Adjoint(e) Executif(ve)
2 weeks ago
4. DÉTAIL DES FONCTIONS
1. Assiste l'adjointe à la PDG dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés
- Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l'organisation du travail
- Assure le suivi lors d'absence des autres collaboratrices
- Fait le suivi des communications et s'assure de bien orienter les demandes aux personnes concernées
- Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction
- Collabore à la réalisation des objectifs de la direction ;
- Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques ;
- Collabore à l'accueil, à l'orientation et à la formation du nouveau personnel
- Produit les comptes de dépenses
- Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers
2. Coordination et collaboration des rencontres et comités
- Tient à jour l'agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres ;
- Coordonne les déplacements de l'adjointe au PDG;
- Rappelle les engagements à venir
- Répond aux sondages et aux " doodles " et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires mensuelles ;
- Participe à l'organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
- Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions et assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu.
- Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités
- Assiste à des rencontres ou comité à titre de représentant de la direction (peut être hors des heures normales de travail)
- Consigne et prépare les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions
- Assure, révise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activités de sa direction
3. Conseil d'administration ET comités relevant du conseil d'administration
- Planifie, organise et coordonne les séances du conseil d'administration :
- Élabore les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux;
- Rédige les sommaires exécutifs/Résolutions et élabore ou révise certains documents déposés de façon rigoureuse ;
- Assiste aux séances à titre de secrétaire d'assemblée;
- Maintient à jour la gestion documentaire ;
- Effectue le suivi des décisions rendues et des actions prises auprès des directeurs de la haute direction;
- Planifie et organise les nombreuses activités et comités du conseil d'administration : séance publique annuelle d'information, lac-à-l'épaule, séance de formation, etc.;
- Gère le portail interne du conseil d'administration et les outils technologiques et assure la formation des administrateurs;
- Assure le suivi des communications entre le président, les administrateurs et toute autre personne liée aux activités du conseil d'administration;
- Gère la correspondance du conseil d'administration et en assure le suivi;
- Voit au bon fonctionnement de la période de questions lors des séances publiques du conseil d'administration et s'assure de faire le lien avec les directeurs de la haute direction concernés qui peuvent être appelés à répondre au nom du conseil d'administration;
- S'occupe de l'agenda du président et des administrateurs en cas de besoin;
- Procède à la révision des règlements de gouvernance et des politiques du conseil d'administration en fonction des échéanciers établis;
- Veille à l'application des règlements de gouvernance et des politiques du conseil d'administration;
- Agit à titre de responsable de l'accès à l'information pour les demandes liées au conseil d'administration et à ses comités.
- Planifie et organise les séances du comité de gouvernance et d'éthique, du comité de révision et du comité d'évaluation du rendement du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services :
- Est en lien régulier avec le service juridique du CISSS de Laval pour tout dossier demandant un avis légal;
- Soutient les adjointes des différentes directions du CCSMTL qui sont responsables de planifier et organiser les séances des autres comités du conseil d'administration. Au besoin, analyse les processus administratifs afin d'améliorer le fonctionnement des comités;
- Veille au bon fonctionnement des activités des comités du conseil d'administration;
- Planifie et organise les séances des autres comités du conseil d'administration en cas de besoin.
4. Préparation et traitement de documents :
- Effectue l'entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
- Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
- Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents avant de les soumettre pour signature;
- Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer ;
- Assure le classement et l'archivage des documents administratifs ;
- Reçoit le courrier de la direction, y compris le courrier électronique, et rédige, s'il y a lieu, les réponses selon les instructions de la directrice adjointe ;
- Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux ;
- Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s'assure de leur distribution.
5. Service à la clientèle
- Reçoit, traite les appels téléphoniques et effectue les suivis nécessaires;
- Donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.
6. Achat de matériels
- Effectue les commandes de matériels et/ou équipements de bureau requis et gère l'inventaire.
7. Autres fonctions
- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers ;
- Crée des requêtes électroniques en cas de bris d'équipement ;
- Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat Exigences : Scolarité
Doit posséder un certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activité connexe à la fonction OU Certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activité non connexe pourrait être considéré si jumelé à une expérience pertinente à la fonction du secteur, qui sera évaluée et reconnue par le service de la dotation.
