LAS Coordinator

4 weeks ago

Halifax, Canada BGIS Full time

SUMMARY

The LAS Administrator is accountable for project administration and project financial administration activities supporting the coordination of projects in leased space on the RP1 contract including but not limited to maintaining project documentation, completing project set up, data management, financial and administration closeout requirements.  The LAS Administrator will also support monthly reporting and labor tracking for their assigned teams and will provide general administrative support including meeting minute taking, tracking of submissions, distribution of correspondence and submissions, and supporting other administrators and coordinators. 

KEY DUTIES & RESPONSIBILITIES

Work Authorization Processing    

  • Completes documentation required for funding agreements per the direction of the project lead and manages the transmission of documents, required signatures and receipt of approvals. 
  • Communicates status to program directors and studio leads on a weekly basis.  

Project Set-Up    

  • Inputs project information into databases and complete the project setup process. 
  • Sets up project folders using standard filing conventions. 
  • Sets up all required templates and tools for each project.

Project Tracking & Documentation    

  • Maintains project documentation such as coordination plans, charters, decision logs, meeting minutes, contracts, bid packages, technical close out, etc. in collaboration with the LAS Manager/lead.
  • Monitors project progress and timelines and prepare status reports to assist with timely project coordination and communication. 
  • Tracks labor utilization on a project by project basis and notify the project lead of variations from the labor budget. 
  • Tracks review process completion for all submittals as well as landlord invoicing. 

Project Financial Administration    

  • Works with LAS managers, studio leads, and program directors to update and administer changes to work authorizations. 
  • Works with relevant stakeholders to collect vendor qualification documentation and ensure vendors are activated and set up within financial systems.
  • Administers the purchase order process.  
  • Reconciles purchase orders to invoices to ensure accuracy. 
  • Tracks and supports the processing of landlord invoicing to PSPC.

Project Reporting    

  • Prepares various reports to support monitoring of LAS project progress, costs, status, risks, and opportunities.
  • Reviews and communicates risks to LAS Manager / Project Leads, Senior Workplace Strategist – TFMO, and Program Directors.
  • Provides regionally summary report as required on a monthly basis.

General Administrative Support

  • Records minutes and action logs in project meetings as required by the project lead and distributes accordingly.
  • Supports virtual requirements gathering workshops, documents conversations, and ideas on provided virtual tools in line with the virtual facilitation process.
  • Provides a review of milestone documents to ensure proper formatting and documentation standards. Supports studio team members with compiling of milestone documents and supporting information. 
  • Transmits all formal deliverables according to the established process.
  • Uploads all completed documents into the required systems.

Project Close-Out Administration

  • Administers project close-out requirements.
  • Gathers and ensures receipt and sign-off of all project documentation.  Files project documentation. 
  • Ensures receipt of all invoices.  Follows up with vendors where required.  Reconciles purchases to invoices to ensure accuracy and ensure all invoices are paid.  
  • Reviews and reconciles actual project expenses against cost estimates.  

KNOWLEDGE & SKILLS

  • College diploma. (3+ years of project administration or administrative work experience)
  • Strong communication skills with proven ability to communicate clearly with others for the purpose of data exchange, clarification, and follow-up. 
  • English/French bilingual is an asset. (Experience in customer service and client-facing activities)
  • Administrative and strong organizational skills along with related administrative work experience. (Experience working in a team delivering real estate services (project delivery, design or related fields)
  • Experience following and administering processes for quality control.
  • Data and documentation abilities and experience, with strong attention to detail and data accuracy.
  • Proven ability and experience in generating and compiling data into reports.
  • Able to work as a team and in a self-directed manner on individual tasks. (Experience communicating with multiple types of stakeholders)
  • Computer proficiency – proficient in and experience with MS Office suite of applications along with proven ability to quickly learn new applications.  
  • Able to meet requirements for Federal Security Clearance.


Licenses and/or Professional Accreditation

  • None Required.
#J-18808-Ljbffr

  • Project Coordinator

    2 weeks ago

    Halifax, Canada BGIS Full time

    **Who We Are** **SUMMARY** The Project Coordinator (LAS) is accountable for project administration and project financial administration activities supporting the coordination of projects in leased space on the RP1 contract including but not limited to maintaining project documentation, completing project set up, data management, financial and...

