Accountancy and Payroll Clerk

4 weeks ago


Ottawa, Canada Toronto Film School Full time

Poste: Administrateur·trice de paie et des comptes débiteurs

Heures de travail: Poste à temps partiel, 20 heures par semaine, du lundi au vendredi

Salaire: 21$/heure

Sous la responsabilité du/de la: Directeur·trice des finances

Ce poste est syndiqué CUPE4943 en tant que poste A1.

Description du poste

Il s’agit d’un poste étudiant à temps partiel en tant qu’administrateur·trice de paie et des comptes débiteurs, sous la responsabilité du ou de la directeur·trice des finances. Ce poste établit les fiches de paie pour nos employé·e·s, y compris les membres du personnel, les membres de l’Exécutif et les gestionnaires. Il gère également la documentation et les transactions nécessaires à la bonne administration financière et à l’audit de la paie.

L’employé·e disposera d’un bureau dans le Centre universitaire et pourra bénéficier du droit à travailler à distance jusqu’à 40% des heures, conformément à la Politique du télétravail du SÉUO.

Responsabilités

Les responsabilités de l’administrateur·trice de paie comprennent notamment les tâches suivantes:

  • Enregistrer avec précision les données salariales bihebdomadaires.
  • Envoyer un courriel bihebdomadaire aux gestionnaires pour tout changement dans la période de paie en cours (ex. employé·e·s entrant·e·s, licencié·e·s ou promu·e·s) avant d’effectuer la paie.
  • Collaborer avec l’équipe pour contrôler et vérifier les récapitulatifs de paie, y compris pour traiter les éventuelles incohérences.
  • Assurer le suivi des employé·e·s à qui il manque des informations provenant des RH (ex. TD1 provinciaux et fédéraux, lettre d’offre et chèque annulé) afin de compléter les dossiers des employé·e·s et de traiter leur paie dans les délais impartis.
  • Tenir à jour les dossiers des employé·e·s dans Humi, y compris les embauches et les licenciements.
  • Mettre en place le service de paie de groupe dans Humi de manière à ce qu’il soit conforme aux exigences de l’organisation en matière de rapports internes.
  • Se coordonner avec le Département des RH pour garantir l’exactitude des données relatives aux employé·e·s.
  • Gérer les systèmes électroniques de chronométrage.
  • Vérifier les heures payables, les augmentations de salaire et les déductions.
  • Suivre les feuilles de temps non approuvées avec les gestionnaires ou les superviseur·e·s avant de procéder à la paie.
  • Procéder à un examen approfondi des paies avant l’approbation finale.
  • Préparer, émettre et fournir des déclarations de revenus, des fiches de paie et des formulaires T4 et T4A.
  • Fournir des informations et répondre aux questions des employé·e·s sur les questions liées aux paies.
  • Fournir une assistance administrative au Département comptable.
  • Mettre en place des contrôles appropriés pour garantir le respect des processus de paie et des exigences législatives, notamment en élaborant et en appliquant des lignes directrices et des procédures en matière de paie.
  • Examiner et rapprocher les relevés mensuels des primes de prestations collectives, rapprocher les primes d’AILD et d’assurance-vie facultative/maladie grave, ainsi que les prestations imposables d’assurance-vie/en cas de décès ou de mutilation par accident.
  • Effectuer le rapprochement mensuel des prestations REER.
  • Préparer et traiter les paiements mensuels SCFP et REER.
  • Identifier et fournir des solutions aux problèmes et/ou préoccupations potentiels en matière de paie, rationaliser les processus et créer des efficiences opérationnelles.
Qualifications:

Le ou l’administrateur·trice de paie possède les compétences et l’expérience suivantes:

  • Doit étudier en premier cycle à l’Université d’Ottawa.
  • Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout.
  • Une disponibilité du lundi au mercredi est nécessaire.
  • Formation en comptabilité, commerce, finances ou expérience professionnelle connexe.
  • Expérience du cycle complet de la paie dans un environnement en évolution rapide.
  • Forte compréhension des normes, des concepts et des logiciels de paie, avec une expérience du traitement de la paie pour une main-d’œuvre diversifiée. L’accréditation de Professionnel en conformité de la paie (PCP) est un atout.
  • Souci du détail, y compris une précision exceptionnelle, une tenue méticuleuse des dossiers et une capacité à résoudre les incohérences de manière efficace.
  • Connaissance des procédures de comptabilité générale.
  • Connaissance des logiciels financiers (Quickbooks, Humi, Plooto sont un atout).
  • Maîtrise de la saisie de données et de la gestion du temps.
  • Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
  • Grand souci du détail et de la précision.
  • Capacité à gérer un volume important de tâches et d’informations.
  • Volonté de travailler dans un environnement dynamique.
  • Être responsable et fiable, capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
  • Une expérience dans le secteur à but non lucratif est un atout.
  • Le leadership et l’expérience dans le cadre d’organisations étudiantes sont un atout.
  • Bonne connaissance du SÉUO et de ses entreprises, activités, clubs, associations, activités, statuts et autres politiques pertinentes pour le poste, un atout.

Le SÉUO s’efforce de promouvoir l’équité et l’inclusion, et s’engage à maintenir une équipe qui reflète la diversité de la communauté à laquelle nous appartenons. Nous encourageons vivement les personnes noires, autochtones, de couleur, 2SLGBTQ+ et avec un handicap à postuler à nos postes.

Les candidat·e·s doivent envoyer une lettre de motivation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références à HUMI au plus tard le 12 décembre 2024 à 23h59. Veuillez noter qu’étant donné que nous cherchons à pourvoir ce poste dès que possible, les entretiens peuvent avoir lieu sur une base continue et avant la fin de la période de candidature.

#J-18808-Ljbffr

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