School or Center Secretary Secrétaire d'école ou de centre

6 months ago

Québec City, Canada Central Québec School Board Full time

Job percentage: 45%, until the return of the incumbent.

Immediate supervisor: School Principal

Nature of the work

In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries.

Characteristic functions

As instructed or in conjunction with others, the employee plans and organizes secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; he or she carries out the follow-up and the appropriate reminders; takes note of the administrative procedures related to his or her tasks so that he or she may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them.

As instructed and within the limits of his or her duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within his or her competence; in the absence of the administration and as instructed, he or she provides information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to him or her.

He or she compiles the necessary information for the preparation of the budget, participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget balances; keeps the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pays invoices and other accounts and makes bank deposits; signs cheques jointly, reconciles accounts, keeps a petty cash and collects funds raised during fund-raising events.

He or she compiles requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verifies budget allocations and prices with suppliers; purchases goods or fills out purchase orders as well as receives and distributes goods according to the policy in effect.

He or she keeps a school supply store. He or she draws up the physical inventory of the school’s or centre’s immovables and of library books. As regards the repair of material and equipment, he or she requests the appropriate services and ensures that the necessary repairs are made.

As instructed, he or she prepares the list of teachers available for substitution and, as requested, ensures that absent employees are replaced.

He or she is responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrolment and student transportation; verifies the necessary data, enters it, produces and forwards reports; fills out forms.

He or she responds to students’ needs: conveys, in unusual circumstances, specific and pertinent messages to students, parents and school or centre staff and, if necessary, reminds those concerned; according to the policy in effect and within his or her competence, he or she takes the appropriate measures in emergency situations; may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; administers first aid; completes the reports required.

He or she may be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participates in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations.

He or she responds to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, reminds those concerned; forwards the pertinent documentation; handles the mail as well as finds, gathers and compiles pertinent information; within the limits of his or her duties, prepares a draft response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up; prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned.

The employee organizes meetings, convenes participants and prepares the necessary files; he or she drafts, as instructed, a proposed agenda of the subjects compiled and, if necessary, attends meetings and prepares a draft of the minutes.

He or she drafts, from brief notes, memorandums or bulletins; takes part in setting up a filing system; archives school or centre documents according to the policy in effect.

He or she uses a computer and the various software required to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; carries out research on the Internet and follows up on e-mail messages. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

He or she may be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff.

If need be, he or she performs any other related duty.

  • Secrétaire Et Secrétaire D'école

    3 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Premières-Seigneuries Full time

    **Affichage interne et externe** **Postes réguliers **Secrétaires d’école**: - ** École primaire du Trivent 1 (TRI-024)** **35h/sem, de 7h45 à 15h45** - ** Fierbourg, centre de formation professionnelle (FIER-027)** **35h/sem, de 7h45 à 15h45** - **École secondaire de la Seigneurie (SEI-028)** **35h/sem, de 7h30 à 15h30** **Secrétaires**: -...

  • Spécialiste en Organisation Éducative

    2 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Central Québec School Board Full time

    **Titre du poste**School Organization Technician - Spécialiste en organisation éducative.**Salaire estimé :** 55 000 $ à 70 000 $ par an, selon l'expérience et le lieu de travail.**Compétences requises :** Analytique, attention au détail, capacité à gérer plusieurs projets simultanément, compétences en communication et gestion des relations...

  • Super-secrétaire

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    Lieu de travail : Centre administratif **Votre rôle** La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans...

  • Technicien(Ne) en Administration

    6 months ago

    Quebec City, Canada Ungava Tulattavik Health Center Full time

    **Overview**: English message will follow Le Centre de santé Tulattavik de L’Ungava est situé à Kuujjuaq. Il dispense l’ensemble des services de santé et services sociaux dans la partie est du Nunavik. Il dessert sept communautés Inuites avec autant de CLSC, un centre pour personnes âgées et un centre hospitalier à Kuujjuaq. Il emploie environ...

  • Secrétaire de Centre

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Premières-Seigneuries Full time

    Secrétaire de centre - Samuel de Champlain RH 62-23-24 Situé dans l’arrondissement de Beauport à Québec, le Centre de formation professionnelle Samuel-De Champlain offre des formations à temps plein, à temps partiel et des perfectionnements sur mesure pour des organisations publiques ou privées. Riche de plus de 40 ans d’existence, le CFP...

