Agent.e de soutien administratif, classe principale
4 weeks ago
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate par intérim : Gerthy Laurenstin
Titulaire : Margaux Berthet
Période : Dès que possible, jusqu’en juillet 2025*;
Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30, ce poste est éligible à la politique de télétravail et à un aménagement d’horaire;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.
*ou jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.
Fonctions : Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné ou d’être affecté à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Description détaillée : L’accueil et la réception :
- Accueillir la clientèle interne ou externe (en présence ou à distance), valider la nature de la demande et y répondre ou les diriger vers les ressources appropriées;
- Traiter les appels téléphoniques et les courriels ou au besoin les rediriger aux personnes concernées;
- Recevoir différents documents, valider leur conformité, indiquer la date de réception et les traiter ou les acheminer aux personnes concernées.
Les activités de dotation :
- Effectuer les travaux administratifs nécessaires au processus d’affichage de postes à l’interne ou à l’externe, en gérant efficacement les priorités, entre autres :
- En fonction des échéanciers établis, effectuer les relances et les rappels aux responsables des activités de dotation récurrentes;
- Analyser les documents requis pour les affichages, en valider la conformité (demandes de personnel, descriptions de tâches et autres documents), puis les transmettre aux responsables pour approbation;
- Préparer l’affichage selon les règles prévues aux conventions collectives;
- Assembler les documents nécessaires à la création du dossier d’affichage;
- Générer des rapports et préparer des listes conformément aux exigences de la convention collective;
- Transmettre les documents requis aux syndicats concernés;
- Faire le suivi auprès du bureau de placement;
- En cohérence avec le profil du poste, proposer aux responsables une liste de sites d’affichages pour les besoins à combler à l’externe.
- Afficher les postes par différents moyens à l’interne et à l’externe, en assurer le suivi et veiller au respect des délais, règles et procédures applicables;
- Effectuer les suivis requis en cours d’affichage et envoyer des rappels aux responsables au besoin;
- À la fin de l’affichage, analyser le statut des postulants internes et produire la liste de candidatures, puis transmettre le dossier aux responsables;
- Organiser les opérations nécessaires à la tenue des entrevues et des tests de sélection, en présence comme à distance, en gérant efficacement les priorités, notamment :
- Convoquer les personnes concernées (membres du comité de sélection et candidats) et réserver les locaux ou créer les invitations à distance;
- Préparer et mettre à jour la documentation nécessaire à la tenue du comité de sélection et effectuer les rappels pour l’obtenir si nécessaire;
- Coordonner la passation et la correction des tests de sélection, communiquer les résultats aux responsables et les colliger selon les procédures établies.
- À la suite de la décision du comité de sélection, effectuer le suivi auprès des candidats et les notifier via le système Manitou;
- Procéder à la nomination du candidat retenu selon la recommandation du comité de sélection et la publier selon la procédure;
- Effectuer le suivi au bureau de placement en fonction de la priorité détenue par le candidat retenu lors d’affichages de postes réguliers;
- À l’aide du système Manitou, effectuer la compilation des affichages et produire des rapports statistiques.
Principales tâches et activités : La base de données des candidatures (Manitou) :
- Mettre à jour les données liées aux candidatures et aux affichages en fonction des différentes étapes du processus de recrutement et participer à au développement du système;
- Veiller au maintien et à la mise à jour de la banque de candidatures, entre autres :
- Assurer le traitement des CV reçus selon leur provenance : candidature spontanée ou affichage de poste;
- Vérifier si le profil a été complété, préparer et transmettre les lettres ou courriels s’y rattachant;
- Épurer la banque de candidatures selon les procédures établies.
- Offrir un soutien aux gestionnaires, coordonnateurs de département et membres du comité de sélection dans leur utilisation du système Manitou et leur donner les accès;
- Accompagner les candidats et les employés lorsqu’ils complètent leur profil.
Autres tâches administratives :
- En période de pointe, coordonner le travail du personnel occasionnel affecté au soutien aux opérations de dotation ou à l’accueil du service;
- Procéder à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés;
- Collaborer au classement, conservation, épuration et archivage des dossiers d’employé, selon les règles établies; mettre sur pied et tenir à jour un système de classement;
- Préparer et envoyer du courrier et des courriels;
- Collaborer au développement et amélioration des outils de travail et de gestion, formuler des suggestions ou recommandations;
- Collaborer à différents dossiers de développement en ressources humaines;
- Rédiger des comptes rendus, des processus et des textes informatifs;
- Offrir un soutien pour diverses tâches administratives en période intensive;
- Assurer le réapprovisionnement du matériel pour le photocopieur, et au besoin, faire des appels de service;
- Tenir à jour les procédures et processus du service.
