Assistante Administrative

1 week ago


Montreal, Quebec, Canada Encore Global Full time
**Aperçu du poste**:
***Salaire compétitif et plusieurs avantages sociaux**

Encore est une entreprise mondiale d'organisations des évènements corporatifs; nous avons une présence dans 20 pays différents, à travers le monde.

Le responsable de ce poste de bureau fournit un soutien administratif à l'équipe, principalement dans les domaines de la facturation et de l'approvisionnement, en exécutant efficacement les procédures et les processus afin de répondre aux objectifs commerciaux et aux attentes des clients. Le titulaire du poste saisit des données et des informations sur les fournisseurs, rédige de la correspondance et répond aux différentes demandes de nos clients. Ce poste relève de la directrice des services administratifs.

**Responsabilités principales**:
**Facturation**
- Vérifier régulièrement les commandes pour toutes les marques existantes;
- Vérifier l'exactitude et la rentabilité des commandes (il peut être nécessaire d'établir un coût de revient);
- Envoyer les factures de facturation directe au contact figurant sur la facture (AE, DET ou TSM, etc.) pour qu'il les transmette au client ou les envoie directement au client - mettre à jour le système SAP avec les informations;
- Traiter les litiges et les écarts de facturation et communiquer la résolution à toutes les parties.

**Bons de commande**:

- Traiter les factures des fournisseurs en les saisissant dans le système SAP pour créer un bon de commande et suivre la procédure afin que le fournisseur soit payé par le service financier;
- Envoyer une copie du bon de commande externe au vendeur pour s'assurer que le numéro de commande est noté sur sa facture;
- Contrôler les bons de commande de sous-location afin de s'assurer que les bons codes du centre de coûts sont utilisés et que les coûts sont facturés de manière appropriée sur les commandes des clients;
- Maintenir et suivre les bons de commande pour le rapprochement. Contrôler mensuellement le rapport ZPO pour les bons de commande, afin de s'assurer que tout est exact pour les régularisations.

**Comptes recevables**
- saisir les paiements reçus directement des clients dans le système de facturation Polaris et faire le rapprochement;
- traiter les paiements des clients via Moneris (uniquement avec la marque antérieure d'Encore pour l'instant);
- s'assurer que la procédure de crédit est respectée par toutes les parties concernées;
- assurer un suivi continu des comptes recevables avec les clients pour la marque antérieure d'Encore

**Service à la clientèle**
- Être le premier contact avec nos clients c'est à dire répondre aux appels entrants et les demandes de renseignements à la succursale/région
- Organiser le traitement, l'exportation et le suivi de tous les colis sortants (courrier, Fed-Ex, UPS, Purolator, etc.) pour le bureau, et distribuer tous les colis entrants;
- Assurer la distribution de tous les envois postaux;
- Gérer l'entretien général du bureau et la commande de fournitures;
- Offrir du soutien administratif général selon les besoins (photocopie, rafraîchissements, etc.).

**Autre**
- Remplacer d'autres administrateurs au besoin
- Aider aux responsabilités de fin de mois, le cas échéant
- Assister à d'autres tâches si nécessaire
- Aider à organiser des célébrations internes, des fêtes, des réunions, etc.
- Autres affectations spéciales

**Qualifications requises**
- Diplôme d'études secondaires, DEP ou AEC, DEC pertinent à la fonction est très souhaité
- 1 an ou plus d'expérience dans un rôle de soutien administratif (obligatoire )
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français et bonne communication en anglais
- Discrétion et disponibilité
- Comportement professionnel et proactif

**Compétences (par valeurs fondamentales)**
- Souci de la qualité
- Dépassement des attentes du client
- Excellente communication
- Travail d'équipe
- Intégrité

**Poste hybride et les horaires sont flexibles ** notre bureau est situé à Lachine Montréal e Avenue QC H8T 3H7**

INDCAN

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