Adjoint.e au bureau de la direction générale et au développement philanthropique
3 weeks ago
Adjoint.e au bureau de la direction générale et au développement philanthropique
L'École nationale de théâtre du Canada recherche une personne passionnée, dynamique et débrouillarde, capable de jongler avec les priorités et de maîtriser avec brio différentes plateformes informatiques. Si vous avez un œil de lynx pour les détails, un service à la clientèle sans égal, un esprit rigoureux et envie d’évoluer dans un environnement de formation théâtrale stimulant, alors ce poste est pour vous
En tant qu'adjoint(e) au bureau de la direction générale et au développement philanthropique, le.la candidat.e retenu.e fournira un soutien administratif de haut niveau et coordonnera les activités qui assurent la fluidité et l'efficacité des deux départements. Responsable de la gestion quotidienne de l’agenda de la direction, cette personne anticipera les besoins logistiques et documentaires, tout en gérant les appels, les déplacements et les notes de frais. L’adjoint.e organisera et préparera les documents nécessaires pour les réunions du conseil d’administration et ses divers comités, rédigera les procès-verbaux dans les deux langues officielles, et assurera le suivi des communications importantes.
En plus de ces responsabilités, l'adjoint.e soutiendra activement notre direction des relations externes par la gestion et la mise à jour de notre base de données de donateur.trice.s, la gestion des interactions avec eux, et la participation à la coordination des activités de financement de l’école. Il.elle apportera également un appui administratif à la comptabilité en traitant les dons, en suivant le règlement des factures, en émettant des chèques, en produisant des rapports, et en les soutenant lors des audits.
Ce rôle implique aussi la gestion de diverses requêtes administratives, la coordination de la traduction et la correction de textes, ainsi que l'appui à l'organisation d'événements internes et à certaines activités liées au département des ressources humaines qui fait partie intégrante du bureau de la direction générale.
Nous recherchons une personne possédant un diplôme d'études professionnelles en administration ou une expérience d’au moins 3 à 5 années dans un poste similaire. Une excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit comme à l'oral est indispensable, de même que des compétences avancées en bureautique, notamment Microsoft Office 365. Une connaissance du milieu artistique, particulièrement dans les contextes montréalais et canadien, constituerait un atout. Le.la candidat.e idéal.e doit faire preuve d'excellent jugement, d'autonomie, de discrétion et d'une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en travaillant sous pression.
DESCRIPTION DU POSTE
Plus spécifiquement, le.la titulaire du poste aura à :
- Organiser l’agenda de la direction générale et s’assurer de la bonne gestion du temps, ceci de façon proactive et en anticipant les besoins, les documents à fournir, recueillir ou sauvegarder pour consultation ;
- Gérer les appels de la direction générale, les déplacements, les notes de frais, incluant les réservations de transport et d’hébergement;
- Planifier, organiser et coordonner les rencontres du conseil d’administration (CA) et des différents comités, ainsi que planifier tout le matériel nécessaire à ces rencontres;
- Rédiger des procès-verbaux, des comptes-rendus, des rapports dans les deux langues, puis les soumettre pour approbation, envoi et suivi ;
- Assurer le maintien et la mise à jour de la base de données « DonorPerfect » en collaboration avec le département des relations externes;
- Être le point de chute pour les donateurs, faire les suivis et répondre à leurs questions;
- Coordonner le processus d’attribution des bourses des élèves;
- Effectuer diverses activités administratives liées aux activités de financement de l’École (émission de reçus fiscaux, comptabilisation de différentes sources de revenus, lettres de remerciement à la suite d’un don, etc.)
- Effectuer des requêtes et des exportations dans « DonorPerfect » en vue d’analyser et de cibler de nouveaux donateurs potentiels et/ou les donateurs potentiels inactifs ;
- Créer et éditer différents rapports ;
- Coordonner la conciliation bancaire avec la direction des finances;
- Coordonner la traduction et la correction de texte en français et en anglais ;
- Collaborer à l’organisation de certains événements internes, selon les besoins;
- Offrir un soutien logistique à l'organisation d'événements-bénéfice;
- Offrir un appui à la planification et à la préparation des réunions;
- Veiller au classement des dossiers administratifs ;
- Toutes autres tâches connexes.
Formation et compétences recherchées
- Diplôme d’études professionnelles en administration ou formation équivalente.
- Un minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365.
- Connaissance de DonorPerfect ou tout autre logiciel de levée de fonds un atout
- Connaissance Adobe Acrobat (un atout).
- Connaissance du milieu artistique montréalais et canadien (un atout).
Qualités recherchées
- Sens de l’organisation, efficacité,capacité d’aptation et à à gérer plusieurs dossiers en même temps.
- Aptitudes démontrées en rédaction et en traduction.
- Excellent jugement et sens de la discrétion.
- Autonomie permettant de travailler avec un minimum d’encadrement et capacité d’adaptation.
- Capacité de travailler sous pression et sous la direction des plusieurs personnes Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur des délais restreints.
- Esprit d’équipe, initiative, sens de l’organisation et service à la clientèle hors pair.
- Être un.e collaborateur.trice incontournable
Soumettez votre candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitæ à cv@ent-nts.ca avant le 23 mai 2024 .
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