Office Manager

4 weeks ago

Montreal, Canada Transit Full time

On est à la recherche d’un nouveau ou d’une nouvelle gardien·ne des lieux. C’est le genre d’emploi qui est compliqué à expliquer au party de Noël familial, à mi-chemin entre prodige des opérations et pilier du bureau : un poste qui requiert autant une aura de calme qui se reflète dans toute l’entreprise qu’une passion pour la diversité des tâches. Grâce à toi, tout le monde chez Transit peut se concentrer sur ses tâches respectives et prendre plaisir à être au bureau, sachant que toutes les petites (et grandes) choses essentielles qui doivent y être faites sont prises en charge par la merveilleuse personne que tu es

Tu relèveras d’Allison (notre Directrice des Ressources humaines et de la Culture) et travailleras en étroite collaboration avec Stéphanie (notre Directrice des Finances et des Opérations) pour faire en sorte que la « vie de bureau » soit au beau fixe. Tu t’assureras du paiement des frais des services de maintenance, du personnel d’entretien et des fournisseurs de services. Tu surmonteras tous les défis logistiques qui surviennent : remettre les livraisons aux bonnes personnes, aider l’équipe des partenariats pour que les cartes des Fêtes soient envoyées à temps et des tas d’autres projets du genre.

Tu es méthodique jusque dans les moindres détails? La logistique n’a aucun secret pour toi? Il n’y a donc aucune personne qui soit plus qualifiée pour ce poste que toi.

Responsabilités

Gérer les petits détails qui font que le bureau est un endroit où les gens aiment venir travailler : coordonner nos dîners-découvertes hebdomadaires, assurer l’abondance de collations et de café dans nos armoires, organiser le bureau d’une manière logique (ça prend quelqu’un qui sait où sont les adaptateurs de prises européennes qu’on utilise presque jamais) et vérifier que tout le monde a les outils et l’équipement nécessaires pour que la vie au travail soit agréable et efficace.
Participer à l’organisation d’événements internes et externes, comme notre party annuel des Fêtes et nos 5 à 7 mensuels, pour nourrir le sentiment d’appartenance à Transit.
Prêter main-forte à l’équipe des partenariats de Transit quant à diverses tâches administratives en lien avec les voyages d’affaires et conférences.
Faire en sorte que ça roule comme sur des roulettes au bureau : prendre les rendez-vous nécessaires auprès d’entreprises externes (comme les entreprises de maintenance et le personnel d’entretien ménager), effectuer le paiement des frais de ces entreprises, maintenir l’inventaire des fournitures de bureau, coordonner les livraisons, etc.
Approuver et rembourser les dépenses et avantages sociaux des employé·e·s.
S’assurer que nos factures sont payées en temps et en heure
Aider à tenir nos livres à jour, partant à la chasse aux factures manquantes comme un·e Indiana Jones de la comptabilité.

✅ Qualités et compétences recherchées

Ton français est plus-que-parfait, tant à l’oral qu’à l’écrit
Ton anglais tient bien la route et tu as déjà travaillé avec des anglophones — 95 % de nos partenaires font affaire dans la langue de Leonard Cohen.
Tu es une personne prodigieusement organisée, tu as la mémoire des noms et tu ne laisses personne sans réponse.
Tu as le souci du détail : tu te souviendras à laquelle des trois Emily de Transit tu dois émettre un remboursement pour ses activités d’équipe.
Tu t’engages à travailler du bureau au moins trois jours par semaine. C’est plus facile de s’occuper de son jardin sur place ‍
Tu as des opinions claires et un point de vue fort sur ce qui permet de maintenir et d’améliorer la culture et l’expérience de vie au bureau. C’est quoi la température ambiante idéale au bureau? 22°C ou 23°C? On a besoin de ta sagesse.
Tu aimes travailler avec les chiffres et les feuilles de calcul Google ne te font pas peur.
Tu es prêt·e à entreprendre des tâches, grandes et petites, qui te sortent de ton train-train quotidien.

Point bonus si…

Tu as de l’expérience dans la gestion d’un bureau, idéalement dans une jeune entreprise et à Montréal.
Tu te passionnes pour les villes, l’urbanisme, le transport collectif, le design, la technologie et les « memes » de qualité (c’est encore mieux s’ils sont sur le transport en commun).