  • Secrétaire D'école

    6 months ago

    Québec, Canada Centre de services scolaire du Chemin-du-Roy Full time

    **Secrétaire d'école** **École secondaire des Pionniers** **Remplacement à durée indéterminée** **Affichage interne et externe** **NATURE DU TRAVAIL** Nous recherchons un.e secrétaire afin d'assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat. La personne que nous recherchons doit être titulaire d'un **diplôme...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Secrétaire

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Premières-Seigneuries Full time

    **Secrétaire** **1 poste régulier** **Vos opportunités**: RH-63-23-24 : École primaire Primerose - 21 heures/semaine L’école Primerose est une petite école chaleureuse comptant 500 élèves. Le poste est de 21 heures par semaine, mais il est possible d’ajouter des heures en combinant des remplacements au service de garde sur les heures de...

  • Secrétaire administratif expert

    2 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada La Maison de Marthe Full time

    Compétences clésL'organisme « La Maison de Marthe » est un partenaire fiable et innovant dans la communauté québécoise, offrant des services d'aide aux femmes sortant de la prostitution. Nous recherchons un secrétaire administratif expert pour rejoindre notre équipe motivée ! Salaire : environ 47 900 $ par an (23,90 $ l'heure)Titre du poste...

  • Secrétaire de Centre

    5 months ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    Au sein du Centre de formation professionnel Marie-Rollet, vous aurez à voir à la bonne marche administrative du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratif du secrétariat: - Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la...

  • School Secretary

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Central Québec School Board Full time

    Primary ResponsibilitiesThe School or Centre Secretary provides administrative support to the school or centre by performing various tasks related to the smooth operation of the institution.Main FunctionsPlans and organizes secretarial work to ensure compliance with administrative obligations and deadlines.Follows up on administrative procedures and takes...

  • Secrétaire

    2 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    Votre rôle À l'École secondaire De Rochebelle, vous effectuerez des communications téléphoniques de renseignement d’ordre général avec les parents, concernant la fréquentation scolaire, entre autres. Vous tiendrez à jour des dossiers et des registres, notamment l’inscription et le classement des élèves et leur assiduité. Vous réaliserez...

  • Secrétaire

    1 day ago

    Québec, Quebec, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    Votre rôleÀ l'École secondaire De Rochebelle, vous effectuerez des communications téléphoniques de renseignement d’ordre général avec les parents, concernant la fréquentation scolaire, entre autres. Vous tiendrez à jour des dossiers et des registres, notamment l’inscription et le classement des élèves et leur assiduité. Vous réaliserez...

  • School or Center Administrator

    2 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Central Québec School Board Full time

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented School or Center Secretary to join our team at the Central Québec School Board.About the RoleThe successful candidate will be responsible for ensuring the smooth operation of the school or center by coordinating administrative tasks, planning and organizing secretarial work, and providing...

  • Consultant pédagogique en histoire de l'Éducation

    2 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Central Québec School Board Full time

    Centre scolaire du Québec Salaire : 65 000 $ à 80 000 $ par an Présentation du posteLe conseiller ou la conseillère pédagogique en histoire joue un rôle clé dans la coordination et le soutien des programmes d'enseignement, facilitant ainsi l'acquisition des compétences nécessaires en histoire conformément aux exigences du Programme de...

  • Secrétaire Dentaire

    6 months ago

    Quebec City, Canada Centre Dentaire Marie-Frédérique Caron Full time

    **SECRÉTAIRE DENTAIRE** Poste de secrétaire dentaire secteur Montcalm Nous sommes à la recherche d’une secrétaire dentaire qui voudrait se joindre à notre formidable équipe: un dentiste sympathique, 2 hygiénistes extraordinaires et une coordonnatrice en or, pour d’un poste permanent. Clinique multidisciplinaire (CEREC Primescan, protoxyde...

  • Psychoéducatrice, psychoéducateur ou agente, agent de réadaptation

    3 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Centre de services scolaire de la Capitale Full time

    Horaire de travailTemps plein ou temps partiel, selon l'affectation (possibilité de s'adapter à vos disponibilités)Affectations disponibles École secondaire Roger-ComptoisÉcole secondaire de la CamaradièreÉcole primaire Des BergesÉcole primaire de l'Apprenti-SageRémunération53 876$ à 95 479$ par année**Pour les agent(e)s de...

  • Psychoéducatrice, psychoéducateur ou agente, agent de réadaptation

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Centre de services scolaire de la Capitale Full time

    Horaire de travailTemps plein ou temps partiel, selon l'affectation (possibilité de s'adapter à vos disponibilités)Affectations disponibles École secondaire Boudreau;École secondaire Roger-Comptois;École secondaire de la Camaradière;École primaire Des Berges;Rémunération53 876$ à 95 479$ par année**Pour les agent(e)s de réadaptation, le...