Executive Assistant to Chief Financial Officer

ADJOINT(E) EXÉCUTIF(VE) AU CHEF DES FINANCES (CFO)Secteur du transportL'adjoint(e) exécutif(ve) est responsable de coordonner les opérations générales du bureau, la gestion des rendez-vous et des réunions, ainsi que le soutien au processus d'intégration des nouveaux employés. Les tâches incluent également la mise à jour des organigrammes, l'achat de fournitures, la recherche et la préparation des documents pour les réunions et les biographies, ainsi que diverses demandes ponctuelles. La personne soutient directement le chef des finances (CFO). Le rôle comprend aussi la coordination d'événements tels que les assemblées générales et les formations.Responsabilités principales – Tâches d'adjoint(e) exécutif(ve)Gestion du calendrier et des courrielsGérer le calendrier complexe et en constante évolution du CFO ainsi que ses déplacementsCoordonner les voyages et les rapports de dépensesFaire des recherches et préparer le matériel d'information, ordres du jour et présentations pour les réunions exécutivesS'assurer que les réunions trimestrielles et mensuelles sont planifiées à l'avanceMettre en place un système d'alertes pour les échéances des demandes, projets et événementsMaintenir un système de classement organisé pour les documentsCoordination du bureauPréparer trimestriellement les organigrammes et analyses pour chaque fonction des départementsPlanifier et coordonner les formations, assemblées générales, événements des Fêtes et activités estivalesVérifier et approuver les dépenses de voyage des subalternes directs du CFOTraiter les factures et s'assurer que les paiements aux fournisseurs sont faits dans les délaisGérer les ressources du bureau : imprimantes, équipement TI, fournituresMettre à jour les listes de distribution courriel et les accès pour réserver les salles de conférenceMettre à jour les plans de places assises et coordonner les déménagements internesRédiger des communications pour informer les employés (offres d'emploi, événements, etc.)Servir de point de contact pour les questions et demandes des équipesSoutenir les projets ponctuelsConditions de travailPoste en environnement de bureau, du lundi au vendredi. La personne doit déplacer ou organiser des fournitures de bureau environ 10 % du temps. Le rôle demande de respecter des délais serrés, gérer la pression et être à l'aise avec le stress.Exigences / ExpérienceMinimum de 15 à 20 ans d'expérience en administration ou gestion de bureauÉducationDiplôme d'études collégialesCompétencesGrande discrétion et bon jugement face aux informations sensibles et confidentiellesCommunication percutante, adaptée aux publicsPartage efficace de l'informationPrise de décisions rapide et éclairéeExcellente collaboration avec les parties prenantesAptitude à créer et maintenir de bonnes relations professionnellesRésolution de problèmes avec pensée analytiqueAgilité et capacité d'adaptationAttitude axée clientExcellente organisation et souci du détailCompétences techniquesCompétences informatiques généralesSAPOrg Chart Plus, VisioPower PDF AdvancedMaîtrise avancée de Word, Excel et PowerPoint------------------------EXECUTIVE ASSISTANT TO CHIEF FINANCIEL OFFICERTransport industryJob SummaryThe Executive Assistant is responsible for coordinating the general office operations, scheduling appointments and meetings as well as supporting the onboarding process of new staff. Additional tasks include updating organizational charts, purchasing office supplies, research and coordination for meeting briefs and bios, and various ad hoc requests. The incumbent supports the CFO. The role coordinates special events such as townhalls and training seminars.Main Responsibilities - Executive Assistant TasksCalendar and Email AdministrationManage CFO's complex and frequently changing calendar and travel arrangementsCoordinate upcoming trips and expense submissionsConduct research to prepare and gather briefing materials, agendas and decks for all executive level meetingsEnsure that quarterly and monthly team meetings are scheduled well in advanceDevelop and maintain alert systems for upcoming deadlines on incoming requests, projects and eventsMaintain an organized filing system for various documentsOffice CoordinationPrepare organizational charts and analysis for each function within departments on a quarterly basisPlan and coordinate training seminars, townhalls, holiday and summer events for the various teamsVerify and approve travel expenses of CFO's direct reportsProcess invoices and ensure payments to suppliers are completed within deadlinesManage office resources including copiers, IT equipment, stationary suppliesMaintain and update email distribution lists, as well as permission lists for booking conference roomsUpdate and coordinate seating plans and move requests with Facilities CoordinatorProduce communications to inform employees on important items, such as job openings and eventsMain contact for questions and order requests from the supporting teamsEnsure support for ad-hoc projectsWorking ConditionsThe role has standard working conditions in an office environment with a regular workweek from Monday to Friday. The incumbent is required to move and organize office supplies approximately 10% of the time. Due to the nature of the role, the incumbent must be able to meet tight deadlines, handle pressure and manage stress.Requirements/ExperienceOffice ManagementMinimum 15 to 20 years of administrative or office management experienceEducation/Certification/DesignationCollege DegreeCompetenciesHigh level of discretion and judgement around sensitive and confidential informationInspires others with impactful communications and adapts to the audienceShares informationMakes informed and timely decisions to get things doneCollaborates with key stakeholders to enable higher productivityCultivates relationshipsSolves problems using analytical thinkingResponds with agilityDisplays a customer centric attitudeTime ManagementDemonstrates organizational abilities and attention to detailsTechnical Skills/KnowledgeGeneral Computer skillsSystems, Applications and Products (SAP)Org Chart Plus, VisioPower PDF AdvancedAdvanced Microsoft Word, Excel and PowerPoint