Adjoint exécutif à la direction générale
4 weeks ago
NATURE DU POSTE
Dans le cadre des mandats qui lui sont confiés par le directeur général, le titulaire accomplit diverses fonctions administratives reliées au fonctionnement de la Direction générale, en particulier la coordination des travaux touchant le Comité de régie et le Comité consultatif de gestion, la réalisation de mandats administratifs que lui confie le directeur général, l’application des mesures appropriées en cas d’urgence, en l’absence du directeur général; il supervise le secrétariat central de la Direction générale; il assume en outre les responsabilités reliées à ses relations fonctionnelles avec les directeurs d’école de même qu’avec les secrétaires de gestion du Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke.
CET EMPLOI COMPORTE NOTAMMENT L’EXERCICE DES RESPONSABILITÉS SUIVANTES :Selon les directives du directeur général, établit l’ordre du jour du Comité de régie et du Comité consultatif de gestion, assure la préparation des documents nécessaires à des réunions efficaces et productives; tient à jour un dossier des points majeurs touchant les décisions à mettre en œuvre et en fait un suivi régulier au nom du directeur général auprès des cadres responsables.
Siège comme représentant de l’employeur au sein de comités de travail, effectue les suivis appropriés auprès des cadres responsables des actions à prendre par ces derniers, selon les directives du directeur général.
Réalise les mandats administratifs que lui confie le directeur général, soit pour étudier des questions particulières, recueillir les données et monter les dossiers requis, présenter les rapports appropriés au directeur général, formuler ses avis et recommandations et, le cas échéant, coordonne l’application des décisions et directives du directeur général auprès des cadres responsables.
Supervise le personnel de secrétariat de la Direction générale; détermine les priorités du personnel de secrétariat touchant les travaux à réaliser pour le compte de la Direction générale, assure la qualité de même que le respect des délais; fournit l’aide et le soutien appropriés en vue de réaliser les objectifs fixés.
Détermine les normes de secrétariat à appliquer par les secrétaires de la Direction générale de même que par les directions, services et écoles de la Commission scolaire; veille à leur application ordonnée et efficace, fournit aide et soutien aux secrétaires de gestion, en cas de besoin.
Détermine les mesures appropriées pour favoriser la formation continue et le perfectionnement des secrétaires; les recommande à l’approbation du directeur général et veille à leur application, selon ce qui a été approuvé.
Autorise et voit aux remplacements, au temps supplémentaire, aux congés de maladie, aux vacances, aux absences, etc., et ce, en fonction des dispositions de la convention collective applicable.
Assure, dans son secteur d’activités, le suivi budgétaire et l’application des pratiques administratives en vigueur à la Commission scolaire.
Autres tâches connexes.
Date limite pour postuler: 21 octobre 2024
QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES
- Diplôme d’études collégiales dans un champ d’études approprié et quatre années d’expérience pertinente.
ou
- Diplôme d’études professionnelles dans un champ d’études approprié et huit années d’expérience pertinente.
- Très bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
- Expérience du milieu de l’éducation, un atout;
- Grandes connaissances de divers logiciels, dont la suite Office et Office 365.
- Approche collaborative et nette propension au travail en équipe;
- Compétences marquées pour la gestion et la supervision d’une équipe de travail;
- Excellentes habiletés de communication, polyvalence, sens de l’organisation et autonomie;
- Capacité à travailler plusieurs dossiers à la fois et à respecter des échéanciers serrés;
- Axé sur les résultats à atteindre;
- Faire preuve d’une grande discrétion;
- Très bonnes habiletés relationnelles et capacité à s’adapter aux changements.
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