  • LAS Coordinator

    3 weeks ago

    Halifax, NS, Canada BGIS Full time

    SUMMARY The LAS Administrator is accountable for project administration and project financial administration activities supporting the coordination of projects in leased space on the RP1 contract including but not limited to maintaining project documentation, completing project set up, data management, financial and administration closeout requirements....

  • LAS Coordinator

    3 weeks ago

    Halifax Regional Municipality, Canada BGIS Full time

    SUMMARY The LAS Administrator is accountable for project administration and project financial administration activities supporting the coordination of projects in leased space on the RP1 contract including but not limited to maintaining project documentation, completing project set up, data management, financial and administration closeout requirements....

  • French Services Coordinator

    4 weeks ago

    Halifax, Canada Province of Nova Scotia Full time

    **French Services Coordinator (Program Admin Officer 4) (Bilingual), Permanent**, HALIFAX** **Justice** - Notre objectif est d'avoir une main-d'œuvre diversifiée représentative de la population que nous servons, et ce, à tous les niveaux d'emploi. Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a adopté une politique d'équité en matière d'emploi, et nous...

  • Coordination Des Services en Français

    7 days ago

    Halifax, Canada Province of Nova Scotia Full time

    **Department**:Education & Early Childhood Development **Location**:HALIFAX **Type of Employment**:Term **Union Status**:NSGEU - NSPG **Closing Date**:5/26/2023 (Applications are accepted until 11:59 PM Atlantic Time) **À notre sujet**: La Direction des programmes et des services de langue française du ministère de l’Éducation et du Développement...

  • Coordonnateur(Trice) de La Programmation Inclusive

    5 days ago

    Halifax, Canada Nova Scotia School Boards (NSSB) Full time

    **CSAP 23-124 - Coordonnateur(-trice) de la programmation inclusive**: Postuler maintenant » **Date**:2023-04-17 **Lieu de travail**: À déterminer, NS, CA, B3B 1W9 **Entreprise**:Nova Scotia Regional Centres for Education & CSAP **Le Conseil scolaire acadien provincial (CSAP) offre une éducation de qualité de la pré-maternelle à la 12e année, en...

  • Reporter-rédacteur Affecté à La Révision de

    4 weeks ago

    Halifax, Canada CBCRadio-Canada Full time

    **Reporter-rédacteur affecté à la révision de textes en ligne (Services anglais)** - HAL00336 Famille d'emplois Programmation (TV-Radio-Internet) Emplacement principal Halifax Exigence linguistique du poste Anglais seulement Niveaux de compétence linguistique (Lecture) - Niveaux de compétence linguistique (Écriture) - Niveaux de compétence...

  • Préposé à L’entretien de La Voie Ferrée

    3 weeks ago

    Halifax, Canada Canadian National Railway Full time

    Agent ou agente d’entretien de la voie Pour faire carrière au chemin de fer, il est essentiel d’aimer le travail physique à l’extérieur et d’avoir un grand souci de la sécurité. Si vous aimez faire partie d’une équipe et travailler à différents endroits chaque jour, une carrière enrichissante en entretien de la voie vous plaira. Vous...

  • Conseiller(ère) en Gestion Des Données Et de

    4 weeks ago

    Halifax, Canada Conseil scolaire acadien provincial Full time

    Relevant de la direction du secteur de l'apprentissage et des services inclusifs, le/la conseiller(ère) en gestion des données et de l'accès pour la recherche en éducation travaillera au sein du secteur de l'apprentissage et des services inclusifs afin de fournir une expertise dans les domaines de la collecte, de l'analyse et de la présentation de...

  • Coordonnatrice ou Coordonnateur de l’approvisionnement des unités navales

    2 weeks ago

    Halifax, Canada Canadian Forces Morale and Welfare Services Full time

    Coordonnatrice ou Coordonnateur de l’approvisionnement des unités navales Faire une demande SBMFC. Plus qu’un emploi… une mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles....