Expérience
Doit posséder au minimum 5 années d'expérience pertinente en secrétariat. · Doit posséder de l'expérience en secrétariat auprès d'un cadre de niveau supérieur. · Excellente capacité de rédaction de documents de nature courante, de comptes rendus de réunion et procès-verbaux ; · Connaissance des règles de gouvernance prévues à la Loi sur les services de santé et les services sociaux. · Expérience professionnelle de cinq (5) ans dans la coordination des activités administratives d'un conseil d'administration constitue un atout;
Qualités personnelles
- Initiative
- Sens des priorités
- Discrétion et confidentialité
- Professionnalisme
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Jugement
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Approche client
- Flexibilité dans l'horaire de travail
Qualités techniques
- Maîtrise du français oral et écrit (70%)
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word avancé, Exel intermédiaire et Powerpoint, Outlook)
- Réussite des tests de rédaction et de gestion des priorités Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu'avec celles retenues pour un processus de sélection.
Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
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Adjoint(e) Executif(ve)
2 weeks ago
Laval, Quebec, Canada CISSS de Laval Full timeÉtablissement : CISSS de Laval Ville de l'emploi : Laval Installation : Hôpital de la Cité-de-la-Santé - 1755, boulevard René-Laennec Direction : Direction générale Catégorie d'emploi : Personnel de bureau et administration (agent admin., secrétaire (médicale, juridique), tech. administration, réceptionniste, etc.) Numéro de...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
2 weeks ago
Laval, Canada Campeau Vinet Gauthier CPA Inc. Full time**Adjoint(e) administratif(ve)** Campeau Vinet Gauthier CPA Inc., un cabinet de plus de 20 ans d’expérience situé à Laval est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de rejoindre son équipe de jeunes professionnels dynamiques. **Description du poste** Poste permanent à temps plein (possibilité 4 jours/semaine) - Accueillir les...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
6 days ago
Laval, Canada groupe sutton - excellence inc. Full time**Description de poste**: Adjoint(e) administratif (ve) poste polyvalent - temps plein - poste permanent **Principales fonctions**: - Réception - Accueil des visiteurs - Support aux courtiers et au personnel administratif (incluant la comptabilité) - Distribuer le courrier postal et électronique - Entrée de données pour la gestion électronique de...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
7 days ago
Laval, Canada Groupe immobilier Celico Full timeNous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) en gestion immobilière pour l'un de nos projets à Laval, QC. **Sommaire des responsabilités**: Accueillir les nouveaux copropriétaires et résidants Communications et relations avec les copropriétaires et résidents Tenir à jour les registres de la copropriété (copropriétaires et...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
2 days ago
Laval, Canada Comairco Equipment Full timeComairco est à la recherche d’un(e) **adjoint(e) administrative/réceptionniste** au sein de son siège social à **Laval**. Nous cherchons une personne dynamique, débrouillarde, polyvalente et créative, qui a un excellent rapport avec le service à la clientèle. Les principales responsabilités sont: - Répondre et traitement des appels entrants,...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
3 days ago
Laval, Canada Wassim Ibrahim Inc. Courtier immobilier Full time**Adjoint(e) Administratif(ve) - Soir et Week-end** **Description de l'entreprise**: Rejoignez l'Équipe Wassim Ibrahim, une équipe passionnée de courtiers immobiliers dévoués à offrir des services exceptionnels à nos clients. Nous sommes actuellement à la recherche d'un adjoint administratif compétent pour renforcer notre équipe pendant les heures...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
4 weeks ago
Laval, Canada Revêtements CHEMTEC Full timeChemtec, fondée en 2013 se spécialise dans les revêtements commerciaux et industriels. En 2016, la marque s'est concentrée sur la formation et l'accompagnement client. Avec une équipe mobilisée et engagée, Chemtec a construit son usine pour une production autonome, représentant 85 % de ses revenus. Elle fournit des solutions complètes en partenariat...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
4 weeks ago
Laval, Canada Loisirs St-Bruno de Laval Full time7 août 2023 **Offre d’emploi** **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)** **À propos des Loisirs St-Bruno de Laval** Le service des Loisirs St-Bruno de Laval œuvre dans le quartier Vimont depuis une cinquantaine d’années et contribue au rayonnement ainsi qu’au développement de celui-ci avec fierté. Grâce à l’engagement de nos précieux bénévoles...
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Adjoint(E) Administratif(Ve) Et Facturation
4 weeks ago
Laval, Canada PolyExpert Full timeJoins toi à notre équipe en tant que: **Adjoint(e) - Administratif(ve) et Facturation** Département :Finances Poste (1) permanent à combler Relevant du Vice-Président comptabilité et finance, l'Adjoint(e) Administratif(ve) - Facturation est chargé(e) de la réception de l'administration. Ses principales tâches consiste à accueillir et orienter les...
