Concierge Coordinator

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Fasken est un chef de file d’envergure internationale dans le domaine du droit des affaires et du règlement des litiges. Notre cabinet compte plus de 900 avocats dans ses bureaux de Vancouver, Surrey, Tsuut’ina, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Londres et Johannesburg. Nous offrons des conseils stratégiques et judicieux dans toutes les sphères du droit à un large éventail de clients au nombre desquels figurent près de la moitié des entreprises Fortune 100, de grandes sociétés, des agences gouvernementales, des autorités de réglementation, des organismes sans but lucratif ainsi que des particuliers.

Notre cabinet propose un milieu de travail performant, professionnel et convivial axé sur les compétences entrepreneuriales et le travail d’équipe. Nous sommes fiers de valoriser la diversité et l’inclusion et tenons à offrir un environnement accueillant pour tous et toutes. Notre objectif consiste à répondre aux besoins de nos clients, et nos activités s’inscrivent dans des secteurs où le respect des délais constitue une priorité. Nous cherchons également à faire preuve d’innovation, et nous encourageons la participation à toute initiative susceptible d’avoir des répercussions positives au sein de notre cabinet et de la collectivité.

Vise l’excellence en accomplissant un travail stimulant et gratifiant, au contact de collègues talentueux, dans un environnement accueillant axé sur le soutien, l’esprit entrepreneurial et l’innovation, dans lequel tu seras un partenaire à part entière de l’équipe. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de Fasken ou de ce poste, consulte notre site à l’adresse www.fasken.com.

Coordonnateur/Coordonnatrice des services de conciergerie (contrat de 12 mois)

Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice des services de conciergerie qui se démarque par son efficacité, ses capacités de communication et sa débrouillardise pour se joindre à notre équipe dynamique.

Le contrat est de 12 mois et pourra être prolongé selon les besoins du cabinet.

Sous la supervision du directeur des services administratifs du bureau d’Ottawa, tu auras la responsabilité de répondre à diverses demandes de conciergerie et de services de bureau provenant des professionnels juridiques du cabinet et d’offrir un service personnalisé de haute qualité.

Chez Fasken, la réussite se définit comme suit:

Avoir une approche axée sur le service à la clientèle – tu as l’attitude, la volonté et les compétences nécessaires pour faire passer nos clients en premier et dépasser leurs attentes. Se soucier d’autrui – tu as de grandes habiletés interpersonnelles et une facilité à établir des relations de travail harmonieuses avec les personnes de ton équipe immédiate, des autres services du cabinet et de la communauté. Travailler en collaboration – tu as un bon sens de l’initiative et aimes travailler dans un environnement où le travail d’équipe est mis de l’avant. Posséder de solides aptitudes en communication (tant à l’oral qu’à l’écrit) dans les relations avec les avocats, les clients, le personnel et les tiers. Aborder son travail avec agilité et démontrer une volonté d’apprendre et d’utiliser les nouvelles technologies. S’adapter à l’évolution des priorités dans un environnement exigeant, en faisant preuve d’un bon sens de l’organisation, d’un souci constant d’exactitude et d’une grande minutie. Posséder de solides aptitudes en matière de recherches, d’enquêtes et de résolution de problèmes et faire preuve de jugement pour résoudre les problèmes. Traiter les enjeux sensibles et confidentiels avec discrétion et diplomatie à tout coup.

Principales responsabilités

Conciergerie:

Répondre avec courtoisie et professionnalisme à toutes les demandes de services internes provenant de nos professionnels juridiques et assurer un suivi rigoureux. Faire des achats et des réservations pour diverses demandes (cadeaux, déplacements, réservation d’un bureau à la carte, autres réservations, prise de rendez-vous, etc.) et fournir l’information de façon claire et précise. Offrir un service à la clientèle de haute qualité. Maîtriser les logiciels de base de données et de base de connaissances (Desk Pro et Monday). Être à l’affût des nouveaux produits et des nouvelles tendances pour être en mesure de faire des suggestions intéressantes (cadeaux, restaurants, événements, etc.). Actualiser la base de connaissances sur les fournisseurs, au besoin. Proposer des initiatives visant à améliorer la satisfaction de la clientèle. Posséder une bonne connaissance des restaurants, des magasins, des événements, des attractions locales, etc.

