Current jobs related to Agent ou agente de secrétariat - Québec - Université Laval
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC S ommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, s
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Agente ou Agent de Secrétariat
5 months ago
Québec, Canada Université de Montréal Full time**Agente ou agent de secrétariat (PSAR)** **Faculté des sciences de l’éducation - Direction** Ce poste est créé pour soutenir un centre et une clinique, en étroite collaboration avec la Faculté des sciences de l’éducation et le Vice-rectorat aux partenariats communautaires et internationaux. L’extension est un centre de soutien en pédagogie...
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Agent de secrétariat
4 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Université Laval Full timeDescription du posteL'Université Laval recherche un agent de secrétariat pour rejoindre son équipe. Le candidat idéal sera capable de fournir un soutien administratif efficace et de travailler en équipe pour atteindre les objectifs de l'institution.ResponsabilitésEffectuer les tâches administratives diversifiées relatives au suivi de...
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC S ommaire de la fonction Relevant de l'agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l'équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC S ommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...
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Agent(e) de secrétariat
4 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time $25 - $29Poste de secrétariatRelevant de l'agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l'équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se traduisant par la responsabilité de l'accueil des employé.e.s, étudiant.e.s.Les tâches incluent la...
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Agent(e) de secrétariat
4 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full time $25 - $29Poste de secrétariatRelevant de l'agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l'équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se traduisant par la responsabilité de l'accueil des employé.e.s, étudiant.e.s.Les tâches incluent la...
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
3 weeks ago
québec city, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...
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Agente ou agent de secrétariat niveau 2
3 weeks ago
québec city, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timeAGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 2 POSTE REMPLAÇANT CENTRE EAU TERRE ENVIRONNEMENT À QUÉBEC Sommaire de la fonction Relevant de l’agent de gestion des bâtiments responsable et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux secrétariat, selon des méthodes et procédures établies se...
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Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full timeJob DescriptionLibellé du titre d'emploi : Agent administratif ou agente administrative, classe 2 (secteur secrétariat)Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat selon des méthodes ou des procédures établies ou...
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Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full timeJob DescriptionLibellé du titre d'emploi : Agent administratif ou agente administrative, classe 2 (secteur secrétariat)Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat selon des méthodes ou des procédures établies ou...
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Agent de secrétariat niveau 2
3 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timePoste de secrétariat niveau 2L'Institut national de la recherche scientifique (INRS) recherche un(e) agent(e) de secrétariat niveau 2 pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésAccueillir les employé(e)s, étudiant(e)s et visiteur(e)sRecevoir les appels téléphoniques et prendre les messagesProduire les demandes d'achat et en assurer le...
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Agent de secrétariat niveau 2
3 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timePoste de secrétariat niveau 2L'Institut national de la recherche scientifique (INRS) recherche un(e) agent(e) de secrétariat niveau 2 pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésAccueillir les employé(e)s, étudiant(e)s et visiteur(e)sRecevoir les appels téléphoniques et prendre les messagesProduire les demandes d'achat et en assurer le...
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Québec, Quebec, Canada EightSix Network Full timeJob DescriptionLibellé du titre d'emploi Agent administratif ou agente administrative, classe 2 (secteur secrétariat)Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat selon des méthodes ou des procédures établies ou qu'elle...
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Agente ou Agent de Secrétariat Classe Nominale
5 months ago
Québec, Canada TEHORA Full timeTEHORA est présentement à la recherche d’un(e) agente ou agent de secrétariat classe nominale ayant d’excellentes aptitudes techniques, d’excellentes connaissances et qui souhaite mettre à profit ses compétences au sein d’une équipe polyvalente. Sans être exhaustifs, voici les services et livrables que devra fournir la personne...
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Agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timePoste de secrétariat niveau 2L'Institut national de la recherche scientifique (INRS) recherche un agent de secrétariat niveau 2 pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésAccueillir les employés, étudiants et visiteursRecevoir les appels téléphoniques et transmettre les messagesProduire les demandes d'achat et en assurer le suiviGérer les...
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Agent de secrétariat niveau 2
1 month ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timePoste de secrétariat niveau 2L'Institut national de la recherche scientifique (INRS) recherche un agent de secrétariat niveau 2 pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésAccueillir les employés, étudiants et visiteursRecevoir les appels téléphoniques et transmettre les messagesProduire les demandes d'achat et en assurer le suiviGérer les...
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Agent de secrétariat niveau 2
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Institut national de la recherche scientifique Full timePoste de secrétariatL'Institut national de la recherche scientifique recherche un(e) agent(e) de secrétariat niveau 2 pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésLe candidat(e) sélectionné(e) aura pour responsabilité de fournir un service de qualité aux employé(e)s, étudiant(e)s et visiteur(e)s du Centre Eau Terre Environnement.Il/elle sera...
Agent ou agente de secrétariat
5 months ago
Numéro d'offre 14648 Période d'affichage Du 25-06-2024 au 08-07-2024
Lieu de travail Faculté des sciences et de génie
Centre d'optique, photonique et laser
Pavillon d'Optique-photonique
Ville de Québec
Statut/Admissibilité Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Détails du poste Classe 11
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 58035
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
L'horaire est variable, cependant, une permanence est à assurer en alternance.
Budget: Subvention de la recherche
Description de fonction Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Attributions caractéristiques
Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Excel, Word, Outlook, Teams
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information Autres logiciels utilisés: Peoplesoft, Explo, Powerpoint, Acrobat
Le Centre d’optique, photonique et laser (COPL), un centre de recherche reconnu de l’Université Laval, est à la recherche d’une agente ou d’un agent de secrétariat. La personne titulaire de ce poste assistera la direction dans le déroulement des activités et la réalisation d’opérations administratives liées à la mission du COPL. Elle aura à travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction et interagira régulièrement avec les professeurs et le personnel du COPL, ainsi qu’avec les membres de la Faculté des sciences et de génie.
Tâches et responsabilités :
Seconde la direction dans le suivi et la planification de la gouvernance du Centre et du Regroupement stratégique. Organise les réunions, fait le rappel des échéanciers, vérifie que les informations sont complètes et correctes, et achemine les documents;
Tient à jour la liste des membres du regroupement stratégique COPL (professeurs-chercheurs, membres associés, membres émérites). Prépare et achemine les documents nécessaires aux nominations et aux renouvellements;
Assiste la direction dans la préparation des rapports annuels, des demandes de financement et des budgets. Contacte les membres du COPL pour obtenir l’information requise et fait le suivi. Reçoit, traite et enregistre les informations pertinentes aux rapports d’activités. Collabore à la compilation des statistiques et des informations financières;
Effectue les transferts des fonds aux établissements partenaires du regroupement stratégique. Effectue des opérations administratives et financières, dont la saisie et la vérification de : demandes d'achat;
rapports de dépenses de voyage;
demandes de paiement;
demandes de services internes et facturations externes;
demandes de carte de crédit virtuelle;
bourses;
¿Assiste la coordonnatrice dans la mise à jour des plateformes web visant la promotion du COPL et le recrutement d’étudiants;
Collabore à l’organisation d’événements à caractère scientifique incluant la tenue des budgets, la gestion des inscriptions et les commandes auprès des fournisseurs;
¿Etc.
Candidatures Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
Postuler
