Adjoint(e) exécutif(ve), vice-présidence Exploitation et développement aérien

2 weeks ago

Montreal, Canada ADM Aéroports de Montréal Full time
Opportunités de carrière : Adjoint(e) exécutif(ve), vice-présidence Exploitation et développement aérien (10860)

Demande N° 10860 - Affiché - Postes administratifs - Développement aérien

Titre: Adjointe exécutive, Vice-présidence Exploitation et développement aérien

Supérieur: Vice-président, Exploitation et développement aérien

Lieu de travail: Siège social

Statut:   Indéterminé, temps plein

Groupe d'employés: non assujetti

Date d'affichage du 14 mai 2024

Motif de l'affichage:   Remplacement de personnel

Sous l’autorité du Vice-président, Exploitation et développement aérien, le (la) titulaire du poste fournit devra offrir un soutien administratif de haut niveau, à travers une variété de tâches liées à l’organisation et à la communication En collaboration avec son supérieur, il (elle) identifie, anticipe et aide au dénouement des enjeux affectant la vice-présidence. 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Assure la bonne gestion documentaire au sein de la vice-présidence, Exploitation et développement aérien à l’aide de la plate-forme technologique O365;
• Prépare des notes de service, des lettres et des rapports à partir de notes manuscrites, effectue la mise en page des documents;
• Rédige la correspondance pour le Vice-président et la direction et assure le filtrage des appels téléphonique et des courriels en fonction de leurs priorités;
• Assure la coordination d’activités administratives avec certains de nos partenaires ainsi que les rencontres mensuelles de suivi de la performance des différents prestataires de services;
• Produit, revoit et finalise l’ensemble des documents et présentations PowerPoint soumis à la Vice-Présidence pour signature et en valide le contenu;
• Assure le suivi d’un agenda complexe en tenant comptes des priorités;
• Planifie, coordonne et organise les réunions de la direction ainsi que les autres comités internes et externes, et rédige les comptes rendus et procès-verbaux nécessaires aux suivis des dossiers;
• Préparation de dossiers et avis de convocation. S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc;
• Met en place, maintien et gère des bases de données de contacts d'affaires;
• Assure le suivi rigoureux du budget de la vice-présidence ainsi que des comptes de dépenses;
• Lance les demandes d’achat pour certains services spécialisés;
• Planifie les voyages des membres de la direction. Fait les demandes de réservations auprès de l’agence de voyage, reçoit et vérifie les billets d’avions reçus;
• Effectue toutes autres tâches connexes à la fonction.
 

• Posséder un diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique ou l’équivalent.
• Posséder au moins 10 ans d’expérience en secrétariat dont au moins 5 ans dans les tâches et responsabilités similaires.
• Une excellente connaissance du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit est essentielle à ce poste.
• Maîtrise de l’environnement Office 365 essentielle, ainsi que de l’environnement Windows et des logiciels MS Office.
• Connaissance du système SAP est un atout.
• Grand sens de la confidentialité notamment en ce qui à trait aux dossiers de personnels et projets confidentiels.
• Avoir le souci de l’image projeté de la vice-présidence au sein d’ADM et de la communauté aéroportuaire.
• Être capable de travailler sous pression, dans des délais serrés.
• Avoir de bonnes capacités de synthèse.
• Avoir de la discrétion, de l’autonomie et un excellent jugement.
• Avoir une bonne capacité d’adaptation aux changements de priorités est essentielle pour occuper ce poste.
• Avoir une facilité de communication orale et écrite et posséder un excellent esprit d’équipe.

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité. 

Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. 

#J-18808-Ljbffr

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    16 hours ago

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