Adjoint(e) aux activités professorales

4 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada HEC Montréal Full time


Description HTML

Milieu de travail

Le Département de sciences comptables comprend des professeurs et chercheurs spécialisés en sciences comptables et dans les normes internationales : comptabilité financière, comptabilité de gestion (ou management), fiscalité et droit fiscal, vérification, audit et contrôle, éthique et gouvernance, etc.

Rôle et responsabilités

L'adjoint ou l'adjointe aux activités professorales est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d'enseignement et de chargés de cours.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Voit à l'organisation matérielle des cours :

Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours;
Transcrit les horaires de cours, prépare les horaires détaillés, établit l'horaire des travaux pratiques;
Confirme les cours et les horaires avec les chargés de cours, et leur communique l'information;
Commande divers documents pédagogiques;
Planifie les devoirs et les questionnaires « en ligne » et produits les rapports requis;
Organise la planification de remise de cas et d'examens;
Met en page et assure le suivi des examens;
Prépare les fichiers Excel (incluant formules, tableaux et graphiques) pour la compilation des notes;
Compile et transmet les résultats intermédiaires et d'examens, en diffuse l'information dans HEC en ligne;
Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
Assure le suivi pour la correction et les demandes de matériel pédagogique;
Assure le suivi des travaux dirigés et des stages, compile et transmets les informations aux différents responsables.
Voit à l'organisation des séminaires de recherche:
S'occupe des réservations d'hôtel, de restaurant, de salles, etc.;
Commande les affiches;
Envoi les invitations;
Organise les rencontres avec le conférencier et les membres du département;
Procède au remboursement des dépenses des conférenciers.
Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
Informe les professeurs, maîtres d'enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle des cours.
Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports...); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs.
Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
Demandes d'autorisation d'engagement;
Demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;
Demandes de bourse;
En l'absence de l'adjointe à la direction peut, à l'occasion, faire des demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation;
Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin
Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
Lors de l'absence de l'adjointe à la direction, effectue divers travaux en support à la direction du département.
Prépare les dossiers et assure l'organisation logistique des réunions de coordination.
Vérifie l'inventaire et s'assure de l'approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
Effectue la mise à jour de pages Web.
Soutien techniquement les professeurs dans l'utilisation de certains logiciels.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*
Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Excellente connaissance de l'environnement Excel;
Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WorldPress, Rhytmyx, etc.
Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
Habiletés dans les relations interpersonnelles
Autonomie, initiative et discrétion
Capacité de travailler de façon autonome ou en équipe selon les besoins
Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l'intérieur de délais restreints

* Afin de s'assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l'absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d'évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Avantages
23 jours de vacances annuelles après un an de service
16 jours fériés
Horaire estival: 10 vendredis d'été
Aménagement de temps de travail: mode hybride
Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
Programme d'assurances collectives
Régime de retraite à prestations déterminées
Accès à un service de télémédecine

  • Adjoint(e) juridique bilingue

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada McCarthy Tetrault Full time

    Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle,...

  • Adjoint(e) juridique bilingue

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada McCarthy Tetrault Full time

    Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle,...

  • Adjoint(e) Services alimentaires

    7 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Compass Canada Full time

    Pourquoi travailler avec Chartwells? Nous sommes un membre du Groupe Compass Canada, la principale compagnie de services alimentaires et de soutien. Nous préparons des repas pour la génération Z dans les campus de collèges et pour les générations des établissements primaires et secondaires. Nous offrons des programmes et des solutions de restauration...

  • Adjoint(e) Services alimentaires

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Compass Canada Full time

    Pourquoi travailler avec Chartwells? Nous sommes un membre du Groupe Compass Canada, la principale compagnie de services alimentaires et de soutien. Nous préparons des repas pour la génération Z dans les campus de collèges et pour les générations des établissements primaires et secondaires. Nous offrons des programmes et des solutions de restauration...

  • Adjoint(e) Services alimentaires

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Compass Canada Full time

    Pourquoi travailler avec Chartwells? Nous sommes un membre du Groupe Compass Canada, la principale compagnie de services alimentaires et de soutien. Nous préparons des repas pour la génération Z dans les campus de collèges et pour les générations des établissements primaires et secondaires. Nous offrons des programmes et des solutions de restauration...

  • Adjoint(e) Services alimentaires

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Compass Canada Full time

    Pourquoi travailler avec Chartwells? Nous sommes un membre du Groupe Compass Canada, la principale compagnie de services alimentaires et de soutien. Nous préparons des repas pour la génération Z dans les campus de collèges et pour les générations des établissements primaires et secondaires. Nous offrons des programmes et des solutions de restauration...

  • Gérant(e) Adjoint(e) Restauration

    5 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Compass Canada Full time

    Vous ne connaissez peut-être pas notre nom, mais vous savez où nous sommes. C'est parce que Groupe Compass Canada fait partie d'une compagnie mondiale de services de restauration et de services de soutien, qui est le sixième employeur en importance au monde, avec associés. Vous nous trouverez dans des écoles, des collèges, des hôpitaux, des immeubles...