Services de bureau:

Aider à la gestion du calendrier, y compris la planification des réunions et l’organisation de la logistique des réunions pour les conférences téléphoniques et les vidéoconférences. Aider à aménager les salles de conférence avant les réunions, à les ranger après les réunions et à faciliter leur entretien : coordonner le service offert par le traiteur, déplacer les tables, et soulever et empiler les chaises. Collaborer étroitement avec le directeur pour que l’espace des articles de bureau et de la documentation reste rangé et qu’il n’y manque de rien. Assumer la responsabilité de la livraison et de la collecte des boîtes de dossiers et des autres livraisons envoyées ou reçues par les clients internes. Veiller à ce que les postes d’impression soient bien approvisionnés en papier et en articles de papeterie. Effectuer de petites réparations et des tâches de maintenance générale; fournir un soutien rapide lorsque les membres du cabinet ont des problèmes liés aux locaux. Procéder à des inspections périodiques des lieux pour s’assurer que tout est en bon état. Coordonner les changements de bureau et attribuer les cartes d’accès. Répondre aux questions d’ordre général (reçues par courriel, téléphone ou en personne) en fournissant des renseignements exacts ou en acheminant les demandes aux membres compétents du service. Servir de point de contact avec les fournisseurs dont les services sont liés au bâtiment afin de résoudre les problèmes et assurer le suivi nécessaire pour veiller à ce que les problèmes soient corrigés. Aider à la réalisation de projets spéciaux assignés par le directeur. Exécuter des tâches administratives, des tâches de bureau et d’autres tâches connexes, selon les besoins. Soutenir les personnes travaillant à la réception ou fournissant un soutien audiovisuel, au besoin.

Connaissances et expérience exigées

Solides compétences en communication et bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais), un atout important. Diplôme technique en administration ou hôtellerie, ou diplôme d’études collégiales en communication, service à la clientèle ou dans un domaine connexe. Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente; Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook. Connaissance générale des procédures et pratiques d’administration de bureau. Grand niveau de professionnalisme, désir d’offrir un service à la clientèle de grande qualité et approche orientée sur l’atteinte des résultats. Sens de l’initiative et capacité à travailler dans un environnement de collaboration où le travail d’équipe est mis de l’avant. Excellentes compétences organisationnelles, et capacité de gérer les priorités et de travailler des heures prolongées, au besoin. Autonomie, attitude positive et esprit de collaboration Expérience en tant qu’adjoint ou adjointe de direction, un atout.

Diversité et inclusion

Chez Fasken, nous croyons qu’un milieu de travail diversifié est constitué de personnes ayant une expérience, des caractéristiques et des qualités uniques. Un milieu de travail inclusif contribue à créer un environnement équitable, respectueux et accueillant pour tous et toutes. Fasken s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités.

Accessibilité et mesures d’adaptation

Notre cabinet considère important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, pour les personnes en situation de handicap, et ce, dans tous les aspects du processus de sélection.

Vérification des antécédents et des références

Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à des vérifications complètes des antécédents, y compris une vérification de l’existence d’un casier judiciaire, une vérification de solvabilité et une vérification des antécédents professionnels et scolaires.

Ta candidature

Nous passerons en revue toutes les candidatures soumises. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes qui répondent à nos critères de sélection.

NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.

Fasken is a leading international business law and litigation firm. Our firm’s 900+ lawyers are located across offices in Vancouver, Surrey, Tsuut’ina, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec City, London and Johannesburg. We provide strategic and thoughtful advice in all areas of business law to our broad range of clients including close to half of the Fortune 100 companies, as well as corporate clients, government agencies, regulatory authorities, non-profit bodies and individuals.

We are a high-achieving, professional, entrepreneurial, team-oriented, and friendly place to work. We are committed to diversity and inclusion, and offer a welcoming environment for all people. While we are here to service our clients and are a deadline-driven industry, we look to be innovative, and there are opportunities to participate in initiatives which make a difference in our firm and community.

