend une part active à la gestion de plusieurs dossiers relevant des secteurs sous leur responsabilité. Vos responsabilités en tant qu’Adjoint·e exécutif·ve de vice-président Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat, dont la transcription ou rédaction de la correspondance interne et externe et ce, autant en français qu'en anglais. Tient à jour l'agenda de son supérieur. Assiste son supérieur dans la préparation de présentations (conférences, séminaires, etc.). Effectue les arrangements de voyages, les réservations de salles de conférence, prépare les documents requis et équipements nécessaires aux réunions et convoque les participants. Coordonne plusieurs projets spéciaux par l'identification et la cueillette de l'information de même que par la préparation de la documentation requise. Est responsable de l'organisation et de la tenue du système de classement et d'archivage des dossiers administratifs. Produit les comptes de dépenses de son supérieur. Coordonne plusieurs dossiers nécessitant des interventions auprès des membres de la haute direction. Assiste son supérieur dans l'administration de certaines activités para-professionnelles. Voit au bon fonctionnement de l'ensemble du département pour l'arrivée de nouveaux employés, commande fournitures de bureau, l'eau, le papier et effectue la distribution du courrier, etc. Filtre les appels téléphoniques, identifie ceux qui sont urgents et en informe les vice-présidents. Les Qualifications Que Nous Cherchons DEP en secrétariat 10 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat, dont 5 ans dans des fonctions reliées à des membres de la haute direction Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office Bilinguisme essentiel (oral et écrit) Le poste exige de collaborer avec des collègues qui parlent uniquement anglais. Discrétion et disponibilité Capacité d'apprentissage élevée et habilité à interagir avec des intervenants de tous les niveaux hiérarchiques Quelques Atouts Supplémentaires Orientation vers un travail/service de qualité Apprentissage des aspects techniques Gestion du temps Débrouillardise Pensée stratégique Vision des buts principaux Les responsabilités et les relations attribuées à ce rôle peuvent changer si nécessaire pour atteindre les objectifs de METRO. METRO a pris l'engagement d'offrir un environnement de travail inclusif qui reflète les communautés que nous desservons. Ainsi, l'entreprise valorise, respecte et mise sur la diversité des origines, des expériences et des points de vue car elle nous permet d'innover, de prendre de meilleures décisions et de mieux comprendre notre clientèle. Nous considérerons les candidatures qualifiées provenant de tous les horizons afin de constituer la meilleure équipe. Nous vous encourageons à nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement afin que nous puissions vous accommoder. Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue. Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées. #J-18808-Ljbffr