School Secretary Secrétaire d'école

4 weeks ago

Québec City, Canada Central Québec School Board Full time

Pourcentage de la tâche: 100%, régulier temps plein.

Superviseur immédiat: Direction d'école

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caractéristiques

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

  • On-call School/centre Secretaries

    1 month ago

    Quebec City, Canada Lester B. Pearson School Board Full time

    WE’RE HIRING SCHOOL SECRETARIES The Lester B. Pearson School board is looking to hire on-call school secretaries. This opportunity can lead to full-time employment. **Qualifications**: Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent...

  • Secrétaire D'école

    1 month ago

    Quebec City, Canada Riverside School Board Full time

    Réussir dans les deux langues! - Success in both languages! Ressources humaines ? Human Resources **AVIS NO**: 234, 235, 236 **AFFICHAGE**: 2023.03.09 SECRÉTAIRE D'ÉCOLE OU DE CENTRE Ces postes temporaires sont présentement disponibles dans les écoles de la commission scolaire Riverside. Veuillez indiquer le numéro de poste auquel vous...

  • Secrétaire D'école

    1 month ago

    Quebec City, Canada Riverside School Board Full time

    Réussir dans les deux langues! - Success in both languages! Ressources humaines ? Human Resources AVIS NO. 264, 265 **AFFICHAGE**: 202 3.0 5. 03 SECRÉTAIRE D'ÉCOLE OU DE CENTRE Ces postes temporaires sont présentement disponibles dans les écoles de la commission scolaire Riverside. Veuillez indiquer le numéro de poste auquel vous...

  • Technicien.ne en Organisation Scolaire

    7 days ago

    Quebec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    Pourcentage de la tâche: 100% de 35 heures, régulier temps plein_ **LE POSTE** Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste, en collaboration avec la direction, à supporter les équipes-écoles dans la création de l’horaire-maître de l’école ou du centre et d’autres grilles telles que l’horaire...

  • Technicien.ne en Organisation Scolaire

    2 days ago

    Quebec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    **Pourcentage de la tâche: 100% de 35 heures** **Superviseur immédiat: Coordonnatrice des services éducatifs** **Nature du travail** Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste, en collaboration avec la direction, à supporter les équipes-écoles dans la création de l’horaire-maître de l’école ou...

  • School Secretary

    6 days ago

    Québec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time.Immediate supervisor: School PrincipalNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre...

  • School Secretary

    3 weeks ago

    Québec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time.Immediate supervisor: School PrincipalNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre...

  • School Secretary

    3 weeks ago

    Québec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time.Immediate supervisor: School PrincipalNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre...

  • School Secretary

    1 week ago

    Québec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time.Immediate supervisor: School PrincipalNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre...

  • School or Center Secretary Secrétaire d'école ou de centre

    1 week ago

    Québec City, Canada Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 45%, until the return of the incumbent. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth...

  • School or Center Secretary Secrétaire d'école ou de centre

    1 month ago

    Québec City, Canada Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 45%, until the return of the incumbent. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth...

  • School Secretary #10754

    3 weeks ago

    québec city, Canada Commission scolaire Central Québec Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conju

  • School Secretary #10761

    1 week ago

    québec city, Canada Commission scolaire Central Québec Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conju

  • Secrétaire juridique

    4 days ago

    Québec, Quebec, Canada Réseau d’aide juridique Full time

    Le bureau d'aide juridique de Québec Centre-Ville est actuellement à la recherche d'une personne pour combler une poste de secrétaire juridique de 35h/semaine.La secrétaire juridique transcrit, confectionne ou prépare des documents ou procédures à partir de notes de l'avocat, voit à leur cheminement, maintient à jour le dossier du client...

  • Secrétaire juridique

    4 days ago

    Québec, Quebec, Canada Réseau d’aide juridique Full time

    Le bureau d'aide juridique de Québec (section criminelle) est actuellement à la recherche d'une personne pour combler un poste de secrétaire juridique de 35h/semaine.La secrétaire juridique transcrit, confectionne ou prépare des documents ou procédures à partir de notes de l'avocat, voit à leur cheminement, maintient à jour le dossier du...

  • Secrétaire de Gestion

    1 week ago

    Quebec City, Canada Commission Scolaire Central Quebec Central Quebec School Board Full time

    **Pourcentage de la tâche**:100% jusqu’au retour du titulaire du poste, au plus tard le 28 juin 2024** **Superviseur immédiat: Directeur Services Éducatifs** **Nature du travail** En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à...

  • School Secretary #10754

    4 weeks ago

    Québec, Canada Commission scolaire Central Québec Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or...

  • School Secretary #10761

    3 days ago

    Québec, Canada Commission scolaire Central Québec Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or...

  • School Secretary #10754

    2 weeks ago

    Quebec City, Canada Commission scolaire Central Québec Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time.Immediate supervisor: School PrincipalNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre...

  • School Secretary #10754

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Commission scolaire Central Québec Central Québec School Board Full time

    Job percentage: 100%, regular full-time.Immediate supervisor: School PrincipalNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre...