Document Controller

Description De L'entreprise
Vous êtes ambitieux et vous cherchez à faire évoluer votre carrière ? C'est le moment idéal pour nous rejoindre. Egis connaît une croissance importante en Amérique du Nord et compte désormais plus de 1 000 ingénieurs, architectes et urbanistes à travers le Canada et les Etats-Unis. Egis a mis en place des stratégies soulignant notre engagement à continuer d'investir en Amérique du Nord, propulsant notre expansion vers de nouveaux sommets.

Nos valeurs illustrent tout ce en quoi nous croyons :

Une entreprise responsable
- Nous nous soucions des personnes et de notre impact ; nous agissons de manière responsable partout où nous travaillons et quoi que nous fassions.

Une entreprise axée sur les personnes
- Nous sommes dans un environnement de respect mutuel où chaque membre de l'équipe est important, quel qu'il soit.

Une entreprise créative
- La créativité est dans notre ADN. C'est le carburant qui nous aide à relever les grands défis de notre temps.

La question la plus importante que vous vous posez est probablement la suivante : Egis est-elle la bonne entreprise pour vous ?

Nous rejoindre, c'est l'opportunité d'avoir un impact précieux et positif sur le monde, tout en grandissant et en se développant en tant que personne. Notre culture est très collaborative, et nous nous soucions des gens et de notre impact. Nous sommes très fiers d'être responsables vis-à-vis de nos clients, de nos collègues, de notre planète et de ses habitants. Vous travaillerez et innoverez dans un environnement où les normes élevées et la considération personnelle vont de pair.

En savoir plus sur l'opportunité passionnante ci-dessous où vous participerez à des projets réputés pour leur excellence technique, leur ambition et leur durabilité

Are you ambitious and looking to make the right move in your career? Now is the perfect time to join Egis. Egis is experiencing substantial growth in North America, highlighted by our recent acquisition of McIntosh Perry—now made up of over 1,000 engineers, architects and planners across Canada and the USA. This strategic move underscores our commitment to investing in North America, propelling our expansion to new heights.

Our values showcase everything we believe in:

A Responsible Company
- We care about people, and we care about our impact; acting responsibly wherever we work and whatever we do.

A People-First Company
- This is an environment of mutual respect where every team member matters, no matter who they are.

A Creative Company
- Creativity is in our DNA. This is the fuel that helps us tackle the major challenges of our time.

The more important question you likely have is: Are we the right company for you?

Joining Egis is an opportunity to make a valuable, positive impact on the world, while growing and developing as a person. Our culture is very collaborative, and we care about people and our impact. We take great pride in being responsible for our clients, for each other and for our planet and its people. You'll work and innovate in an environment where high standards and personal consideration go hand-in-hand.

Learn more about the exciting opportunity below where you'll be part of projects renowned for technical excellence, ambition and sustainability.

Description Du Poste
Nous recherchons
un(e) gestionnaire de documents rigoureux(se) et organisé(e)
pour soutenir nos équipes d'ingénierie et de gestion de projet. La personne retenue contribuera à la
gestion de la documentation projet,
au soutien des flux de travail internes et à la tenue de registres précis tout au long du cycle de vie du projet. Une formation et un accompagnement seront assurés pour une intégration réussie à nos processus et systèmes.

• Gestion des documents entrants et sortants : soumissions, transmissions, révisions et approbations.
• Contrôle de la conformité des documents aux standards du projet, à la nomenclature des documents et aux exigences de qualité internes.
• Tenue à jour des registres et métadonnées des documents.
• Coordination des revues de documents et des flux d'approbation avec les équipes internes et externes.
• Gestion des versions des documents et diffusion des seules versions approuvées.
• Téléchargement, classement et archivage des documents dans le système de gestion documentaire (GED).
• Accompagnement des chefs de projet, des ingénieurs et des parties prenantes dans l'utilisation de la GED, avec formation si nécessaire.
• Suivi des échéances de documentation et soutien à la soumission des documents dans les délais.
• Production de rapports simples sur l'état d'avancement des documents et les actions en cours.
• Traiter les informations sensibles avec confidentialité et professionnalisme.

We are looking for a
highly organized and detail-oriented Document Controller
to support our
engineering and project teams
. The successful candidate will help
manage project documentation
,
support internal workflows, and maintain accurate records throughout the project lifecycle
. Training and guidance will be provided to ensure a smooth integration into our processes and systems.

• Support the management of incoming and outgoing project documents, including submissions, transmittals, revisions, and approvals.
• Assist in ensuring documents follow project standards, naming conventions, and internal quality requirements.
• Maintain accurate and up-to-date document registers, logs, and metadata.
• Coordinate document reviews and approval workflows with internal and external teams.
• Help control document versions and ensure that only the latest approved documents are circulated.
• Upload, classify, and archive documents in the document management system (DMS).
• Support project managers, engineers, and stakeholders in using the DMS, with training provided as needed.
• Monitor documentation deadlines and support timely document submissions.
• Generate basic reports on document status, progress, and outstanding actions.
• Handle sensitive information with confidentiality and professionalism.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales ou baccalauréat en génie, administration, gestion documentaire, contrôle de la qualité ou dans un domaine connexe.
• Une expérience en gestion documentaire, en soutien administratif ou en coordination est un atout.
• Connaissance de base des processus de gestion documentaire.
• La familiarité avec les systèmes de gestion documentaire (p. ex. Mezzoteam, Aconex, ProjectWise, SharePoint, Procore ou plateformes similaires) est un avantage.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Intérêt pour le travail avec des documents et des dessins techniques ; la connaissance des normes de métadonnées est un atout.
• Rigueur, précision et sens de l'organisation.
• Bonnes aptitudes à la communication et aisance au sein d'équipes multidisciplinaires.
• Capacité à gérer les tâches et à établir des priorités dans des délais serrés.
• Maîtrise du Français et de l'Anglais dans le milieu professionnel.
• College diploma or bachelor's degree in engineering, administration, records management, quality control, or a related field.
• Experience in document control, administrative support, or coordination roles is an asset.
• Basic understanding of document management processes.
• Familiarity with document management systems (e.g., Mezzoteam, Aconex, ProjectWise, SharePoint, Procore or similar platforms) is an advantage.
• Good knowledge of Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Interest in working with technical documents and drawings; familiarity with metadata standards is a plus.
• Strong attention to detail, accuracy, and organization.
• Good communication skills and comfort working with multidisciplinary teams.
• Ability to manage tasks and prioritize under tight deadlines.
• Ability to speak and wright French and English in a work environment.

Informations complémentaires
Egis Canada est un employeur qui offre des opportunités égales et qui propose un salaire et des avantages compétitifs à ceux qui possèdent les compétences nécessaires pour répondre aux besoins de nos clients.
Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.
Ce poste est éligible à une prime de recommandation dans le cadre du programme de recommandation.  Si vous avez été recommandé, veuillez indiquer le nom de l'employé qui vous a recommandé au moment de votre candidature.
Egis Canada is an equal opportunities employer offering a competitive salary and benefits to those with the skills suited to the needs of our clients.
We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
This role is eligible for a referral bonus in line with the Referral Program. If you have been referred, please provide the name of the employee who has referred you at the time of your application.