Responsable Administration

À propos de PsyMontreal PsyMontreal est un leader pancanadien en services de santé mentale. Depuis 2003, notre équipe passionnée de plus de 60 thérapeutes et employés se consacre à promouvoir le bien-être en offrant des services d'excellence en psychothérapie, coaching et formation. Nous sommes présentement à la recherche d'un(e) Responsable Administration & Opérations pour soutenir notre croissance et maintenir notre niveau d'excellence opérationnelle. Dans ce rôle central, vous travaillerez en étroite collaboration avec les fondateurs, dont l'énergie et la passion pour l'industrie sont une véritable source d'inspiration. Vous êtes parfaitement bilingue, dotée d'un souci exceptionnel du détail, autonome et curieuse d'apprendre? Vous souhaitez avoir un impact concret au cœur d'une entreprise en croissance? Bonne nouvelle, nous avons une place pour vous Faisons connaissance si votre parcours reflète les compétences et expériences suivantes: Votre formation et expérience DEC ou BAC en administration, ou autre spécialisation pertinente Minimum de 5 ans d'expérience dans un poste similaire Excellent bilinguisme écrit et parlé (français et anglais) Vos compétences techniques Maîtrise de la suite Microsoft Office et de Google Workspace Grande aisance avec les logiciels informatiques et capacité d'apprentissage rapide Expérience en organisation et maintenance de bases de données Habileté à rédiger des communications professionnelles (mémos, infolettres, rapports) Expérience en gestion d'agenda, planification de réunions et coordination de suivis Vos compétences relationnelles et personnelles Souci exceptionnel du détail et minutie dans toutes les tâches Autonomie et sens de l'initiative Communication claire et professionnelle, excellent service à la clientèle Esprit d'équipe et capacité à mobiliser Orientation vers les solutions et capacité d'adaptation Discrétion et respect absolu de la confidentialité Passion pour le domaine de la santé et du bien-être Vos atouts (non requis, mais appréciés) Expérience en gestion d'équipe Expérience dans une clinique psychologique, de santé ou environnement connexe Expérience dans une entreprise avec des opérations pancanadiennes Veuillez noter qu'étant donné que nous servons des clients situés dans tout le Canada, le bilinguisme français-anglais est une exigence incontournable pour ce poste. Vous serez amené(e) à communiquer quotidiennement dans les deux langues. Voici ce que nous vous offrons: Poste permanent, temps plein en présentiel (40 heures par semaine) Salaire annuel compétitif de $ à $ (selon votre expérience) 1 journée payé pour votre anniversaire 3 semaines de vacances par année, 9 jours fériés Jusqu'à 1 000 $ par année en avantages sociaux flexibles Possibilité de travailler à l'étranger jusqu'à 4 semaines par année Budget de formation Votre quotidien à nos côtés: Administration et opérations quotidiennes Soutenir les thérapeutes et les stagiaires dans leurs tâches administratives Préparer et rédiger des communications professionnelles Vérifier le bon fonctionnement du système de prise de rendez-vous Valider les rapports hebdomadaires du nombre de consultations par thérapeute Participer à la gestion de la performance des thérapeutes Maintenir la documentation et les informations sur nos systèmes Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau et maintenir l'inventaire Coordonner l'organisation d'événements d'équipe et d'activités de reconnaissance Autres tâches connexes Soutien aux équipes Coordonner l'accueil et l'intégration des nouveaux membres de l'équipe Maintenir de bonnes relations avec tous les thérapeutes et employés Collaborer avec les membres de l'équipe Planifier des entretiens et des réunions Organiser des activités d'engagement d'équipe Participer à l'embauche de psychologues et de superviseurs de stagiaires Préparer les contrats pour les nouveaux employés Autres tâches connexes Service client et support clinique Répondre aux courriels et appels des clients, assurer leur satisfaction et leur suivi Effectuer les transferts de fichiers cliniques de manière confidentielle Autres tâches connexes Les valeurs qui nous guident: Compassion = gentillesse, sensibilité et compréhension Excellence = normes élevées, intégrité et meilleurs soins Responsabilisation = faciliter la croissance, aider à s'améliorer, motiver et soutenir Ouverture et respect = diversité, acceptation et inclusion Attitude positive = accessible, agréable et plein d'espoir Si travailler dans le milieu de la santé, entouré(e) de collègues passionnés, dans un environnement qui vit pleinement ses valeurs au quotidien vous interpelle, alors nous sommes la bonne équipe pour vous Postulez dès maintenant et voyagez vers votre MIEUX-SOI avec PsyMontreal