Executive Assistant

Our client, a fast-growing fashion company based in Montreal, is looking to add an Executive Assistant to support their CEOThis is a critical role for the business and needs someone who is highly organized, proactive, and comfortable operating at a senior level. You will work very closely with leadership, acting as a trusted partner who brings structure, clarity, and consistency to a dynamic and evolving environment.This is an in-office position, ideal for an experienced Executive Assistant who has a background in a fast paced startup company, preferably in the fashion industry and is comfortable bringing technology to this role.What you will doWork directly with the CEO to manage priorities, communications, and day-to-day executionProactively manage a complex calendar and inbox, ensuring time is aligned with business and personal prioritiesPrepare clear and well-structured meeting materials including agendas, briefings, summaries, and follow-upsTrack action items and ensure strong follow-through by coordinating with internal teams and external partnersHandle complex travel arrangements and logistics with a focus on efficiency and organizationSupport special projects aimed at improving workflows, processes, and leadership effectivenessCoordinate relationships with investors, partners, and external stakeholdersManage the CEO presence as an extension of their professional voice and brandCreate structure in fast-changing or ambiguous situations by implementing systems and processesHandle confidential and sensitive information with discretion and sound judgmentSupport junior team members when needed, with room to grow into a leadership role over timeWhat we’re looking for5+ years of experience in a Senior Executive Assistant, Chief of Staff, or similar high-level support roleStrong business judgment and comfort working directly with senior leadershipBilingual in English and French, with strong communication skills, both oral and written, with the ability to build trusted relationships Proven experience managing complex calendars, inboxes, and logisticsStrong organizational and project management skillsComfort with tools such as Google Workspace, Outlook, and SlackAbility to handle confidential information with professionalismEase working with internal teams and high-level external stakeholdersWhat’s offeredCompetitive compensationFully employer-paid extended health and dental benefitsDaily catered lunches and office perksAn in-person, fast-paced environment with strong growth opportunities______________________________________________________________________________________________Notre client, une entreprise de mode en forte croissance basée à Montréal, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir directement le CEO.Il s’agit d’un rôle clé au sein de l’entreprise. La personne recherchée doit être très organisée, proactive et à l’aise de travailler à un niveau senior. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et agirez comme un véritable partenaire de confiance, apportant structure, clarté et rigueur dans un environnement en constante évolution.Il s’agit d’un poste en présentiel, idéal pour un(e) adjoint(e) exécutif(ve) d’expérience ayant évolué dans un environnement de startup à rythme rapide, idéalement dans l’industrie de la mode, et à l’aise d’utiliser la technologie pour optimiser son rôle.Ce que vous ferezSoutenir étroitement le CEO dans la gestion quotidienne de ses priorités, communications et suivis stratégiquesGérer de façon proactive l’agenda, les courriels et l’organisation du temps afin de maximiser l’efficacité et protéger les périodes de concentrationPréparer des documents clairs et structurés pour les réunions, incluant ordres du jour, notes de préparation, comptes rendus et suivis Assurer le suivi rigoureux des actions, décisions et projets en coordination avec les équipes internes et partenaires externesOrganiser des déplacements complexes et la logistique associée, en tenant compte du temps, des coûts et de l’efficacitéContribuer à des projets spéciaux visant à améliorer les façons de faire, les processus internes et l’efficacité de la directionEntretenir et coordonner les relations avec des partenaires, investisseurs et collaborateurs externesGérer et structurer la présence du CEO, en cohérence avec l’image, le recrutement et les relations d’affairesMettre en place des outils, systèmes et méthodes pour structurer un environnement parfois ambigu ou changeantTraiter toute information confidentielle avec un haut niveau de discrétion et de jugementSoutenir, au besoin, des membres plus juniors de l’équipe, avec possibilité d’évolution vers un rôle de leadershipProfil recherchéMinimum de 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint·e exécutif·ve senior, de chef de cabinet ou de soutien de direction équivalentÀ l’aise de travailler directement avec la haute direction et de comprendre les enjeux d’affairesBilingue en français et en anglais, avec de solides compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit et une capacité à établir des relations de confiance. Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes, de courriels et de logistiqueSolides compétences en organisation, gestion de projets et suiviTrès bonne maîtrise des outils comme Google Workspace, Outlook et SlackÀ l’aise avec l’information sensible et confidentielleCapacité à interagir avec des parties prenantes internes et externes de haut niveauCe qui est offertRémunération compétitiveAssurances collectives complètes, payées à 100 % par l’employeurDéjeuners traiteur quotidiens et collations sur placeEnvironnement de travail stimulant, en forte croissance, avec de réelles possibilités d’évolution