Office Manager

4 weeks ago

Québec QC, Canada CSL Plasma Inc. Full time

L'opportunité

Ce rôle doit être sur place 25 % du temps et plus en cas de besoin/demande

Vous êtes en charge de la gestion de l'approvisionnement et des vendeurs, du traitement des devis et des factures mensuelles dans le système SAP. 

Réconcilier les paiements avec les rapports financiers et résoudre les problèmes éventuels. 

Maintenir le suivi des dépenses de la marque et participer aux réunions financières mensuelles.

Gérer le processus MSA avec les fournisseurs, le service juridique et l'approvisionnement ; créer et suivre les contrats et les accords dans la base de données Companion.

Assurer le bon fonctionnement du bureau - acheter les fournitures de bureau, maintenir l'inventaire des équipements, gérer les dossiers des vacances, etc.

Coordonner avec le propriétaire les services de conciergerie, l'entretien et les réparations.

Diriger et respecter les exigences/procédures en matière de sécurité et former les employés.

Diriger la mise à jour annuelle et la formation du plan canadien de continuité des activités. 

Coordonner les déplacements du personnel pour les grandes conférences et coordonner d'autres réunions internes (activités internes ou externes), y compris les visites de collègues d'autres sites (réservations d'hôtel et transport). 

Aider lae Ccheffe des activités commerciales à organiser des réunions, à rédiger des ordres du jour et des procès-verbaux, à formater des documents et à effectuer des tâches de bureau générales.

Assister les gestionnaires dans l'intégration des nouveaux employés en ce qui concerne l'équipement informatique, les téléphones portables, la location de voitures et les cartes d’accès.

Coordonner les visites mensuelles du technicien informatique et s'assurer que tous les problèmes informatiques sont résolus - Maintenir l'intranet de CSL Seqirus, en effectuant les mises à jour rapidement.

Mettre en œuvre des campagnes de communication avec les employés.

Organiser des événements de Team Building et de bénévolat.

Le rôle

Travailler avec les fournisseurs, traiter les devis dans le système SAP et assurer le suivi des budgets promotionnels, des bons de commande et des paiements de factures.

Coordonner les événements et les déplacements. Il peut s'agir de réserver des chambres d'hôtel et des rafraîchissements, de coordonner les plans de voyage et de préparer les documents de réunion.

Superviser les fonctions de bureau quotidiennes et les opérations administratives, y compris les systèmes d'équipement de bureau, la gestion des installations, l'achat de fournitures de bureau, afin d'assurer une efficacité et une productivité maximales des opérations. 

Diriger les exigences en matière de sûreté et de sécurité, y compris la mise à jour des plans d'urgence, la formation des employés et la réponse à tout incident.

Accueillir les visiteurs et filtrer les appels, le courrier, les télécopies et les courriels, en fournissant les informations appropriées et en assurant le transfert.

Ccorrige et rédige la correspondance en anglais et en français.

Préparer et maintenir une liste de diffusion, préparer et envoyer des communications générales. 

En tant que membre du réseau des communications, il informe les membres du site de plusieurs activités et initiatives mondiales de Seqirus/CSL.

Soutenir le service à la clientèle, en particulier pendant la saison de livraison des vaccins contre la grippe.

Vos compétences et votre expérience:

Au minimum : Diplôme d'études collégiales de deux ans ou équivalent 3-4 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans l'industrie pharmaceutique

Maîtrise de Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, SAP, Companion, Teams, OneNotes et des logiciels web.

Solides compétences en communication orale et écrite nécessaires pour mener à bien des projets interfonctionnels et interagir directement avec des clients internes et externes. 

Parfaitement bilingue en français et en anglais.

Capacité à préserver la confidentialité de documents sensibles

Solides compétences organisationnelles

Capacité à établir des priorités dans le travail et les tâches

Capacité à travailler de manière autonome

Capacité d'adaptation et flexibilité dans un environnement où les délais et le rythme de travail sont rapides.