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Adjoint(E) Administratif
4 weeks ago
Laval, Canada ClaimsPro LP Full timeCompany: ClaimsPro LP Adjoint(e) Administratif(ve) - Dictaphoniste Le poste en bref Transcrire la dictée numérique en français. Formation, connaissances et expérience requises - Sécondaire V - 2 années d’expérience - Bonne connaissance des outils Microsoft Office - Expérience en dictée numérique Responsabilités - Transcrire à partir du...
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Adjoint(E) Administratif
4 weeks ago
Laval, Canada ClaimsPro LP Full timeCompany: ClaimsPro LP Adjoint(e) Administratif(ve) - Dictaphoniste Le poste en bref Transcrire la dictée numérique en anglais. Formation, connaissances et expérience requises - Sécondaire V - 2 années d’expérience - Bonne connaissance des outils Microsoft Office - Expérience en dictée numérique Responsabilités - Transcrire à partir du...
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Laval, Canada PolyExpert Full timeJoins toi à notre équipe en tant que: Adjoint(e)- Administratif(ve) et FacturationDépartement :FinancesPoste (1) permanent à combler Relevant du Vice-Président comptabilité et finance, l'Adjoint(e) Administratif(ve) - Facturation est chargé(e) de la réception de l'administration. Ses principales tâches consiste à accueillir et orienter les...
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Laval, Canada PolyExpert Full timeJoins toi à notre équipe en tant que: Adjoint(e)- Administratif(ve) et FacturationDépartement :FinancesPoste (1) permanent à combler Relevant du Vice-Président comptabilité et finance, l'Adjoint(e) Administratif(ve) - Facturation est chargé(e) de la réception de l'administration. Ses principales tâches consiste à accueillir et orienter les...
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Adjoint(e) administratif(ve) et facturation
2 days ago
Laval, Canada PolyExpert Full timeJoins toi à notre équipe en tant que: Adjoint(e)- Administratif(ve) et FacturationDépartement :FinancesPoste (1) permanent à combler Relevant du Vice-Président comptabilité et finance, l'Adjoint(e) Administratif(ve) - Facturation est chargé(e) de la réception de l'administration. Ses principales tâches consiste à accueillir et orienter les...
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Adjoint(e) administratif(ve)
1 week ago
Laval, Canada Nordia Inc. Full timeAdjoint(e) administratif(ve) (bilingue) Emplacement CA-QC-Laval ID de la demande 2024-3962 Catégorie Hidden (8737) Aperçu Jour après jour, des milliers d'entre nous chez Nordia, développons des relations de confiance et des solutions de pointe afin d'offrir une expérience client exceptionnelle aux plus grandes marques dans tout le Canada....
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
3 days ago
Laval, Canada Enviro-Experts Full timeVous êtes à la recherche d’un emploi stimulant qui saura mettre à profil votre potentiel et vos compétences ? On dit de vous que vous êtes responsable, organisé(e) et les chiffres n’ont pas de secret pour vous ? Ne cherchez pas plus loin ! Enviro-Experts est justement à la recherche d’un/une adjoint(e) administratif(ve) aux ressources...
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groupe sutton
3 weeks ago
Laval, Canada Sutton Full timeLe groupe sutton – excellence inc. est à la recherche d’une personne de confiance pour le poste d’adjoint(e) administratif(ve) au bureau de Laval. Bureau de Laval: 1555 Boulevard De L’Avenir, bur. 100, Laval, QC, H7S 2N5 L’ adjoint(e) administratif(ve) travaillera en présentiel du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00. La personne...
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Adjoint(E) Administratif(Ve) Aux Soins Et RH
4 days ago
Laval, Canada Horizon Gestion de résidences inc Full time_Des humains au service des humains! Voici votre chance de faire partie d’une équipe passionnée et compétente qui contribue activement au bien-être des aînés, et ce dans un environnement valorisant à dimension humaine._ HORIZON Gestion de résidences est un gestionnaire de résidences privées pour aînés (RPA) en pleine expansion qui compte plus...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
6 days ago
Laval, Canada Héroux-Devtek Inc. Full time**Information sur la société**: Héroux-Devtek, dont le siège social est situé à Longueuil (Québec) au Canada, est une société active à l’échelle mondiale desservant le marché de l’aérospatiale par le biais d’installations de production situées en Amérique du Nord et en Europe. La longévité de la société, sa souplesse et ses...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
7 days ago
Laval, Canada Nordia Full timeAperçu: Jour après jour, des milliers d'entre nous chez Nordia, développons des relations de confiance et des solutions de pointe afin d'offrir une expérience client exceptionnelle aux plus grandes marques dans tout le Canada. La productivité est dans votre ADN? Vous recherchez des moyens d'améliorer l'efficacité et vous vous démarquez par vos...