Commercial Operations Assistant

This job description is posted in French and English.

L'opportunité:

Le titulaire de ce poste est tenu d'être sur place 25 % du temps et plus si nécessaire.

Soutenir le chef des opérations commerciales dans l'organisation des réunions, l'établissement des ordres du jour et des procès-verbaux, y compris les présentations PowerPoint, le formatage des documents et les tâches générales de bureau.

Coordonner les réunions internes (activités internes ou externes), y compris les visites de collègues d'autres sites et les déplacements du personnel pour des conférences importantes (réservations d'hôtel et transport).

Mettre en œuvre des campagnes mondiales de communication interne avec les employés et tenir à jour l'intranet de CSL Seqirus, en effectuant les mises à jour dans les plus brefs délais.

Vous êtes responsable de l'organisation et de la mise en œuvre de l'ensemble des activités de l'entreprise, y compris de la gestion des ressources humaines, de la gestion des ressources humaines et de la gestion des ressources humaines.

Coordonner les signatures de contrats et le stockage des documents

Assurer le bon fonctionnement du bureau:

Acheter les fournitures de bureau ; tenir à jour l'inventaire du matériel ; gérer le suivi des vacances, etc.

Coordonner avec le propriétaire les services de conciergerie, l'entretien et les réparations.

Soutenir les responsables pour l'intégration des nouveaux employés en ce qui concerne l'équipement informatique, les téléphones portables, la location de voitures et les laissez-passer de sécurité.

Coordonner les visites mensuelles des techniciens informatiques et veiller à ce que tous les problèmes informatiques soient résolus.

Diriger et respecter les exigences/procédures en matière de sûreté et de sécurité, former les employés et diriger la mise à jour annuelle et la formation du plan canadien de continuité des activités.

Organiser régulièrement des activités de renforcement de l'esprit d'équipe et de bénévolat.

Le rôle

Fournir un soutien pour les réunions internes et externes, préparer les ordres du jour, finaliser les présentations, éditer les procès-verbaux et coordonner les plans de voyage si nécessaire.

Travailler avec les fournisseurs, traiter les devis dans le système financier (SAP) et assurer le suivi des budgets promotionnels, des bons de commande et des paiements de factures.Une formation complète au système SAP sera dispensée.

Superviser les fonctions quotidiennes du bureau et les opérations administratives, y compris les systèmes d'équipement de bureau, la gestion des installations, l'achat de fournitures de bureau, afin d'assurer une efficacité et une productivité maximales des opérations.

Diriger les exigences en matière de sûreté et de sécurité, y compris la mise à jour des plans d'urgence, la formation des employés et la réponse à tout incident.

Accueillir les visiteurs et filtrer les appels, le courrier, les télécopies et les courriels, en fournissant les informations appropriées et en les transférant.

Préparer et tenir à jour des listes de diffusion, préparer et envoyer des communications générales en anglais et en français.

En tant que membre du réseau des communicateurs, il informe les membres du site des activités et initiatives mondiales de Seqirus/CSL.

Soutenir le service clientèle, selon les besoins, pendant la saison de livraison des vaccins antigrippaux.

Vos compétences et votre expérience:

Minimum : Diplôme d'études collégiales de deux ans ou équivalent 3 à 4 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans l'industrie pharmaceutique

Maîtrise de Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Companion, Teams, OneNotes et des logiciels web. Expérience de SAP de préférence.

Solides compétences en communication orale et écrite nécessaires pour mener à bien des projets interfonctionnels et interagir directement avec des clients internes et externes.

Parfaitement bilingue en français et en anglais.

Capacité à maintenir le statut confidentiel de documents sensibles.

Solides compétences organisationnelles

Capacité à établir des priorités dans le travail et les tâches

Capacité à travailler de manière autonome

The Opportunity:

This role is required to be onsite 25% of the time and more when needed/requested.

Support Head Commercial Operations with meeting arrangements, agendas and minutes, including PowerPoint decks, formatting of documents, and general office duties.

Coordinate internal meetings (in-house or offsite activities), including visits from colleagues from other sites and staff travel to large conferences (hotel reservations and transportation).

Implement Global internal employee communication campaigns & maintain CSL Seqirus intranet, making updates promptly

Process & track vendor estimates and invoice payments; liaise with procurement and suppliers to resolve any issues

Co-ordinate contract signatures & storage of documents

Ensure smooth running of office:

Purchase office supplies; maintain equipment inventory; manage vacation trackers etc.

Coordinate with landlord for janitorial services, maintenance, and repairs.

Support managers for onboarding new employees with IT equipment, cell phones, fleet car rental and security passes·

Coordinate IT technician monthly visits and ensure any IT issues are addressed.

Lead and follow safety and security requirements/procedures and train employees and lead annual update and training of Canadian Business Continuity Plan 

Organize regular team building and volunteering events

The Role:

Provide support for internal and external meetings, prepare agendas, finalize presentations & edit minutes & co-ordinate travel plans as necessary

Working with suppliers, processing estimates in financial (SAP) system and tracking promotional budgets, purchase orders and invoice payments. Full SAP training will be given.

Oversee daily office functions and administrative operations including office equipment systems, facility management, office supply purchasing, to ensure maximum operation efficiency and productivity. 

Lead safety and security requirements, including update of contingency plans, employee training and responding to any incidents. 

·Welcomes visitors and screens call, mail, faxes and emails, providing appropriate information and transfer.

Prepare and maintain mailing lists, prepare and send general communications in English and in French.

As member of the Communicators Network, updates site members on Seqirus/CSL global activities and initiatives.

Support Customer Service, as needed during flu vaccine delivery season.

Your skills and experience:

Minimum: Two-year college diploma or equivalent 3-4 years’ experience in a similar position, ideally in the Pharmaceutical Industry

Strong command of Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Companion, Teams, OneNotes and web software.

Experience in SAP preferential.

Strong oral and written communication skills necessary to successfully execute cross-functional projects and interact directly with internal and external customers. 

Fully bilingual in French and English·

Ability to maintain confidential status of sensitive documents

Strong organizational skills

Ability to prioritize work/task

Self-starter, able to work independently

Our Benefits

We encourage you to make your well-being a priority. It’s important and so are you.

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