Agent de Transit Maritime Import/ Ocean Import Agent

Job Description

Suivi de l’arrivée des marchandises auprès des compagnies maritimes  Communiquer les informations auprès des clients internes et externes  Organiser la livraison chez nos clients dans les délais demandés  Communiquer la documentation complète auprès de notre département douane  Contribuer au maintien des bonnes relations avec l’ensemble de nos prestataires  Mise à jour du système informatique  Facturation des dossiers clients  Respect des règles de conformité, des réglementations en vigueur ainsi que des procédures et règles propres à Expeditors  Respect des KPIs standards Expeditors  Communication avec le réseau Expeditors 

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Ensure timely and accurate movement of freight and information, while providing exceptional customer service. WHAT YOU DO:
Tasks and Duties
This section lists job-specific tasks and duties that are completed on a regular basis by the employee as noted in the Ocean Import Operational Performance Standards. Click on the link to the performance standards to view more details for each task. This list may be edited to the specific job role.
• Log & Prepare File For Import

• Receive Documents

• Process shipments

• Monitor shipments

• Invoicing
Physical Demands
This section lists physical demands required of this job and may be edited to the specific job role.

• Use of standard office equipment - computer with keyboard and mouse, phone, fax/copy/scan machine, etc.

• Write with pencil/pen/marker

• Functions performed primarily while seated at desk

Qualifications

Première expérience à un poste similaire appréciée  Excellente capacité à communiquer dans un milieu international  Sens de l’écoute et du,détail  Esprit d’équipe  Francais et Anglais courant 

CE QUE NOUS ATTENDONS DE VOUS :

Principales attentes en matière de performances des expéditeurs

Cette section répertorie les principales attentes de performance critiques pour l'entreprise applicables à tous les employés d'Expeditors, quel que soit leur poste, et ne doit pas être modifiée. Notez que ces attentes se retrouvent dans la vue Mon plan de développement de l’employé (répertoriée dans la vignette COMPÉTENCES) et dans l’évaluation des performances de l’employé dans le Centre de développement professionnel.

• Service client exceptionnel :

Dépasse les attentes des clients en anticipant, en comprenant et en répondant aux besoins. Est proactif et lorsque des problèmes surviennent, est opportun et résolu dans la résolution des problèmes, y compris en les transmettant à la direction si nécessaire. Établit des relations et fait preuve d'empathie lors des interactions, et s'efforce constamment d'améliorer la satisfaction des clients. (Cette attente en matière de compétences s'applique à la fois en externe (clients, prestataires de services) et en interne (autres bureaux/employés d'Expeditors).

• Exécution du travail :

Effectue constamment un travail de qualité qui correspond aux attentes du poste. S'engage à l'excellence opérationnelle et à l'amélioration continue pour sa propre fonction et à travers le réseau. Toutes les activités sont conformes aux politiques/procédures et au code de conduite des affaires de l'entreprise ainsi qu'aux réglementations gouvernementales.

• Fiabilité:

Propriétaire du document : Formation et développement du personnel Version 1 septembre 2023

Respecte systématiquement les délais. Est ponctuel et fiable à des fins de planification. Est organisé, gère son temps efficacement et sait établir des priorités.

• Collaborations :

Fait preuve d'une volonté non seulement d'accomplir ses propres responsabilités professionnelles sans avoir besoin d'être constamment incité, mais est également disposé, sans demande, à aider et à assister les autres au profit de l'entreprise et/ou des clients. Travaille en harmonie avec les supérieurs et les collègues sans incident ni retard.

• Communication:

Écoute efficacement les autres et communique (verbalement et par écrit) de manière professionnelle, tant en interne qu'en externe. Fournit des informations pertinentes et opportunes aux collègues, aux clients et aux prestataires de services. Répond aux appels téléphoniques et aux messages vocaux, courriels et autres communications conformément aux normes d'Expeditors.

• Culture:

Présente et promeut les 10 attributs culturels de l’entreprise : apparence, attitude, confiance, curiosité, excellence, intégrité, fierté, détermination, sens de l’humour et visionnaire.

• Croissance et développement personnels :

Participe à des formations conformes aux directives de l’entreprise, en suivant au moins 52 heures de formation pertinente par an. Termine la formation requise en temps opportun avec un minimum de rappels. Poursuit ses objectifs de développement professionnel, notamment en participant à un plan de développement, le cas échéant.

