Spécialiste en procédés administratifs

Description

du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 14 500 employés et 812 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Nous sommes à la recherche d'un(e) spécialiste en procédés administratifs pour le service régionale de la paie Un POSTE PERMANENT disponible à temps complet
Port d'attache : Centre administratif situé au 1255 Beauregard à Longueuil.

Libellé du titre d'emploi :
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Sommaire de la fonction :
Sous la responsabilité du chef de service, le titulaire du poste coordonne les activités reliées à la préparation, à la codification et à la vérification de la paie des employés des trois (3) CISSS de la Montérégie. Il s'assure de la réalisation des différents dossiers administratifs et spéciaux et participe à l'organisation du travail, à l'uniformisation et à l'optimisation des processus de travail. Il agît à titre de représentant du service régional de la paie auprès des partenaires des (3) CISSS de la Montérégie et s’assure de partager les informations nécessaires aux membres de son équipe. Il collabore à la gestion du personnel du service et à ce titre, représentante l’employeur. Il réalise ces tâches dans le respect des règles, des procédures, des conventions collectives et des ententes locales en vigueur.

Composantes et description de fonctions :
DESCRIPTION DÉTAILLÉE
Volet coordination des activités reliées à la préparation, à la codification et à la vérification de la paie
- Gère les activités reliées à la préparation, à la codification et à la vérification de la paie afin de produire une rémunération adéquate aux employés et ce, en s'assurant de la cohérence des informations à traiter dans les systèmes d’information ;
- Coordonne l’application des correctifs nécessaires lors des suivis des dossiers d’employés et lors de demandes spéciales provenant des divers secteurs des ressources humaines et des finances ;
- S’assure de la validité des demandes et de l’intégrité des données en regard des normes, des procédures, des conventions collectives et des ententes locales en vigueur ;
- Communique avec les personnes ressources des différents secteurs d'activités afin d’obtenir un supplément d’informations ;
- S’assure de l’exécution et de la vérification des rapports, des requêtes et des outils destinés à déceler les anomalies lors de la codification de la paie ;
- S’assure de la transmission des paies aux fournisseurs de paie et de l’exécution et de la réception des rapports électroniques et des dépôts salariaux ;
- Analyse les écarts décelés lors de la vérification de la paie et collabore avec les fournisseurs de paie en cas de besoin ;
- Suite à l'analyse des écarts, propose des outils de contrôle et de vérification de la paie ;
- S’assure de la mise à jour des transferts des dépôts salaires selon les délais ;
- S’assure du transfert des fichiers de dépôt salarial des employés suite à l'approbation par les CISSS ;
- Coordonne le traitement des particularités applicables sur les paies des employés.

Volet gestion des dossiers administratifs et spéciaux
- Coordonne et s’assure de l’exécution des dossiers suivants :
- Demandes de renseignements : Subpoena, saisies, pension alimentaire ;
- Production des relevés d’emploi et formulaire de statistiques de Services Canada ;
- Calcul et saisie des rétroactivités et production des documents explicatifs ;
- Encodage des chèques d’assurances pour les employés en absence ;
- Périodes de paie spéciales ;
- Application des indexations prévues aux conventions collectives ;
- Validation des informations salariales de tous les formulaires requis tels les : ADR pour la CSST, SAAQ, assurance longue durée, rente d’invalidité, saisie, transfert de CSST à assurance salaire et/ou l’inverse, retrait préventif, subvention retrait préventif, maternité, pension alimentaire ;
- Traitement et corrections des ALD, des rentes d'invalidité, des congés parentaux, des traitements différés, des saisies de salaire, des pensions alimentaires en utilisant au maximum les outils des systèmes d’information ;
- S’assure du respect des lois, des normes, des conventions collectives, des règlements et des directives en vigueur lors de l'exécution des dossiers administratifs et spéciaux.

Volet gestion des dossiers liés à la CARRA
- Coordonne et s’assure de l’exécution des dossiers suivants;
- Analyse périodique ou trimestrielle des divers rapports d'anomalies ;

Volet gestion de personnel
- Représente son supérieur immédiat en cas d’absence ;
- Collabore à l’embauche, à l’orientation, à la formation, au soutien et à l’accompagnement des employés du service régional de la paie tout en favorisant une saine gestion de changement ;
- Contribue à l’évaluation du personnel lors des périodes d’orientation et d’essai et lors des périodes de probation
- Coordonne et répartit le travail des employés du service ;
- Assiste son supérieur immédiat lors de mesure disciplinaire et lors de congédiement.

Volet dossiers divers
- Joue un rôle conseil en prenant soin de bien comprendre les besoins des employés et des partenaires, de leur offrir des réponses appropriées et de contribuer à leur satisfaction ;
- Maîtrise les techniques de travail du service et s’assure de leur application ;
- Effectue des liens avec les fournisseurs de paie lors de l’analyse de dossiers ;
- S'assure de faire les liens nécessaires entre les divers systèmes : ressources humaines, liste de rappel et finances ;
- Transmet à son supérieur immédiat les commentaires de satisfaction reçus des clients ;
- Informe sans délai son supérieur immédiat des situations problématiques, des cas litigieux, des manquements, des plaintes reçues et de tout incident ou accident ;
- Collabore à la réalisation des dossiers d’analyse financière ;
- Contribue à l’organisation du travail du service de la paie et à l’élaboration et la validation des processus afin de maximiser l’utilisation des progiciels de paie, des bases de données, et des outils bureautiques, afin que les normes de paiement et que les délais de production soient respectés ;
- Collabore à l’élaboration d’outils de contrôle liées au traitement de la paie et participe à l’uniformisation et l’amélioration des méthodes de travail ;
- Participe aux analyses d’impacts, à l’implantation et à la mise à jour des systèmes d’information ;
- Collabore à l’atteinte des objectifs du service régional de la paie ;
- Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat. Exigences : Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Comportements attendus :
- Les courts délais de production de la paie exigent un rythme de travail rapide et précis et demandent une bonne résistance au stress ;
- Bonne concentration ;
- Sens de l’analyse et sens de décision et jugement ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Courtoisie et discrétion ;
- Souci du service à la clientèle
- Disponibilité ;
- Rigueur et souci du détail ;
- Sens de l’organisation du travail
- Position assise prolongée ;
- Bonne vision (travail continu sur écran) ;

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