Coordonnateur administratif Gestion immobilière

Sommaire de la fonction
Sous la supervision du Contrôleur financier, le titulaire contribue aux activités d’administration et de gestion immobilière de son service. Il collabore aux nombreux projets spéciaux identifiés par l’organisation et/ou par son service. Il s’assure de l’aspect confidentiel des différentes ententes et dossiers. Il participe à la préparation et à la négociation de différentes ententes contractuelles (baux, ententes supplémentaires, cessions, contrats divers, permis, etc.) avec les partenaires commerciaux de Aéroport de Québec inc. (« YQB ») et s’assure du respect de diverses clauses de nature légale et financière. Il est responsable des modifications et des renouvellements avec les partenaires, le cas échéant. Il effectue des recherches, investigations et analyses financières en lien avec les transactions en cours dans son service.

De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’Intégrité; l’Efficience; la Collaboration et le Souci du Client, en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.

Détail des responsabilités

Préparer et négocier différentes ententes contractuelles

Préparer, rédiger, modifier des baux, des contrats, des renouvellements, des prolongations, des cessions et autres documents reflétant les conditions et obligations découlant de la location des biens immobiliers aéroportuaires, conformément à la matrice de délégation, aux directives et politiques et transmettre l’information pertinente aux différents services concernés;

Préparer des appels d’offres, la réception de soumissions, le montage des dossiers d’analyse et d’évaluation et la mise en forme des documents décisionnels;

Saisir les données des conventions de revenus existantes et ententes diverses dans le système AARMS.

S’assurer du respect de diverses clauses de nature légale et financière

Assurer l’administration des contrats, ententes, conventions de revenus existantes tels que les baux, permis, protocoles, ententes supplémentaires aux baux, etc. via les rapports de rappel;

Assurer le respect contractuel des ententes avec les locataires ou partenaires et exercer le suivi des obligations juridiques et autres des parties;

Assister dans tout litige relatif à des problèmes d’interprétation des clauses monétaires et non monétaires du bail, de perception quant au recouvrement des loyers, des taxes foncières, de l’entretien ou autres.

Prendre en charge les modifications, les demandes et les renouvellements avec les partenaires

Analyser les demandes de location conformément au plan de développement, plan directeur, bail foncier, règlementations, normes en vigueur, etc. et, s’il y a lieu, préparer les offres de location servant de document de base à la préparation des baux immobiliers;

Coordonner l’ensemble des activités entourant l’accueil et l’intégration de nouveaux locataires auprès des divers services internes et intervenants externes concernés dont la planification et la coordination des activités d’aménagement et de déménagement;

Participer au suivi administratif et qualitatif des projets immobiliers locatifs en s’assurant du respect des budgets et échéanciers;

Collaborer à l’analyse des demandes de modification des documents légaux soumis par les locataires telles que les demandes de cession, de financement hypothécaire, de modification des usages ou des superficies, interpréter les clauses des divers documents contractuels et émettre les ententes supplémentaires afférentes;

Collaborer à l’ensemble des activités entourant la fin d’un bail dont entre autres, l’inspection des lieux loués, les actions correctrices à poser, la démolition d’un bâtiment, la décontamination d’un terrain, etc.;

Coordonner avec la Coordonnatrice Plan et données techniques la mise à jour des plans et des inventaires locatifs à la suite d’ajouts d’installations, d’ajouts ou modifications aux installations existantes y compris les plans de cadastre des terrains et effectuer la mise à jour des inventaires locatifs dans le système Jmap;

Traiter les diverses demandes ou les plaintes des locataires ou partenaires immobiliers en effectuant les recherches et validations requises; soumettre des recommandations et assurer les suivis requis auprès des divers intervenants internes et/ou externes;

Assurer l’exactitude de l’information immobilière sur le site internet en maintenant à jour les fiches techniques des locaux, immeubles ou terrains;

Établir et maintenir des relations interpersonnelles et d’affaires avec les services aéroportuaires (internes et externes) en ce qui a trait aux services à la clientèle requis par les ententes contractuelles.

Effectuer diverses tâches administratives au sein du service immobilier

Assister aux comités hebdomadaires et mettre en action les instructions du Contrôleur financier lorsque requis;

Préparer toute correspondance documentation et présentation à partir de notes dictées ou manuscrites;

Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes;

Organiser, participer, dresser les comptes rendus des réunions du « CUPA », faire approuver les recommandations par les membres, transmettre les commentaires aux locataires et soumettre la décision du « CUPA »;

Assister la direction auprès de divers comités, forums, organismes, instances municipales en lien avec le développement immobilier aéroportuaire;

Préparer les rapports trimestriels « Baux-Taxes » pour Services publics et Approvisionnement Canada « SPAC » concernant toutes les modifications immobilières de la période visée;

Préparer les rapports biannuels de conventions de revenus existantes pour Transports Canada;

Participer activement aux efforts de création, maintien et amélioration des processus, politiques, procédures et standards internes;

Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions;

Répondre aux demandes de renseignements reçus par téléphone et par courrier électronique;

Établir et tenir des systèmes informatisés de classement des dossiers;

Assister à différentes formations pertinentes dans le domaine de la gestion immobilière;

Prendre en charge divers projets spéciaux;

Effectuer diverses recherches et analyses dans le cadre de projets de développement immobilier.

Effectuer toutes autres tâches connexes
Qualifications

Études ou équivalence

Diplôme d’études collégiales en techniques juridiques ou administratives ou diplôme dans une discipline pertinente à l’emploi.

Expérience

Trois (3) à cinq (5) ans en soutien administratif à des gestionnaires;

Expérience dans le domaine de l’immobilier, juridique, évaluation immobilière et gestion est considérée comme un atout.

Autres connaissances ou formations

Très bonne connaissance de la Suite Office de Microsoft (Excel, Word et PowerPoint).

Langues parlées et écrites

Maîtrise du français;

Maîtrise de l’anglais.

COMPÉTENCES

Compétences essentielles – Valeurs YQB

Intégrité;

Orientation vers les résultats;

Esprit d’équipe et de collaboration;

Service à la clientèle.

Compétences générales

Capacité à travailler plusieurs dossiers à la fois;

Respect de la confidentialité;

Compréhension de documents à caractère légal;

Capacité de conseil;

Excellentes capacités rédactionnelles;

Vivacité d’esprit et proactivité;

Professionnalisme tant au niveau interpersonnel que dans l’exécution du travail.

Compétences de savoir-être

Pensée organisée et structurée;

Jugement;

Capacité de travail sous pression;

Autonomie;

Rigueur, souci de la qualité et du détail;

Communication interpersonnelle;

Gestion des priorités;

Respect des échéanciers.