Agente ou agent de secrétariat

2 days ago

SaguenayLacSaintJean, Canada Gouvernement du Québec Full time

Agente ou agent de secrétariat

Un emploi régulier à pourvoir à Alma

Ministère des Ressources naturelles et des Forêts : La Direction générale de la gestion des forêts du Nord-Est, unité de gestion Rivière-Péribonka, souhaite pourvoir un emploi régulier à Alma au 801, chemin du Pont-Taché Nord.

Télétravail : En mode hybride (télétravail et présentiel), à raison d'un minimum de deux jours par semaine en présentiel Horaire de travail : 35 heures par semaine Date d’entrée en fonction : dès que possible

Contexte de l’emploi

Sous l’autorité du chef de l’unité de gestion, la personne titulaire de l’emploi fournit l’assistance technique nécessaire aux activités du bureau.

Elle doit effectuer des travaux de soutien administratif reliés à l’accueil et au service à la clientèle. Elle doit prendre connaissance et assurer la gestion du courrier. La personne titulaire est responsable du registre des entrées et sorties des employés en forêt. Elle assure le service à la clientèle (notamment répondre aux questions concernant les permis de bois de chauffage) et réalise des travaux de secrétariat ainsi que certaines tâches requises pour la mise en œuvre du système de gestion environnemental et du mesurage tout en appuyant le volet financier des travaux sylvicoles commerciaux (gestion des addendas, factures, reddition de comptes).

De plus, la personne titulaire doit, au besoin, donner du support aux autres bureaux, incluant la direction régionale et la direction générale.

Mission

La mission du ministère des Ressources naturelles et des Forêts (MRNF) est d’assurer une gestion durable des forêts et de favoriser l’apport économique de ce secteur d’activités au bénéfice des citoyens du Québec et de ses régions.

Mandats

L’unité de gestion constitue la porte d’entrée de la clientèle et de la population pour le secteur des opérations régionales du MRNF. Son rôle consiste à s’assurer d’un aménagement durable des forêts au bénéfice de la population en réalisant les mandats qui lui sont délégués en matière de gestion forestière, soit la planification et le suivi des interventions en forêt publique.

Attraction

À deux heures de route de Québec, le Saguenay–Lac-Saint-Jean compte près de 300 000 habitants renommés pour leur hospitalité.

Ce milieu de vie unique vous offre à la fois toutes les commodités de la ville et les plaisirs de la nature. Du nord du Lac-Saint-Jean jusqu’à l’embouchure du fjord de la rivière Saguenay, ce vaste terrain de jeu compte quatre parcs nationaux dans un rayon de 200 km.

Avantages reliés au poste

Horaire variable ; Possibilité d’accumuler des congés mensuels ; Augmentation salariale annuelle ; Télétravail en mode hybride ; Semaine de travail de 35 heures ; Assurances collectives (plan individuel ou familial) ; Congés diversifiés (20 jours de vacances, 13 jours fériés, 10 jours de maladie, etc.) ; Régime de retraite à prestation déterminée ; Remboursement de l’activité physique ; Programme de soutien aux études ; Programme d’aide aux employés.

Principales responsabilités

Ressources matérielles

Agir à titre de responsable en ce qui concerne l’aménagement des locaux, l’ameublement, le système téléphonique, le système de radiocommunication ainsi que l’entretien et la réparation du matériel et de l’équipement selon les normes et directives en vigueur :

Recueillir, analyser et présenter les données pertinentes en vue d’établir les besoins en matière d’achat et de location de matériel. Planifier et effectuer les achats et locations (photocopieurs, télécommunication, etc.). Procéder à l’achat de fournitures de bureau. Procéder à la disposition du matériel excédentaire. Maintenir à jour la liste des biens capitalisables. Voir à l’application des clauses du bail entre le propriétaire et l’unité. Voir au bon fonctionnement du système de communication (téléphonie, cellulaire, etc.).

Assurer la gestion du parc des véhicules en effectuant :

La gestion des immatriculations et certificats d’urgence (émission, annulation, suivi). La gestion des cartes de crédit (émission, annulation, suivi). Le suivi des déboursés mensuels et l’enregistrement des véhicules au système GVÉ, et ce, afin de produire des rapports statistiques pour prise de décision éventuelle de la part des gestionnaires. La coordination des travaux d’inspection, d’entretien et de réparation des véhicules.

Ressources financières

Agir à titre de personne-ressource, auprès du personnel et des gestionnaires, afin de répondre aux différentes questions concernant les directives en vigueur (frais de voyage, frais de déménagement, assignation et autres).

Appuyer le volet financier des travaux sylvicoles commerciaux dans la gestion des addendas, factures et reddition de comptes.

Ressources humaines

Agir à titre de responsable de l’accueil des employés réguliers et occasionnels ainsi qu’aux étudiants et stagiaires chaque saison :

Faciliter l’intégration des employés dans l’environnement gouvernemental en leur expliquant les divers systèmes (SAGIR, rapports de frais, feuilles de temps, SDT, etc.) et en assurer le suivi adéquat.

Agir à titre de responsable en matière d’assiduité et de rémunération auprès des gestionnaires et des employés :

Système de suivi du temps (SDT) : création de clés, création des identifiants pour les nouveaux employés, ajustement des heures, transfert des feuilles de temps. Vérifier la conformité et la concordance des informations inscrites sur les feuilles de temps, concilier les absences des employés entre le système SDT et le système SAGIR et au besoin. Transmettre au responsable de l’assiduité de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) les corrections à effectuer aux dossiers des employés. Assurer le suivi des déplacements des travailleurs sur le territoire lors de leurs sorties en forêt.

Responsable du registre santé et sécurité au travail et répondant local d’absentéisme pour absences en congé de maladie longue durée ou à la suite d’un accident de travail.

Agir à titre de responsable du volet formation dans l’unité de gestion en collaborant avec le gestionnaire à la préparation et à la diffusion des séances de formation. Assurer le suivi des formulaires à compléter par les employés ainsi que la saisie de ceux-ci dans les différents systèmes gouvernementaux (SAGIR, SCG).

Accueil et réception

Accueillir les visiteurs et, au besoin, les diriger vers la personne-ressource concernée. Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et référer à la personne porteuse du dossier. Diriger la clientèle et répondre à leurs questions concernant l’émission des permis de bois de chauffage domestique (GIF) à des fins de validation et d’approbation du personnel responsable. Percevoir des sommes d’argent pour les permis d’intervention ou autres.

Échelle de traitement

De 38 352 $ à 49 036 $*

*Il s’agit de l’échelle de traitement en vigueur au 1er avril 2022 issue de la convention collective 2020-2023. Les négociations, en vue du renouvellement de cette convention collective, sont en cours et l’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective. La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d'heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de  35 heures .

La fonction publique du Québec offre une foule d’avantages distinctifs. Pour en apprendre davantage, consultez la section Travailler dans la fonction publique sur Québec.ca.

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