Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint.e administratif.ve Poste permanent, temps plein, horaire flexible et hybride 35h/sem. Notre client, La Fédération des transporteurs par autobus a pour mission de favoriser la mobilité efficace et sécuritaire des personnes et ainsi contribuer à l’image, la valorisation et la stabilité du transport collectif de personnes. Elle soutien et accompagne plus de cinq cents entreprises membres, avec une offre des services juridiques, de l’accompagnement en gestion de relations de travail, des opportunités de formation et plusieurs événements réseautage en plus de les représenter dans le cadre de la transformation du transport vers l’électrification. Sous la direction générale, vous serez en appui aux gestionnaires concernés dans la planification et l’exécution de leurs tâches générales et spécifiques. Vous devrez assurer une bonne gestion de l’information, répondre à diverses demandes et diriger l’information vers les bonnes personnes dans l’organisation ou les divers intervenants externes. Vous serez la personne ressource de premier plan avec les intervenants qui s’adressent aux gestionnaires de la direction générale. Principales responsabilités Coordonner l’agenda des gestionnaires Assurer l'interface entre les divers intervenants Rédiger divers documents (ordres du jour, comptes rendus, correspondances, rapports, etc.) Participer à des rencontres régulières et spéciales, y prend les notes et en fait le suivi auprès des intervenants concernés Recueillir l'information nécessaire pour la préparation de dossiers Convoquer les rencontres et rédiger l'ordre du jour des conseils d'administrations et autres comités de travail Organiser et planifier des rencontres et des rendez-vous avec différents intervenants, négocier au besoin des prix de location et fait des réservations Recevoir, filtrer et diriger l’information destinée aux différentes équipes Assurer le suivi et le respect des échéances des mandats confiés principalement ceux de la direction générale Assurer différents travaux généraux et spécifiques de bureau tels : assemblage, compilation, photocopies, classement et distribution de documents divers Ouvrir, classer et maintenir à jour les dossiers actifs de la direction Participer à la coordination de divers événements spéciaux impliquant la FTA. Soutenir la transformation numérique de la direction et de l’organisation en maintenant à jour ses connaissances, en les partageants et en proposant des manières d’utiliser les outils technologiques à bon escient Produire certaines communications en suivi des dossiers de financement avec les cabinets ministériels et en assurer la confidentialité Être disponible pour travailler en dehors des heures régulières lors des événements organisés à travers le Québec, environ trois à quatre fois par an. Profil recherché Quelques années d’expérience pertinente dans une fonction similaire Excellentes habiletés rédactionnelles et communicationnelles (Français impeccable, anglais un atout) Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (OneNote, Teams, Excel, Word, SharePoint) et des outils technologiques en général Sens esthétique et créatif pour mettre en page des documents dans PowerPoint, Canva, PowerPoint, Word et Excel Leadership, prendre des initiatives Posséder le sens du développement des affaires Excellente organisation du travail, grande rigueur et souci du détail Capacité à mener plusieurs dossiers de front et à gérer ses priorités. Ce que nous vous offrons : 4 semaines de vacances /année 11 jours fériés Travail hybride, tous les outils informatiques sont fournis Programme d’assurance collective Possibilité d’adhérer au RVER et/ou REER et /ou REER FTQ Compensation financière pour activités physiques Accès à une salle d’entraînement gratuite Stationnement extérieur gratuit Horaire allégé l’été Rémunération à discuter selon l’expérience Faites-nous parvenir votre curriculum vitae à : à l’attention de Jean-François Giroux spécialiste en recrutement. T