  • Coordonnatrice ou Coordonnateur de l’approvisionnement des unités navales

    2 weeks ago

    Halifax, Canada Canadian Forces Morale and Welfare Services Full time

    Coordonnatrice ou Coordonnateur de l’approvisionnement des unités navales Faire une demande SBMFC. Plus qu’un emploi… une mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles....

  • Coordonnatrice ou Coordonnateur de l’approvisionnement des unités navales

    2 weeks ago

    Halifax, Canada Canadian Forces Morale and Welfare Services Full time

    Coordonnatrice ou Coordonnateur de l’approvisionnement des unités navales Faire une demande SBMFC. Plus qu’un emploi… une mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles....

  • Assistant(E) de Production, Ctv Atlantic, Bell

    4 weeks ago

    Halifax, Canada BELL MEDIA INC. Full time

    Code de demande: 408806 Chez Bell, on ne se contente pas de construire des réseaux de calibre mondial, d’élaborer des services novateurs et de créer du contenu pour des médias multiplateformes : on transforme la façon dont les Canadiens communiquent entre eux et avec le reste du monde. Si vous êtes prêt à donner corps à des idées innovatrices...

  • Gestionnaire Adjoint Des Programmes de Soutien Du

    4 weeks ago

    Halifax, Canada CFMWS Full time

    **QUI NOUS SOMMES** SBMFC. Plus qu’un emploiune mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles. Aidez-nous à offrir une variété de programmes de conditionnement physique et de...

  • Gérante ou Gérant de Mess

    5 days ago

    Halifax, Canada CFMWS Full time

    **QUI NOUS SOMMES** SBMFC. Plus qu’un emploiune mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles. Aidez-nous à offrir une variété de programmes de conditionnement physique et de...

  • Promotion Agent

    7 days ago

    Halifax, Canada Department of Education and Early Childhood Development Full time

    (English Version Below) **Description du poste** Le mandat de l'agent de promotion est de promouvoir les trois programmes de langues officielles (Odyssée, Explore et Destination Clic) dans le but d'augmenter le nombre de participants ainsi que de promouvoir le programme de moniteur de langue à temps partiel et les bourses pour les...

  • Formateur.trice de Français Langue Seconde

    5 days ago

    Halifax, Canada Alliance française de Halifax Full time

    Nous recrutons tout au long de l’année des formateurs.trices de Français Langue Seconde **Titre du poste**: Formateur.trice de français langue seconde (NOC 4021) Salaire : 20-26$ heure selon les cours (+ 4% de vacances) **Description sommaire du poste**: Sous la supervision de la directrice générale et de la coordination pédagogique, le/la...

  • Formateur.trice de Français Langue Seconde

    4 weeks ago

    Halifax, Canada Alliance française de Halifax Full time

    (NOC 4021) Salaire : 20-26$ heure selon les cours (+ 4% de vacances) **Description sommaire du poste**: Sous la supervision de la directrice générale et de la coordination pédagogique, le/la formateur.trice de français langue seconde enseignera auprès d’un public d’adultes/ adolescents et/ou enfants que ce soit le Français Langue Seconde ou le...

  • Coordonnateur/trice Du Bureau

    4 days ago

    Halifax, Canada Massage Therapists Association of Nova Scotia Full time

    **Coordonnateur/trice du bureau extraordinaire recherché(e) pour notre association !** - Est-ce que l'opportunité d'apporter une contribution positive vous motive ? - Êtes-vous la personne organisée, méticuleuse qui aime aider les autres que nous recherchons ? Joignez-vous à l'équipe de MTANS; une équipe qui se consacre à la promotion du bien-être...

  • Commercial Account Manager

    2 days ago

    Halifax, Canada The Home Depot Canada Full time

    **Description du poste**: Le directeur des comptes de crédit d’entreprise est responsable de l’établissement et du développement des relations. Pour ce faire, il doit déterminer les besoins des clients, les informer sur les produits et les services offerts par l’entreprise, fournir des solutions à leurs problèmes et leur recommander des produits...