Qualifications requises : Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Posséder six (6) années d’expérience pertinente dont une expérience pertinente et significative en support à la gestion des ressources humaines.
Exigences
- Maîtriser la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;
- Connaître les logiciels Word, Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
- Posséder d’excellentes capacités d’analyse, de planification, d’organisation et de coordination du travail. Démontrer un sens des priorités développé et la capacité d’agir avec autonomie et initiative. Posséder de bonnes capacités de communication et savoir agir avec diplomatie dans des situations complexes. La personne doit réussi le test.
Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.
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Agent.e de Soutien Administratif, Classe 1
1 month ago
Montréal, Canada Collège Ahuntsic Full timeTitre d'emploi: - Agent.e de soutien administratif, classe 1 (finances et comptoir de services)- Numéro de référence: - SR2223-42- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des études- Service: - Direction adjointe des études- Nom du supérieur immédiat: - Milena Dimitrova- Statut de l'emploi: - S - Remplacement à temps...
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Montréal, Canada Collège de Maisonneuve Full timeDescription sommaire : Service: Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet Supérieure immédiate : Karine Blondin Titulaire : Christine Isabelle Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*; Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure; Horaire : Du lundi au vendredi...
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Montréal, Canada Collège de Maisonneuve Full timeDescription sommaire : Service : Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations Statut : Personne salariée remplaçante à temps completSupérieure immédiate : Karine BlondinTitulaire : Christine IsabellePériode : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*; Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure;Horaire : Du lundi au vendredi...
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Agent.e de Soutien Administratif, Classe 1
4 weeks ago
Montréal, Canada Collège Ahuntsic Full timeTitre d'emploi: - Agent.e de soutien administratif, classe 1 (aide pédagogique individuelle)- Numéro de référence: - SP2223-69- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des études- Service: - Service de l’organisation de l’enseignement, de la formation continue et du service aux entreprises- Nom du supérieur immédiat: -...
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Montréal, QC, Québec, Canada Collège de Maisonneuve Part timeDescription sommaire : Service: Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet Supérieure immédiate : Karine Blondin Titulaire : Christine Isabelle Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*; Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure; Horaire : Du lundi au vendredi de...
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Agent.e de Soutien Administratif, Classe 1
4 weeks ago
Montréal, Canada Collège Ahuntsic Full timeTitre d'emploi: - Agent.e de soutien administratif, classe 1 (SSADP)- Numéro de référence: - SP2223-57(02)- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des études- Service: - Direction adjointe des études- Nom du supérieur immédiat: - Anne Le Blanc- Statut de l'emploi: - S - Régulier à temps complet- Durée de l'emploi...
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Agent.e de soutien administratif, classe 1
2 weeks ago
Montréal, Canada Collège de Maisonneuve Full timeDescription sommaire : Service : Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet Supérieure immédiate : Martine Gervais Titulaire : Fatma Zohra Mesbahi Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025 *; Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure; Horaire : Du lundi...
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Agent.e de Soutien Administratif, Classe 1
1 month ago
Montréal, Canada Collège Ahuntsic Full timeTitre d'emploi: - Agent.e de soutien administratif, classe 1 (Centre sportif, réservation de locaux et stationnement)- Numéro de référence: - SP2324-01- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des services administratifs- Service: - Services autofinancés- Nom du supérieur immédiat: - Mathieu Leclerc- Statut de l'emploi: -...
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Agent.e de Soutien Services Alimentaires
1 month ago
Montréal, Canada Centre de ressources et d’action communautaire de La Petite-Patrie Full time**Agent.e de soutien services alimentaires, responsable des services à domicile** Horaire : 28 à 35h Salaire : 19$/h Le Centre de ressources et d’action communautaire de La Petite-Patrie (CRACPP), un organisme communautaire œuvrant principalement dans la lutte contre la pauvreté et en sécurité alimentaire, agrandit son équipe pour se permettre de...
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Montréal, Canada Cégep du Vieux Montréal Full timeTitre d'emploi: - Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence: - C-23-07-6355- Catégorie d'emploi: - Ressources humaines- Direction: - Direction des ressources humaines- Service: - Ressources humaines- Nom du supérieur immédiat: - Isabelle Bellemare- Entrée en fonction prévue: - Un cégep ouvert d'esprit- - Description: -...