#J-18808-Ljbffr

  • Programme Management Officer

    7 days ago

    Québec, Canada United Nations Full time

    The United Nations Environment Programme (UNEP) is the leading global environmental authority that sets the global environmental agenda, promotes the coherent implementation of the environmental dimension of sustainable development within the United Nations system and serves as an authoritative advocate for the global environment. Under the overall guidance...

  • Office Manager

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Turbulent Full time

    Office Manager - Montréal, Canada - Turbulent Description **_ENGLISH BELOW_**- Chez Turbulent l'attitude est aussi importante que le talent. Nous valorisons la collaboration, la transparence et l'autonomie dans la gestion des décisions et de nos opérations quotidiennes._**Ce que vous ferez chez nous**: - Turbulent est à la recherche d'un...

  • Office Manager

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada OTH Pioneer Rigging Full time

    Description We are recruiting our Office Manager to join our small team of 4 based in Little Italy, Montréal. Your mantra : Uplifting customers experience **What you'll be doing**: - Office management: - Answer all calls, take messages and direct to appropriate person in the team - Purchase office supplies and other consumables required for the shop...

  • Manager Office Administration and Operations

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada The International Air Transport Association Full time

    Employment Type: Permanent Contract Duration: About the team you are joining Reporting to the Assistant Director, Administration, the incumbent will be responsible for promoting a positive office culture and maintaining the overall operations of the IATA Montreal office, while managing the reception, conference center and building maintenance. He/she...

  • Project Control Manager

    2 weeks ago

    Québec, QC, Canada CIMA Canada Inc Full time

    At CIMA+, you’ll find a place where you’ll have many opportunities to learn and develop while working on engaging projects. You will have the flexibility to manage your work on your own terms and define what work-life balance means to you. The main role of the Project Manager is to coordinate requests for environmental authorizations, working in...

  • Network Administrator

    4 weeks ago

    Québec, QC, Canada Invisionstaffing Full time

    Jobdescription InVision is a Professional Recruitment Firm involved in Engineering, Industrial/Skilled Trades, Information Technology and Professional Services within Canada and the U.S. We have a successful track record working on both small and large recruitment projects, across North America. Our client is a leading non-profit organization looking to...

  • Director of Community Services

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Eclipx Family Office Full time

    ABOUT THE TROTTIER FAMILY FOUNDATION (TFF) Our mission is to support organizations that work towards the advancement of scientific inquiry, the promotion of education, fostering better health, protecting the environment and mitigating climate change. Spurred by the work TFF has done in addressing the climate crisis, Eclipx was established in part to...

  • Chief Financial Officer

    3 weeks ago

    Québec, QC, Canada ROME GROUP Full time

    CFO- The Chief Financial Officer (CFO) reports to the President & CEO and has primary responsibility to oversee and direct accounting activities in support of Foundation strategy. The CFO ensures sound financial management that supports organizational growth and financial stability. The CFO Provides weekly reports to the CEO on current income and expenses...

  • Manager Technical Management Office

    13 hours ago

    Montréal, QC, Canada CGI Full time

    The Manager, Corporate Services – Multi-Vendor Licensing is responsible for applying their understanding of business contracts, software license and IT asset management practices to effectively deliver software license management services to the organization, optimizing the license usage and avoid potentially significant penalties to CGI. The incumber...

  • Murex - Front Office Business Analyst

    1 week ago

    Québec, QC, Canada Epsilon Solutions Ltd. Full time

    Murex - Front Office Business Analyst The candidate will be involved in the IBOR transition project (CDOR transition) and will work with the front office desk, Middle Office, and developers to implement changes related to the IBOR reform. Responsibilities Scoping and impact assessment of the CDOR transition. Liaise with stakeholders across business and...