  • Gérant(e) Adjoint(e) Restauration

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Compass Canada Full time

    Vous ne connaissez peut-être pas notre nom, mais vous savez où nous sommes. C'est parce que Groupe Compass Canada fait partie d'une compagnie mondiale de services de restauration et de services de soutien, qui est le sixième employeur en importance au monde, avec associés. Vous nous trouverez dans des écoles, des collèges, des hôpitaux, des immeubles...

  • Adjoint(e) de direction bilingue

    2 months ago

    Montreal, Quebec, Canada McCarthy Tetrault Full time

    Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle,...

  • Adjoint(e) de direction bilingue

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada McCarthy Tetrault Full time

    Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle,...

  • Adjoint(e) administratif(-ive)

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada RBC - Banque Royale Full time

    Résumé du travailDescription du posteEn quoi consiste l'occasion d'emploi ?RBC Dominion valeurs mobilières est actuellement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(-ive) pour se joindre à une équipe dynamique de services-conseils spécialisée dans la prestation de services de gestion de patrimoine à une clientèle avertie. Vous l'aiderez à...

  • Adjoint(e) administratif(-ive)

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada RBC - Banque Royale Full time

    Résumé du travailDescription du posteEn quoi consiste l'occasion d'emploi ?RBC Dominion valeurs mobilières est actuellement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(-ive) pour se joindre à une équipe dynamique de services-conseils spécialisée dans la prestation de services de gestion de patrimoine à une clientèle avertie. Vous l'aiderez à...

  • Directeur(trice) Adjoint(e) Entretien Ménager

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Canada Sofitel Montréal Le Carré Doré Full time

    Hôtelalliant luxe à la française et gastronomie locale raffinée, le Sofitel MontréalLe Carré Doré est un mélange parfait de design minimaliste et de sophisticationchaleureuse. Le Sofitel Montréal entre dans une phase d'embellissement de l'hôtel et du restaurant. En tant que Directeur(trice) adjoint(e) de l'entretien ménager, vous assisterez le/la...

  • Directeur(trice) Adjoint(e) Entretien Ménager

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Sofitel Montréal Le Carré Doré Full time

    Hôtelalliant luxe à la française et gastronomie locale raffinée, le Sofitel MontréalLe Carré Doré est un mélange parfait de design minimaliste et de sophisticationchaleureuse. Le Sofitel Montréal entre dans une phase d'embellissement de l'hôtel et du restaurant. En tant que Directeur(trice) adjoint(e) de l'entretien ménager, vous assisterez le/la...

  • Adjointe ou adjoint administratif, VP

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada BRP Full time

    Nous sommes à la recherche d'une adjoint ou d'un adjoint administratif(ve) VP qui jouera un rôle important en veillant à ce que les réunions et les événements de l'équipe soient bien coordonnés au sein d'une équipe dynamique et proactive. Dans cette fonction de soutien à l'équipe, vous mettrez à profit vos compétences organisationnelles et...

  • Adjointe ou adjoint administratif, VP

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada BRP Full time

    Nous sommes à la recherche d'une adjoint ou d'un adjoint administratif(ve) VP qui jouera un rôle important en veillant à ce que les réunions et les événements de l'équipe soient bien coordonnés au sein d'une équipe dynamique et proactive. Dans cette fonction de soutien à l'équipe, vous mettrez à profit vos compétences organisationnelles et...

  • Préposé(e) aux chambres

    2 months ago

    Montreal, Quebec, Canada Hyatt Place Montréal Centre-Ville Full time

    Tâches● Préparer le matériel nécessaire à l'entretiendes lieux en fonction de feuilles d'affectation (monter le chariot);● Accomplir les activités liées à l'entretienménager et au confort du client : changer la literie et faire les lits ;épousseter les meubles ; passer l'aspirateur sur les moquettes, tapis, rideauxet meubles rembourrés ;...

  • Préposé(e) aux chambres

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Hyatt Place Montréal Centre-Ville Full time

    Tâches● Préparer le matériel nécessaire à l'entretiendes lieux en fonction de feuilles d'affectation (monter le chariot);● Accomplir les activités liées à l'entretienménager et au confort du client : changer la literie et faire les lits ;épousseter les meubles ; passer l'aspirateur sur les moquettes, tapis, rideauxet meubles rembourrés ;...

  • Adjoint(e) à la Direction

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada CIUSSS Centre-Ouest-de-l'ïle-de-Montréal Full time

    Établissement : CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal Titre d'emploi : Adjoint(e) à la Direction (DQTEVE &SV), soutien aux soins de santé axé sur la valeur Type de poste : Poste d'encadrement Numéro de référence : CCAD Direction : Qualité, évaluation, performance et éthique Service : Site : Hôpital général juif ...

  • Adjoint(e) à la Direction

    2 days ago

    Montreal, Quebec, Canada CIUSSS Centre-Ouest-de-l'ïle-de-Montréal Full time

    Établissement : CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal Titre d'emploi : Adjoint(e) à la Direction (DQTEVE &SV), soutien aux soins de santé axé sur la valeur Type de poste : Poste d'encadrement Numéro de référence : CCAD Direction : Qualité, évaluation, performance et éthique Service : Site : Hôpital général juif ...