Adjoint.e administratif.ve

Job Description

Ce poste est disponible à notre bureau de Laval. Le télétravail est offert à raison de 2-3 jours par semaine.

Sommaire du poste:

Sous la supervision du directeur principal, vous serez appelé à titre d’adjoint administratif à assurer la coordination, la gestion et le suivi de diverses tâches et dossiers sous sa responsabilité, et ceux des équipes de projets.

Principales responsabilités:

• Accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques et des communications, gestion des laboratoires pour la réception et l’envoie d’échantillons ;
  
• Coordonner l’accueil et l’intégration, en collaboration avec les différents intervenants impliqués, des nouveaux membres de l’équipe ;
  
• Agir à titre d’adjointe de projets : supporter les équipes de projets avec l’ouverture et le suivi administratif de projets, la réservation d’hébergement, la location d’équipements, la coordination de rencontres, la mise en page et la révision de rapports, la préparation de tableaux de compilation de données et de statistiques, la préparation et la transmission de correspondances, etc. ;
  
• Préparer et/ou corriger au niveau linguistique des lettres, des offres de services, des soumissions, des mémos, des rapports, des présentations, des communiqués et divers documents avec les logiciels de la Suite Office 365 (Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels) ;
  
• Assumer la logistique de réunions internes et externes (réservation des salles de réunion et de restaurants, envoi d’invitations, préparation d’ordres du jour et autres documents requis) ;
  
• Rédiger et transmettre des comptes-rendus à la suite de réunion. Faire le suivi sur les actions à prendre ;
  
• Participation au processus de facturation (à partir de la collecte d’information jusqu’à la transmission vers le client) ;
  
• Effectuer le suivi, auprès des membres de l’équipe : du processus de vérification et d’approbation des factures, de la collecte aux clients ainsi que du paiement des factures des sous-traitants ;
  
• Participer à l’organisation de différents événements et activités internes ;
  
• Toutes autres tâches inhérentes au poste.
  

Profil recherché :

• Détenir une formation professionnelle (DEP) en secrétariat ou un DEC en technique de bureautique;
  
• Posséder un minimum de 10 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif;
  
• Maîtrise de la Suite Office 2010 (Excel, Word, Outlook);
  
• Excellentes connaissances de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  
• Débrouillardise, initiative et sens des responsabilités;
  
• Excellente capacité d’analyse, rigueur, minutie et attention aux détails;
  
• Compréhension des procédures, polyvalence et sens de l’organisation;
  
• Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie;
  
• Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s’acquitter de ses tâches consciencieusement;
  
• Capacité de travailler en équipe et dans un environnement dynamique;
  
• Démontrer une capacité à entretenir des relations harmonieuses avec ses pairs.
  

Avantages : 

• Un environnement de travail de choix;
  
• Une large gamme d’avantages sociaux, y compris une assurance de groupe et un régime de pension;
  
• Un remboursement des frais de déplacement, repas et logis lors de travaux en dehors du lieu de travail principal;
  
• Salaire à la hauteur de vos compétences;
  
• Perfectionnement de vos compétences; 
  
• Équipements technologiques à la fine pointe; 
  
• Équipe unie et collègues passionnés; 
  
• Équipements propres et récents; 
  
• Reconnaissance : tout moment est bon pour célébrer
  
• Plusieurs comités en place pour des activités sociales
  

Travaillez dans une équipe dynamique où l'esprit d'équipe est au rendez-vous

** Veuillez prendre note que l’usage du genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte **

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