  • Project Management Officer Specialist

    2 days ago

    Québec, Quebec, Canada Fopconsultants Full time

    Brief description of the position : In order to meet the needs of its clients in the (Bio)Pharmaceutical sector, FOP CONSULTANTS is looking for quality assurance consultants to carry out various mandates. The main missions would be to review and approve the quality documents (SOP, protocols, etc.), collaborate on client's complaints, write nonconformity,...

  • Shareholder Engagement Director

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Eclipx Family Office Full time

    ABOUT THE TROTTIER FAMILY FOUNDATION (TFF) Our mission is to support organizations that work towards the advancement of scientific inquiry, the promotion of education, fostering better health, protecting the environment and mitigating climate change. ABOUT ECLIPX Spurred by the work TFF has done in addressing the climate crisis, Eclipx was established in...

  • Shareholder Engagement Director

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Eclipx Family Office Full time

    ABOUT THE TROTTIER FAMILY FOUNDATION (TFF) Our mission is to support organizations that work towards the advancement of scientific inquiry, the promotion of education, fostering better health, protecting the environment and mitigating climate change. ABOUT ECLIPX Spurred by the work TFF has done in addressing the climate crisis, Eclipx was established in...

  • Development Manager

    4 weeks ago

    Québec, QC, Canada ROME GROUP Full time

    Rosati-Kain Academy is seeking a Development Manager for immediate opening. Reporting to the Chief Development Officer, this position serves on the Advancement Team in the key role of overseeing and coordinating all donor stewardship and planning. The ideal candidate is a collaborative individual who values being part of a team and is enthusiastic about...

  • Office Manager

    8 hours ago

    Québec, Canada Boombox Group Full time

    [ENGLISH BELOW] DESCRIPTION GÉNÉRALE À mi-chemin entre pilier du bureau et prodige de l’administration, ce rôle est essentiel pour que l’équipe de Boombox reste bien organisée et que tout roule parfaitement. En priorisant la myriade des tâches que nous allons te confier, tu joues un rôle clé pour l’équipe de direction et de...

  • Office Manager

    17 hours ago

    Québec, Canada Boombox Group Full time

    [ENGLISH BELOW] DESCRIPTION GÉNÉRALE À mi-chemin entre pilier du bureau et prodige de l’administration, ce rôle est essentiel pour que l’équipe de Boombox reste bien organisée et que tout roule parfaitement. En priorisant la myriade des tâches que nous allons te confier, tu joues un rôle clé pour l’équipe de direction et de...

  • Office Manager

    2 hours ago

    Québec, Canada Boombox Group Full time

    [ENGLISH BELOW] DESCRIPTION GÉNÉRALE À mi-chemin entre pilier du bureau et prodige de l’administration, ce rôle est essentiel pour que l’équipe de Boombox reste bien organisée et que tout roule parfaitement. En priorisant la myriade des tâches que nous allons te confier, tu joues un rôle clé pour l’équipe de direction et de...

  • Program Officer

    4 weeks ago

    Québec, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting to the Associate Director Business Development, the incumbent will join the HBHL/NeuroSphere Business Development team to promote initiatives that target innovation and entrepreneurship. These initiatives complement HBHL funding programs that aim at accelerating early...

  • Account Officer

    3 weeks ago

    Québec, QC, Canada HSBC Bank Canada Full time

    You can use your smart phone to browse stories in the comfort of your hand. Simply browse this site on your smart phone. Using an RSS Reader you can access most recent stories and other feeds posted on this network. Home » Officer – Commercial Banking – Quebec City : 00008GY6 Officer – Commercial Banking – Quebec City : 00008GY6 ...

  • Grocery Manager in Training

    4 weeks ago

    Québec, QC, Canada Garage Clothing Co Full time

    We are a global fashion digital retailer with the Garage and Dynamite brands at the heart of our success. and more than 4,000 people, we have been making our mark on fashion retail since 1975. Our core strengths are rooted in our team, our innovation and our customers. Reporting to the Store Manager, your main focus as Co-Manager is to promote a positive...