Tu as l’impression que ta candidature serait excellente même si ton profil n’a pas toutes les qualités et compétences requises? N’hésite pas à postuler quand même

Rémunération et avantages sociaux

De 45 000 $ CA à 60 000 $ CA par année, selon l’expérience
Options d’achat de parts dans l’entreprise
Assurance médicale et dentaire
5 semaines de vacances
Semaine de travail de quatre jours à plein salaire (oui oui, vous avez bien lu)
Équipement Apple
Allocation mobilité annuelle de 1 500 $. STM? BIXI? Uber? Vélo électrique? Trottinette? Se passer d’auto c’est payant chez Transit
Un budget pour la formation et le développement professionnel
Une généreuse politique de congé parental et de maternité/paternité. Faut préparer la relève
Horaires de travail flexibles
Un environnement de travail où chacun·e aide l’autre à s’améliorer, dans un esprit d’équipe, pour un projet commun, tout ça en profitant de la plus belle vue de Montréal et/ou [insérer un fond d’écran Zoom funky]
Quand tu seras au bureau, tu seras dans un véritable paradis d'urbaniste: jardins urbains du Mile End, pistes cyclables, stations BIXI, arrêts de bus, une station de métro, une infinité de restaurants, de cafés, de bars, de salles de spectacle, de places à bagels...
Une présentation Dîner-Découverte chaque semaine (repas fourni au bureau)

‍ Parlons diversité

Les transports collectifs sont, plus que tout autre mode de transport, fréquentés en majorité par des femmes et des personnes de couleur. Nous souhaitons nous assurer que cette diversité puisse se refléter dans nos équipes. Nous sommes fermement convaincu·e·s qu’inclure des gens de tous horizons, quel que soit leur genre, origine, orientation sexuelle, âge ou identité nous permet, à terme, de construire une meilleure application.

Nous encourageons les personnes de tous âges, genres, origines et orientations à postuler. Si tu souhaites préciser les pronoms que tu utilises, s’il te plaît mentionne-le lorsque tu nous transmettras ta candidature.

Si la vie t’a donné une perspective unique sur tout ce qui touche au monde des transports (mobilité, accessibilité, urbanisme), n’hésite pas à le mentionner. Ta candidature recevra l’attention qu’elle mérite.

Comment postuler

Envoie-nous ton CV (en français ou en anglais) avant le 17 mai 2024 à emplois+operations@transitapp.com, accompagné d'un message en français contenant les informations suivantes :
- Qui tu es,
- Les 3 principales forces qui font de toi la bonne personne pour le poste,
- Pourquoi tu es intéressé·e à travailler chez Transit.
- Et n'oublie pas d'inclure l'emoji dans la ligne d'objet.
A noter que les candidatures ne respectant pas les instructions pourraient ne pas être prises en considération.

Aussi, comment as-tu entendu parler du poste? Hasard, coïncidence, recherches sur Google en plein milieu de la nuit? On meurt d’envie de le savoir.

  • Office manager

    22 hours ago

    Montreal, Canada Akkodis Full time

    Poste temporaire avec les avantages d’un poste permanent pour un client d’AkkodisEditeur SaaS qui transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. C’est une compagnie avec le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.A propos du posteL'assistant administratif / office manager assurera le bon...

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    6 hours ago

    Montreal, Canada Akkodis Full time

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  • Office manager

    3 hours ago

    Montreal, Canada Akkodis Full time

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  • Office/HR Manager

    7 days ago

    Montreal, Canada McMillan Full time

    What You’ll Do : You will oversee the day-to-day administration of the facilities and office services departments and operations of various HR functions in the Montreal office including providing leadership and coaching. You will be a key point person and liaise with the Building Property Management team for any building notices, repairs and...

  • Office manager

    1 day ago

    Montreal, Canada Akkodis Full time

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  • Office manager

    18 hours ago

    Montreal, Canada Akkodis Full time

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    2 days ago

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    Montreal, Canada The International Air Transport Association Full time

    Employment Type: Permanent Contract Duration:  About the team you are joining Reporting to the Assistant Director, Administration, the incumbent will be responsible for promoting a positive office culture and maintaining the overall operations of the IATA Montreal office, while managing the reception, conference center and building maintenance....

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    At Fiera Capital We invest in creating a culture of purpose that makes our people feel valued, cared for, seen, and heard. Our approach to employee experience is tailored to your needs and ambitions: Your Inclusive Experience: We are committed to cultivating an inclusive, safe, and trusting work environment. Your Growth & Empowerment: We have ambitious...

  • Clerk, Office Management Support

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    Montreal, Canada Fiera Capital Full time

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    Montreal, Canada Fuze Logistics Services Inc Full time

    Account Manager - Montreal Office Fuze Logistics Services is a next generation 3PL headquartered in Montreal, with offices across North America, leveraging cutting-edge technologies and decades of industry expertise to facilitate the transport of freight globally. We are seeking a dynamic Account Manager who can skillfully provide solutions, creatively...

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    Montreal, Canada Eclipx Family Office Full time

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  • Shareholder Engagement Director

    1 month ago

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    1 month ago

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    1 month ago

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  • Account Manager

    4 days ago

    Montreal, Canada Fuze Logistics Services Inc Full time

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