Gestionnaire de bureau

Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé de maternité) / Office Manager (Maternity leave replacement)

Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé de maternité) / Office Manager (Maternity leave replacement)

• Job location: Montreal
• Work time: Full time
• Contract type: Fixed term

Job posting title

Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé de maternité) / Office Manager (Maternity leave replacement)

Job summary

English version follows

Nous sommes à la recherche d’une personne pour assumer temporairement les responsabilités administratives et opérationnelles de notre bureau de R&D situé au centre-ville de Montréal. ( La durée prévue de l’emploi est de 12-15 mois.

Job description

Rôle et responsabilités

Les responsabilités associées à ce poste incluent principalement la gestion des installations et des opérations ainsi que certaines tâches liées à la comptabilité et à la gestion des ressources humaines. La personne occupant ce poste va travailler en étroite collaboration avec plusieurs services de notre si ège social situé en Slovaquie et sous l’autorité du Directeur général du bureau à Montréal.

Comptabilité et finances

• Personne - ressource pour le s équipes de finances et compta bilité de notre siège social ainsi que pour notre technicienne comptable externe au niveau des activités financières courantes

• Supervision de la préparation des rapports financiers mensuels, entrées de grand livre , vérification et saisie des comptes de dépenses des employés afin de se conformer aux différentes exigences locales et corporatives, avec le soutien continu de la technicienne comptable externe

• Gestion des comptes payables et recevables

• Gestion de la paie, en collaboration avec la technicienne comptable externe

• Rôle important dans la préparation des budgets annuels, en coopération avec le directeur général

Ressources humaines

• Personne - ressource pour le service RH de notre siège social

• Responsable du programme d’avantages sociaux offerts aux employés

• Gestion des absences des employés (vacances, maladie, etc . )

• Accueil et intégration des nouveaux employés: maintenance et amélioration du processus d’accueil (documentation, cartes d’accès, codes de système d’alarme, vulgarisation des avantages sociaux, etc . ).

• Planification et organisations des événements internes

• Responsable de la mise à jour de la documentation interne

Gestion des installations et d es opérations

• Personne-ressource pour le propriétaire de l’établissement ( dans les aspects juridiques, financiers et opérationnels)

• Maintenance des installations dans leurs conditions optimales (gestion des déchets, coordination des services de nettoyage) incluant des projets d’améliorations de la qualité de vie au bureau selon les besoins des employés

• Assurer le respect de la législation locale ainsi que des procédures et politiques internes de l’entreprise

• Gestion des équipements de sécurité du bureau (systèmes de contrôle d’accès, système d’alarme et de vidéo surveillance, etc . ).

• Gestion de l’approvisionnement des fournitures et équipements de bureau

• Personne-ressource pour les fournisseurs

Compétences techniques , connaissances et qualifications :

• Formation collégiale ou universitaire en Administration ou domaine connexe dont le curriculum inclut une formation en comptabilité

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste de gestion de bureauou un poste similaire

• Minimum de 1 an d’expérience en comptabilité générale

• Connaissance générale des principes de comptabilité généralement reconnus (PCGR),procédures comptables et terminologie, ou intérêt démontré en la matière

• Expérience en gestion des ressources humaines un atout

• Aptitude à travailler sans supervision directe et constante, capacité et intérêt à apprendre de nouvelles choses rapidement et efficacement dans divers domaines

• Attention minutieuse aux détails , compétences en résolution de problèmes, capacité d’apprendre rapidement et efficacement de nouveaux concepts et procédures

• Connaissance du français ( au moins niveau 7 de l’Échelle québécoise des niveaux de compétence en français ) et de l’anglais (au moins niveau B2 du CEFR ) , tant à l’écrit qu’à l’oral, est requise. L a langue anglaise est indispensable pour une collaboration efficace avec n otre siège social et pour s’assurer de la conformité avec les politiques internes de l’entreprise.

• Connaissance de la Suite Microsoft (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams, Forms)

• Connaissance des logiciel s NetSuite et DocuSign un atout

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The O ffice M anager we are looking for will be temporarily responsible for all the aspects of operating our R&D office situated in downtown Montreal ( ). The expected duration of the employment is 12-15 months.

Duties and R esponsibilities

Responsibilities in this position mainly include facility and operations management as well as tasks related to accounting and human resources . The incumbent will work closely with several departments at our head office situated in Slovakia and report to the Managing Director of the Montreal office.

Finance / A ccounting

• Resource person for f inance and accounting team s at our head office as well as for our local external ac countant in day-to-day financial activities

• Manage month-end close procedures, journal entries, employee expense reports and cooperate with the external accountant for monthly reporting

• Payroll management, in collaboration with the external accountant

• Accounts payable /accounts receivable management

• Active role in yearly budgeting process, in cooperation with the office director

Human Resources

• Resource person for HR department at our head office

• Manage the employee benefits package (group insurance and other in-house benefits)

• Management of employee absences (vacation, sick days )

• Employee onboarding : maintenance of welcome package (documentation, access keys, alarm system codes, benefits program), orientation, etc.

• Planning and organization of internal events

• Responsible for improving and updating our internal documentation

Facilities and O perations M anagement

• Resource person for the facility’s landlord ( in legal, financial, and operational aspects)

• Ensure the facilities are in their optimal condition, work on improv ing the quality of life in the office according to the needs of the employees

• Ensure compliance with local legislation and company’s internal procedures and poli cies

• Manage office security (access control, alarm system, video surveillance, …)

• Manage procurement process for various supplies and equipment

• Main contact person for suppliers

Key T echnical S kills , K nowledge, and Q ualifications :

• College or bachelor's degree in administration or other relevant subject that includes accounting classes

• Minimum of 3 years of experience as an Office Manager or in a similar position

• Minimum of 1 year of experience in general accounting

• General knowledge of , or demonstrated interest in, Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) , accounting procedures and terminology

• General HR administration experience is an asset

• Strong follow-up and follow-through with minimal direction and reminders

• Attention to detail and problem-solving skills, capacity to learn new concepts and procedures quickly and efficiently

• Knowledge of French (at least level 7 of the l’Échelle québécoise des niveaux de compétence en français ) and English (at least level B2 of the CEFR), both written and oral, is required . English is essential for effective collaboration with our head office and to ensure compliance with the company's internal policies.

• Knowledge of Microsoft Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams, Forms)

• Knowledge of NetSuite and DocuSign is an asset

Job requisition

JR-04778 Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé de maternité) / Office Manager (Maternity leave replacement) (Open)

Primary location

Montreal

Additional locations

Time type

Full time Apply Now #J-18808-Ljbffr

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