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Agent.e de Soutien Services Alimentaires
1 month ago
Montréal, Canada Centre de ressources et d’action communautaire de La Petite-Patrie Full time**Agent.e de soutien services alimentaires, responsable des services à domicile** Horaire : 28 à 35h Salaire : 19$/h Le Centre de ressources et d’action communautaire de La Petite-Patrie (CRACPP), un organisme communautaire œuvrant principalement dans la lutte contre la pauvreté et en sécurité alimentaire, agrandit son équipe pour se permettre de...
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Agent.e de Soutien Services Alimentaires
1 month ago
Montréal, Canada Centre de ressources et d’action communautaire de La Petite-Patrie Full time**Agent.e de soutien services alimentaires, responsable des services à domicile** Horaire : 28 à 35h Salaire : 19$/h Le Centre de ressources et d’action communautaire de La Petite-Patrie (CRACPP), un organisme communautaire œuvrant principalement dans la lutte contre la pauvreté et en sécurité alimentaire, agrandit son équipe pour se permettre de...
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Agent.e de Soutien Administratif, Classe 1
4 weeks ago
Montréal, Canada Collège Ahuntsic Full timeTitre d'emploi: - Agent.e de soutien administratif, classe 1 (Centre sportif, réservation de locaux et stationnement)- Numéro de référence: - SP2223-64- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des services administratifs- Service: - Services autofinancés- Nom du supérieur immédiat: - Mathieu Leclerc- Statut de l'emploi: -...
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Agent.e de Soutien Administratif, Classe I
2 days ago
Montréal, Canada Cégep Marie-Victorin Full timeAgente ou agent de soutien administratif, classe I - Centre de formation continue et des services aux entreprises **Emploi**: Agente ou agent de soutien administratif, classe I - Centre de formation continue et des services aux entreprises **Type d'emploi**: Poste à temps complet, en vertu de la clause 5-1.02 **Direction**: Direction de la formation...
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Montréal, Canada Cégep du Vieux Montréal Full timeTitre d'emploi: - Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence: - C-24-01-6465- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des ressources matérielles- Service: - Sans objet- Nom du supérieur immédiat: - Marie-Josée Fiset- Entrée en fonction prévue: - Un cégep ouvert d'esprit- - Description: -...
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Montréal, Canada Cégep Gérald-Godin Full time**CONCOURS S-2324-15** **AGENT(E) DE SOUTIEN ADMINISTRATIF CLASSE PRINCIPALE** **DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES** Poste régulier à temps complet Échelle salariale : de 23,12$/h à 28,31$/h Horaire : du lundi au vendredi de 8h à 16h (35h par semaine) **Description générale** Sous la responsabilité de la direction du Service des ressources...
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Montréal, Canada Cégep du Vieux Montréal Full timeTitre d'emploi: - Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence: - C-24-04-6489- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des études- Service: - Direction adjointe des études aux programmes et à l'encadrement scolaire- Nom du supérieur immédiat: - Isabelle Delage- Entrée en fonction prévue: -...
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Montréal, Canada Cégep du Vieux Montréal Full timeTitre d'emploi: - Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence: - C-23-03-6294- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction générale- Service: - Centre collégial de soutien à l'intégration de l'Ouest du Québec- Nom du supérieur immédiat: - Amélie Clermont-Trottier- Entrée en fonction...
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Agent.e de Soutien Administratif, Location Des
1 month ago
Montréal, Canada AIM CROIT Full timeVous êtes à la recherche d’un emploi? Vous vivez en situation d’handicap? **Veuillez noter que nous sommes un service d’aide à l’emploi gratuit pour accompagner les personnes en situation de handicap physiques et/ou sensorielles (ex : personne à mobilité réduite, diabète, problème de vision/d’ouïe/cardiaque, hernie discale, etc.) à...
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Agent.e de Bureau
4 days ago
Montréal, Canada Collège Universel – Campus Montréal Full time**AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE** **OFFRE D’EMPLOI** **Agent.e de bureau - Réceptionniste** **Poste bilingue (soutien administratif)** Le Collège Universel — Campus Gatineau, seul établissement d’enseignement collégial privé bilingue en Outaouais, connaît une croissance exceptionnelle depuis sa création en 2017. Le Collège offre une gamme...
