Operations Coordinator
4 weeks ago
Title | Titre: Operations Coordinator | Coordinateur·trice des opérations
Department | Service: Operations | Opérations
Reports to | Relève de la: Manager, Human Resources | Gestionnaire, Ressources humaines
Start date | Date de début: Summer 2023 | Été 2023
Employment status | Situation d’emploi: Full-time, permanent | Temps plein, permanent
Important notes
b. your available start date
À propos du CCDI
Le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion (CCDI) est un organisme de bienfaisance national créé en 2013 dans le but de bâtir un Canada plus inclusif.
Notre vision est celle d’un monde où les personnes sont valorisées et célébrées pour toutes les dimensions de leur diversité.
Nous y parvenons en rassemblant et en soutenant les personnes afin qu’elles deviennent des agent·e·s de changement par le biais de la réflexion, de la recherche, de l’éducation et de l’action.
Description du poste
Sous la responsabilité de la gestionnaire des ressources humaines, le·la coordinateur·trice jouera un rôle vital dans la réalisation d’une série de tâches et de projets liés aux ressources humaines et au finances, tout au long de la durée de l’emploi.
Responsabilités :
- Collaborer avec les gestionnaires du recrutement pour rédiger les offres d’emploi.
- Travailler en collaboration avec le service de traduction pour s’assurer que tous les affichages sont bilingues.
- Traiter les offres d’emploi dans notre système d’information de ressources humaines (SIRH) et les publier dans une variété de sources telles que les sites d’emploi, les universités et les services de placement.
- Planifier les présélections, les entretiens et les évaluations.
- Communiquer avec les candidat·e·s sur l’état de leurs candidatures.
Accueil et gestion des départs
- Recueillir les informations appropriées des candidat·e·s retenu·e·s et collaborer avec la responsable des ressources humaines pour téléverser les données dans notre SIRH.
- Organiser l’orientation des nouveaux·elles employé·e·s et d’une variété de parties prenantes internes/externes.
- Gérer les inscriptions et les modifications dans le portail des garanties collectives.
- Traiter les tâches liées à la gestion des départs d’un·e employé·e dans le SIRH et avec les parties prenantes internes appropriées.
Formation et développement
- Collaborer avec les gestionnaires pour mener à bien les examens de probation et les évaluations annuelles des performances de leurs employé·e·s.
- Rechercher des possibilités de développement professionnel en fonction des demandes des employé·e·s.
- Planifier et animer des dîners-conférences internes.
- Appuyer l’organisation dans le cadre d’événements de consolidation d’équipe et d’activités d’engagement du personnel.
- Aider au rapprochement des activités de temps entre notre SIRH, QuickBooks et les employé·e·s, ainsi que transmettre les informations au gestionnaire des finances le cas échéant.
- Mettre à jour les informations de contact externe pour la facturation dans QuickBooks.
- Réaliser des activités comptables de base et mettre à jour le système comptable.
- Appuyer le processus de recouvrement des créances.
- Gérer deux cartes de crédit de l’entreprise, rassembler les reçus et traiter diverses factures récurrentes et occasionnelles de fournisseurs avec le service des finances.
- Coordonner le suivi du rapprochement des cartes de crédit avec les parties internes/externes.
- Aider à la réalisation des rapports sur les dépenses de l’entreprise, les documents financiers et les audits.
Santé et sécurité
- Agir en tant que représentant·e des travailleur·euse·s au comité mixte de santé et de sécurité.
- Participer aux inspections mensuelles du bureau et aux réunions trimestrielles du comité mixte de santé et de sécurité.
- Travailler en collaboration avec la gestion des propriétés immobilières pour planifier les demandes de services administratifs.
- Saisir et tenir à jour les données exactes dans notre SIRH.
- Trier les demandes de renseignements provenant des boîtes aux lettres électroniques des ressources humaines et des finances et les transmettre aux gestionnaires, le cas échéant.
- Élaborer une série de rapports occasionnels sur les ressources humaines et les finances.
- Contribuer à la création de diverses présentations en interne.
- Mettre à jour les organigrammes et les répertoires.
- Organiser des réunions de l’équipe des opérations le cas échéant.
- Remplacer le·la coordinateur·trice de bureau en cas d’absence.
- Toute autre tâche occasionnelle liée aux ressources humaines et aux finances.
Compétences et qualifications
Exigées
- Diplôme universitaire en ressources humaines.
- Minimum de 2 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines.
- Compréhension de base des processus comptables.
- Excellente communication et souci du détail.
- Curiosité et volonté d’apprendre.
- Capacité à respecter la confidentialité des documents et des conversations sensibles.
- Maîtrise des produits de la suite Microsoft, dont Outlook, Word, PowerPoint et Excel.
- Capacité à promouvoir une culture de la diversité et de l'inclusion dans un esprit éthique.
Constituant un atout
- Titre professionnel CRHA (obtenu ou en cours).
- Le bilinguisme (français/anglais) serait un atout.
- Connaissance des logiciels d'information sur les ressources humaines (SIRH) tels que Collage.
Veuillez noter qu’un entretien via Zoom/Microsoft Teams fait partie de notre processus d’entrevue.
De plus, pour que votre candidature soit prise en considération, vous devez avoir le droit de travailler au Canada.
Veuillez noter que la préférence sera accordée aux candidat·e·s qualifié·e·s qui contribuent à la diversification du CCDI. Il peut s’agir de groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, autochtones, personnes en situation de handicap et membres de minorités visibles), mais aussi de la diversité des expériences, des antécédents et des idées.
Assurez-vous de compléter le processus de candidature requis en ligne et de fournir un CV et une lettre de motivation. D’autres documents pertinents seront demandés uniquement après la planification des premiers entretiens.
Dans la lettre de motivation, indiquez clairement :
a. Le poste pour lequel vous postulez et vos compétences pour ce poste.
b. La date à partir de laquelle vous êtes disponible.
c. Vos coordonnées : courriel et numéro de téléphone.
Accessibilité
Le CCDI est un lieu de travail inclusif dédié à l’accessibilité. Veuillez communiquer avec nous à humanresources@ccdi.ca si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Pour de plus amples renseignements sur le CCDI, veuillez consulter le site
#J-18808-Ljbffr-
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