Achieve excellence doing work that’s challenging and rewarding, with people you’ll like working with, in an environment that’s welcoming, supportive, entrepreneurial and innovative, where you’re a valued contributor, not just an employee. For additional information about the firm or this position, please visit our website at www.fasken.com.

Concierge Coordinator (12 month contract)

We are looking for a Concierge Coordinator who stands out for efficiency, communication and resourcefulness to join our dynamic team.

This will be a 12 month contract, with the opportunity to extend depending on business needs.

Under the supervision of the Director, Administrative Services, Ottawa – the incumbent will be responsible for responding to a variety of hospitality and concierge requests from the firm's legal professionals and providing a high quality of personalized service.

At Fasken, success means:

Having a strong client service approach – you’re ready, willing, and able to put our clients first and exceed their expectations Caring about one another – you possess strong interpersonal skills and the ability to build harmonious working relationships within your immediate team, across other departments in the firm, and the community Working collaboratively – you’re a self starter who values working in a collaborative team based environment Possessing exceptional communication skills (both verbal and written) when dealing with lawyers, clients, staff and third parties Approaching your work with agility and the willingness to learn and utilize new technology Being adaptable to changing priorities in a fast-paced environment while being organized and maintaining accuracy with a high attention to detail Demonstrating strong research, investigative and problem-solving skills with the ability to exercise judgement to resolve issues Treating sensitive and confidential matters with discretion and diplomacy at all times

Primary Responsibilities

Concierge:

Respond courteously and professionally to all requests for internal services from our legal professionals, and follow up with them meticulously. Purchase and make reservations for various requests (gifts, travel arrangements, booking hoteling space, reservations, appointment booking, etc.) and provide information in a clear and precise manner. Provide high quality client service. Master the database and knowledge base software (Desk Pro and Monday Board). Be on the lookout for new products/trends in order to make new suggestions (gifts, restaurants, events, etc.). Update the supplier knowledge base as required. Propose initiatives to improve customer satisfaction. Have a good knowledge of local restaurants, shops, events, attractions, etc.

Office Services:

Assist with calendar management, including scheduling meetings and organizing meeting logistics for conference calls and video conferences. Assist with boardroom set up/clean up and maintenance for meetings: coordinating catering, moving tables, lifting and stacking chairs. Work closely with the Director to keep the office supply and document center area tidy and stocked. Responsible for the delivery and pick up of records file boxes and other deliveries to and from internal clients. Keep printer stations stocked and tidy with paper and stationary. General small office repair and maintenance and provide timely assistance when firm members have premises-related concerns. Conduct periodic inspections of the premises to ensure all is in good condition. Coordinate office moves and assign pass cards. Reply to general inquiries as received (via email, phone, or in person) with accurate information or re-route inquiries to correct department staff. Act as the point of contact with building contracted services to resolve issues and follow-up as required to ensure problems are corrected. Assists with special projects as assigned by the Director. Perform related administrative, clerical and other duties as assigned. Support with Reception and Audio Visual back up coverage.

Required Knowledge and Experience

Strong bilingual communication skills both orally and in writing (English and French) preferred. Technical in Administration, Hospitality or college diploma in Communication, Customer Service, or related field. Have a minimum of two (2) years of relevant experience. Proficient in the use of Microsoft Office Suite including Word, Excel and Outlook. General knowledge of office administration procedures and practices. High level of professionalism and desire to offer high quality customer service and a results-oriented approach. Must be a self-starter with the ability to work in a collaborative team based environment. Excellent organizational skills, ability to manage priorities and work extended hours if the need arises. Autonomous, positive attitude, and spirit of collaboration. Executive Assistant experience is an asset.

Diversity and Inclusion

At Fasken we believe a diverse workplace is comprised of individuals with unique backgrounds, characteristics and qualities. An inclusive workplace creates an equitable environment where individuals are respected and where they are welcome. Fasken is committed to diversity and inclusion in all that we do.

Accessibility and Accommodation

It is important to our Firm that all its members, including those with disabilities, find our workplace to be welcoming and supportive. Reasonable accommodations are available on request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.

Background and Reference Checks

Any offer of employment may be conditional upon full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and education verifications.

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