Responsable - Coordinateur administratif
2 months ago
Nous recherchons un·e Coordinateur·trice de Bureau pour rejoindre notre bureau dynamique et en pleine croissance à Montréal, Canada. Ton rôle couvrira un large éventail de responsabilités, comprenant entre autres les tâches administratives, l'organisation d'événements dans divers lieux, l'évaluation des besoins de maintenance et la supervision de l'entretien général du bureau, ainsi que la prise en charge de tâches supplémentaires qui se présenteront à toi. Superviser le fonctionnement du bureau physique, conformément aux politiques et procédures établies
Améliorer l'aspect général du bureau, les installations et l'expérience des employés en créant ou en mettant à jour les processus et procédures nécessaires, conformément aux valeurs de l'entreprise et à la législation locale
Prendre l'initiative de trouver des moyens d'améliorer les processus actuels et d'introduire de nouvelles idées concernant la logistique, l'administration, ou le fonctionnement du bureau
Jouer un rôle dans la promotion d'une culture de bureau positive, y compris organiser des activités virtuelles et en personne, des célébrations pour les jours fériés nationaux et les étapes importantes des employés, et assurer un environnement de travail sain et sécuritaire
Rechercher, planifier et exécuter des événements pour notre équipe canadienne - dîner hebdomadaires, 5 à 7, fêtes de fin d'année et d'été, etc. Gérer l'inventaire des collations, boissons, articles promotionnels et fournitures de bureau
Rechercher, intégrer et gérer les fournisseurs du bureau et le budget (plantes, articles promotionnels, fournitures, collations et boissons, etc), en liaison avec le département comptable pour la facturation et le traitement des paiements
Déterminer comment et quand interagir avec le gestionnaire du bâtiment pour coordonner les tâches de maintenance et de réparation du bureau et assurer un environnement de travail propre et sécuritaire
Fournir un soutien administratif à l'équipe des Ressources Humaines et à d'autres départements selon les besoins, aidant à mettre en place les opérations et à soutenir la croissance de l'entreprise
Gérer l'accueil selon les besoins, accueillir les visiteurs, répondre aux demandes des employés et recevoir les livraisons
Traduire divers documents et communications entre l'anglais et le français et s'assurer que nous respectons les normes de conformité établies par l'Office québécoise de la langue française (OQLF)
2 ans d'expérience ou plus en administration ou dans un rôle similaire
~ Un diplôme de bachelier·ère est préférable
~ Maîtrise de la suite Google et d'autres logiciels de gestion de bureau
~ Bilingue - français/anglais (vous ferez partie d'une équipe basée à San Francisco, mais vous collaborerez étroitement avec l'équipe RH à Montréal.)
We are looking for an Office Coordinator to join our vibrant, growing office in Montreal, Canada. Your role will encompass a broad range of responsibilities, including administrative tasks, organizing events in various locations, assessing maintenance needs, and overseeing general office upkeep, as well as tackling additional duties that come your way. Oversee the operations of the physical office, in compliance with established policies and procedures
Elevate the overall office appearance, facilities, and employee experience by creating or updating necessary processes and procedures in line with company values and local legislation
Take initiative to find ways to improve the current processes and introduce new ideas concerning logistics, administration, or how the office operates
Play a role in fostering a positive office culture, including organizing virtual and in-person activities, celebrations for national holidays and employee milestones, and ensuring a healthy and safe work environment
Research, plan, and execute events for our Canadian team - weekly lunch, happy hours, holiday and summer parties, etc. Manage the inventory for office snacks, drinks, swag, and office supplies
Research, onboard, and manage office vendors and budget (plants, swag, supplies, snacks & beverages, etc), liaising with the accounting department on invoicing and processing payments
Determine how and when to interface with the property manager to coordinate office maintenance and repair tasks and ensure a clean and safe working environment
Provide administrative support to People Ops and other departments as required, helping streamline operations and support company growth
Manage front desk as required, greeting visitors, dealing with employee inquiries, and receiving deliveries
Translate a variety of documents and communications between English and French and ensure we meet the compliance standards set by the Office québécoise de la langue française (OQLF)
2+ years experience in administration or a similar role
~ Bachelor's degree preferred
~ Proficiency in Google Suite and other office management software
~ Bilingual - French/English
100% paid coverage of medical, dental and vision insurance
~
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