Attentes de performance spécifiques au poste d'agent de produit

Cette section répertorie les principales attentes en matière de performances critiques pour l'entreprise applicables à tous les agents de produit, quel que soit le service ou le poste, et ne doit pas être modifiée. Notez que ces attentes se trouvent dans la vue Mon plan de développement personnel de l’employé (répertoriée dans la vignette COMPÉTENCES) dans le Centre de développement professionnel.

• Traitement des expéditions rapide et précis

Assure un flux de processus de fret fluide et opportun conformément aux procédures opérationnelles des expéditeurs. Suit les procédures opérationnelles standard du client et informe les clients de manière proactive de tout problème. Répond systématiquement aux normes KPI, conformément aux procédures de l'entreprise.

• Saisie de données précise et en temps opportun

Assure la saisie de données précises et opportunes dans nos systèmes opérationnels conformément aux procédures opérationnelles d'Expeditors et aux exigences des clients. Surveille les rapports d’exception pour une résolution rapide de l’intégrité des données.

• Facturation et comptabilité rapides et précises

Facture aux clients les frais prévus en temps opportun et avec précision et conformément aux exigences des expéditeurs et des clients. Provisionne correctement les frais du fournisseur de services pour éviter les réserves. Suit les processus d’approbation de crédit appropriés afin de minimiser les risques et de protéger l’entreprise.

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WHAT QUALIFICATIONS YOU BRING TO US:
This section lists desired qualifications for the job and may be edited to the specific job role.

• College graduate or above.

• Global logistics industry knowledge

• Good computer skills (e.g., MS Excel, MS Word)

• Fluent in English and French

WHAT WE EXPECT FROM YOU:
Expeditors Key Performance Expectations
This section lists the core business-critical performance expectations applicable to all Expeditors employees, regardless of position, and should not be edited. Note that these expectations are found in employee’s My Development Plan view (listed in the SKILLS tile) and in the employee’s performance evaluation in the Professional Development Center.
• Exceptional Customer Service:
Exceeds customer expectations by anticipating, understanding and meeting needs. Is proactive and when issues arise, is timely and resolute in solving problems, including escalating to management when necessary. Builds rapport and exhibits empathy during interactions, and consistently strives to improve customer satisfaction with customers. (This skill expectation applies both externally (customers, service providers) and internally (other Expeditors offices/employees).
• Job Execution:
Consistently completes quality work that matches job expectations. Is committed to operational excellence and continuous improvement for own job function and across the network. All activities are compliant with company policies/procedures and code of business conduct and with government regulations.
• Reliability:
Document Owner: Training & Personnel Development Version 1 September 2023
Consistently meets deadlines. Is punctual and can be relied on for planning purposes. Is organized, manages own time effectively and can prioritize.
• Collaboration:
Displays a willingness to accomplish not only his/her own job responsibilities without the need for constant prodding but is willing, without request, to aid and assist others to the benefit of the company and/or customers. Works in harmony with superiors and fellow workers without incident or delay.
• Communication:
Effectively listens to others and communicates (verbal and written) in a professional manner, both internally and externally. Provides relevant and timely information to co-workers, customers and service providers. Answers phone calls and responds to voicemails, emails and other communication according to Expeditors' standards.
• Culture:
Exhibits and promotes the company’s 10 cultural attributes: Appearance, Attitude, Confidence, Curiosity, Excellence, Integrity, Pride, Resolute, Sense of Humor, and Visionary.
• Personal Growth and Development:
Participates in training within the company’s guidelines, completing at least 52 hours of relevant training per year. Completes required training in a timely manner with minimal reminders. Pursues professional development goals for self, including participating in a development plan as appropriate.
Product Agent Job-Specific Performance Expectations
This section lists the core business-critical performance expectations applicable to all product agents, regardless of department or position, and should not be edited. Note that these expectations are found in employee’s My Personal Development Plan view (listed in the SKILLS tile) in the Professional Development Center.
• Timely and Accurate Shipment Processing
Ensures smooth and timely freight process flow according to Expeditors' operational procedures. Follows customer's standard operating procedures and proactively notifies customers of any issues. Consistently meets KPI standards, as per company's procedures.
• Timely and Accurate Data Entry
Ensures accurate and timely data entry into our operational systems according to Expeditors' operational procedures and customer requirements. Monitors exception reports for quick data integrity resolution.
• Timely and Accurate Billing and Accounting
Invoices customers the expected charges timely and accurately and according to Expeditors and customer requirements. Properly provisions service provider charges to avoid reserves. Follows proper credit approval processes in order to minimize risk and protect the company.

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